Các tổ chức chính phủ thực hiện các dự án khi một số khía cạnh của việc thực hiện công việc của người dân cần phải thay đổi. Theo Viện Quản lý dự án , một dự án là "một hoạt động nhóm tạm thời được thiết kế để sản xuất một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất." Khi một dự án thay đổi cách tổ chức kinh doanh, sản phẩm cuối cùng của dự án được tích hợp vào công việc hàng ngày và do đó cải thiện công việc của tổ chức vĩnh cửu.
Nghe có vẻ dễ dàng, nhưng không phải vậy. Thay đổi là khó khăn, và các dự án có thể chạy ra khỏi đường ray rất dễ dàng. Mỗi ngày đều mang lại những thách thức đe dọa sự tiến bộ của dự án và thành công cuối cùng của dự án. Để chống lại nguy hiểm này, các dự án cần một số yếu tố quan trọng. Với các mục sau đây tại chỗ, một dự án có cơ hội thành công lớn.
01 Nhà tài trợ dự án cam kết
Một nhà tài trợ dự án có bốn trách nhiệm chính liên quan đến dự án. Đầu tiên, nhà tài trợ vô địch dự án. Anh ấy hoặc cô ấy cổ vũ cho nhóm dự án một cách công khai và riêng tư. Thứ hai, nhà tài trợ hỗ trợ người quản lý dự án . Khi một người quản lý dự án cần các chướng ngại vật bị loại bỏ, người đó kêu gọi người bảo trợ trợ giúp vì người bảo trợ có sự bành trướng của tổ chức để làm cho mọi việc xảy ra. Thứ ba, nhà tài trợ sắp xếp các nguồn lực bằng cách cung cấp cho họ trực tiếp hoặc làm việc với những người cấp cao khác để có được tài nguyên. Khi nhà tài trợ là một nhà vô địch mạnh mẽ cho một dự án, các đồng nghiệp của nhà tài trợ có nhiều khả năng đóng góp các nguồn lực có ý nghĩa hơn. Thứ tư, nhà tài trợ tạo điều kiện cho việc ra quyết định. Khi nhóm dự án bogs xuống, các nhà tài trợ có thể môi giới quyết định hoặc căn hộ ra quyết định.
Nhà tài trợ được thông báo thông qua liên lạc thường xuyên với người quản lý dự án. Cả hai cùng hợp tác để xác định thời điểm nhà tài trợ cần phải bước vào và thực hiện mạnh mẽ hơn trách nhiệm của nhà tài trợ để hỗ trợ người quản lý dự án. Ví dụ: người quản lý dự án có thể gặp sự cố khi lấy thông tin từ bộ phận tài chính của tổ chức. Các nhà tài trợ dự án có thể tiếp cận các giám đốc tài chính về tình hình và yêu cầu rằng nhiệm vụ nhận được thông tin được ưu tiên trên các nhiệm vụ cạnh tranh.
02 Mục tiêu và phạm vi rõ ràng
Trước khi làm việc trên một dự án được thực hiện hoặc thậm chí đã lên kế hoạch, nhà tài trợ dự án phải nêu rõ mục tiêu và phạm vi của dự án. Các mục tiêu là những điều lớn mà dự án phải thực hiện. Chẳng hạn, hãy dự án tăng cường phần mềm. Một bộ phận nhân sự sử dụng một phần mềm kinh doanh tùy biến nổi tiếng để quản lý biên chế. Tổ chức muốn thêm một mô-đun để quản lý học tập. Mục tiêu của dự án là tùy chỉnh phần mềm quản lý học tập theo nhu cầu kinh doanh của tổ chức và tích hợp nó với hệ thống biên chế hiện có.
Phạm vi xác định các thông số của dự án. Tiếp tục với ví dụ về dự án phần mềm; phạm vi của dự án này được giới hạn để đưa vào hệ thống quản lý học tập và tích hợp nó với hệ thống bảng lương. Nhiều lần, rất hữu ích để xác định những điều nằm ngoài phạm vi để hiểu những gì nằm trong phạm vi. Đối với dự án này, việc thêm các mô-đun khác nằm ngoài phạm vi. Phòng kế toán không thể đến người quản lý dự án và yêu cầu thanh toán, khoản phải thu hoặc tài khoản phải trả.
Thêm một mô-đun khi dự án đã được xác định cho phép phạm vi creep . Nhà tài trợ dự án tốt và người quản lý dự án bảo vệ chống lại creep phạm vi và rất miễn cưỡng để thêm phạm vi giữa dự án. Việc tăng phạm vi của dự án sẽ làm tăng nhu cầu của các dự án về các nguồn lực như thời gian và tiền bạc. Ngoài ra, làm việc trên phạm vi bổ sung đặt chất lượng của sản phẩm công việc có nguy cơ.
03 Quản lý dự án tốt
Người quản lí dự án thường có những đặc điểm sau giúp họ di chuyển dự án. Người quản lý dự án là người lập kế hoạch. Họ nghĩ về chuỗi công việc và biết những gì cần phải xảy ra sau khi nhóm hoàn thành nhiệm vụ trong tầm tay. Họ lập kế hoạch tốt nhưng cũng biết khi nào cần linh hoạt và chuyển hướng từ một kế hoạch. Người quản lí dự án đáng tin cậy. Với sự thành công của họ tùy thuộc vào công việc của người khác, người quản lí dự án cần mọi người tin tưởng vào ý định và khả năng tốt của họ. Niềm tin đặc biệt quan trọng trong mối quan hệ giữa người quản lý dự án và nhà tài trợ dự án. Người quản lí dự án có khuynh hướng bị hướng ngoại bởi vì phần lớn công việc của họ liên quan đến giao tiếp.
Họ khiến mọi người phải chịu trách nhiệm với các cam kết của họ. Đây là một ví dụ. Một giám sát viên của nhóm dự án đã nói với người quản lý dự án rằng thành viên tổ có thể dành bốn giờ một tuần cho dự án. Thành viên nhóm này đã bỏ lỡ hai cuộc họp hàng tuần liên tiếp và không có tiến bộ về nhiệm vụ được giao của mình trong cấu trúc phân tích công việc. Sau cuộc họp nhỡ đầu tiên, người quản lý dự án đã gặp gỡ thành viên nhóm để thảo luận về sự vắng mặt và thời gian bỏ lỡ. Thành viên trong nhóm cho biết ông có nhiều ưu tiên hơn. Người quản lý dự án nghi ngờ điều này là không đúng sự thật, vì vậy sau cuộc họp nhỡ lần thứ hai, người quản lý dự án đã gặp người giám sát của thành viên nhóm. Người giám sát nói với người quản lý dự án rằng cô ấy sẽ đảm bảo hành vi của thành viên tổ sẽ quay lại.
04 Bên liên quan đính hôn
Các bên liên quan trong một dự án là những người có quyền lợi trong sự thành công của dự án nhưng không phải là thành viên của nhóm dự án. Họ không nghĩ về dự án hàng ngày như người quản lý dự án hoặc thành viên nhóm dự án, nhưng họ muốn tham gia vào các quyết định quan trọng và tiến bộ tổng thể đối với mục tiêu của dự án.
Các bên liên quan có động lực riêng để theo kịp các hoạt động của dự án, nhưng trách nhiệm của người quản lý dự án là đưa họ vào nếp gấp theo những cách thúc đẩy công việc hướng tới các mục tiêu của dự án. Trong nhiều trường hợp, làm điều này liên quan đến sự cân bằng tinh tế giữa việc nhận quá nhiều đầu vào và nhận được quá ít đầu vào. Các bên liên quan không thể cân nhắc về mọi quyết định. Điều đó sẽ làm hỏng dự án và đưa ra quyết định chiến đấu. Ngược lại, các bên liên quan không thể bị đóng cửa bởi vì một khía cạnh lớn của hầu hết các dự án là đáp ứng các bên liên quan.
05 thành viên nhóm dự án chuyên dụng
Các thành viên trong nhóm dự án hoàn thành công việc của dự án. Nhiều lần, các thành viên trong nhóm dự án được phân công cho một dự án dựa trên nhiệm vụ thường xuyên của họ có nghĩa là không có việc giảm công việc khác để đền bù cho công việc bổ sung mà dự án mang lại. Người quản lí dự án có thể giúp các thành viên trong nhóm đàm phán với người giám sát của họ về vấn đề này, nhưng người quản lí dự án không kiểm soát các thành viên nhóm dự án trách nhiệm có bên ngoài dự án.
Sự cống hiến của các thành viên trong nhóm cho dự án là rất có giá trị. Không có sự cống hiến, thời hạn trượt, và các sản phẩm làm việc không có chất lượng tốt. Các thành viên nhóm chuyên dụng có động cơ để hoàn thành các mục tiêu của dự án đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và các kỳ vọng về chất lượng.