Lập kế hoạch, giữ mọi người có trách nhiệm, giao tiếp và giao tiếp một số
Đó là một định nghĩa học thuật hay, nhưng những người quản lí dự án làm gì?
Nói một cách đơn giản, họ quản lý các dự án. Có lẽ đây là quá đơn giản, nhưng đó là những gì họ làm. Trong ranh giới đạo đức, họ làm bất cứ điều gì là cần thiết để hoàn thành các mục tiêu của dự án.
PMI định nghĩa một dự án là "một hoạt động nhóm tạm thời được thiết kế để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất." Từ duy nhất là công việc chính trong định nghĩa này. Nhiệm vụ hàng ngày không bao gồm các dự án. Các hoạt động tạo nên một dự án không còn diễn ra khi dự án kết thúc.
Quản lý dự án tổ chức các nguồn lực — chẳng hạn như thời gian, tiền bạc và con người — để làm cho các dự án thành công. Khi một dự án được thực hiện, các nhà quản lý dự án sẽ chuyển sang một dự án khác.
Người quản lý dự án làm gì
Nếu công việc của người quản lý dự án là tổ chức các nguồn lực để làm cho các dự án thành công, thì điều này xảy ra như thế nào?
Người quản lí dự án lập kế hoạch dự án. Họ ngồi xuống với các nhà tài trợ dự án để thiết lập các mục tiêu của dự án. Họ lấy những mục tiêu này và xác định chúng trong một điều lệ dự án .
Điều lệ dự án là tài liệu chính thức hóa việc bắt đầu một dự án. Điều lệ dự án vạch ra kỳ vọng cấp cao của dự án như các cột mốc, ngân sách và khung thời gian. Các thành phần chính xác của điều lệ dự án thay đổi theo tổ chức.
Người quản lý dự án và nhà tài trợ dự án thảo luận về những người mà họ muốn trong nhóm dự án.
Người quản lý dự án và nhà tài trợ lập chiến lược về cách họ sẽ đưa những người này vào dự án. Nhà tài trợ dự án cần có vị trí tổ chức và có mối quan hệ để tiếp cận các nhà quản lý cấp cao để có được nguồn nhân lực cho dự án.
Những nhân viên này sẽ không báo cáo với người quản lý dự án một cách chính thức, nhưng họ sẽ chịu trách nhiệm với người quản lý dự án để hoàn thành nhiệm vụ dự án được giao. Đây có lẽ là điều khó khăn nhất về quản lý dự án: người quản lý dự án không có toàn quyền quản lý đối với các thành viên trong nhóm dự án. Những người này có các nhiệm vụ và ưu tiên khác ngoài dự án. Nếu vấn đề cá nhân phát sinh, người quản lí dự án cố gắng xử lý chúng với thành viên nhóm dự án, nhưng nếu những vấn đề đó tồn tại, người quản lí dự án có thể phải tới người quản lý của thành viên nhóm để đạt tới độ phân giải.
Khi người quản lý dự án biết tài nguyên của mình cho một dự án, người quản lý dự án phát triển một kế hoạch dự án và một cấu trúc phân tích công việc , hoặc WBS. WBS chia các mốc quan trọng của dự án thành các phần có thể quản lý có thể được gán cho một người. Một nhiệm vụ không phải được hoàn thành bởi chỉ một người, nhưng một người phải chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ.
Khi người quản lý dự án phát triển WBS, anh ta xem xét nhiệm vụ nào phụ thuộc lẫn nhau. Ông trình tự nhiệm vụ một cách thích hợp. Ông cũng xem xét những điểm mạnh, điểm yếu và các cam kết khác của các thành viên trong nhóm dự án.
Hầu hết công việc của người quản lý dự án là giao tiếp. Trong giai đoạn lập kế hoạch, người quản lý dự án và nhà tài trợ liên lạc thường xuyên. Tại cuộc họp khởi động, người quản lý dự án đặt ra giai điệu cho toàn bộ dự án. Khi dự án đã bắt đầu, người quản lý dự án liên lạc với các thành viên nhóm dự án, nhà tài trợ dự án và các bên liên quan . Các bên liên quan có thể là cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Người quản lý dự án tổ chức các cuộc họp thường xuyên với nhóm dự án và gặp gỡ các thành viên nhóm cá nhân khi cần thiết. Người quản lý dự án cũng thường xuyên gặp nhà tài trợ dự án để đảm bảo dự án được thực hiện như dự án bảo trợ dự kiến.
Khi dự án kết thúc, người quản lý dự án phải liên lạc để đảm bảo mọi thứ kết hợp với nhau. Sau khi đã đóng cửa, quản lý dự án tài liệu và giao tiếp các bài học kinh nghiệm từ dự án.
Các tổ chức chính phủ có xu hướng đưa các nhà quản lý dự án sử dụng những nỗ lực lớn với các thành phần công nghệ thông tin như nâng cấp phần mềm lớn và làm mới phần cứng. Các dự án công nghệ thông tin nhỏ hơn có nhiều khả năng có cấu trúc quản lý dự án chính thức hơn các dự án nhỏ hơn mà không có các tác động công nghệ. Các nhà quản lý dự án cho các dự án nhỏ hơn, phi kỹ thuật này có thể là các nhân viên không có đào tạo về quản lý dự án và dự kiến sẽ lúng túng thông qua công việc.
Nhiều người rơi vào quản lý dự án từ bị buộc phải lún qua. Họ đến từ tất cả các loại hình nền. Cho dù họ là nhân viên cảnh sát , người quản lý hợp đồng, chuyên gia chương trình giảng dạy , nhân viên thông tin công cộng hay điều gì đó khác, họ bắt đầu như chuyên gia về vấn đề tổ chức và có kỹ năng quản lý dự án. Một khi họ đạt được một ít kinh nghiệm và đào tạo, họ thấy họ thích quản lý các dự án. Họ tìm kiếm nhiều cơ hội hơn để quản lý các dự án, đào tạo để nâng cao kỹ năng của họ và có lẽ xác nhận để cung cấp cho họ nhiều sự tín nhiệm và cơ hội việc làm hơn.
Đặc điểm của người quản lý dự án
Có một số đặc điểm chung giữa các nhà quản lý dự án thành công. Với những đặc điểm này, các nhà quản lý dự án đang trên đà đạt được mục tiêu của dự án.
Người quản lí dự án phải đáng tin cậy. Để các bên liên quan và các thành viên nhóm dự án tin tưởng một dự án sẽ tiến triển tốt, họ phải tin tưởng người quản lý dự án. Cho dù mọi thứ đang diễn ra tốt đẹp hay không tốt, người quản lý dự án phải cởi mở và trung thực về những gì đang xảy ra với dự án. Candour như vậy tăng cường sự tin cậy của người quản lý dự án. Mọi người biết họ sẽ nhận được thông tin đáng tin cậy bất kể điều gì đang xảy ra trong dự án.
Quản lý dự án có xu hướng hướng ngoại. Extroversion là một chất lượng tốt cho các nhà quản lý dự án có bởi vì họ liên tục giao tiếp. Cho dù giao tiếp với nhà tài trợ dự án, các bên liên quan hay thành viên nhóm, người quản lý dự án phải tận dụng tối đa các cơ hội để phổ biến và thu thập thông tin. Người quản lý dự án hướng nội có thể thành công; tuy nhiên, họ phải tự ép mình ra ngoài vùng an toàn của họ.
Lập kế hoạch là rất quan trọng để thành công trong quản lý dự án. Người quản lý dự án phải là người lập kế hoạch không chỉ đơn thuần là thiết lập một kế hoạch tốt mà phải tuân theo kế hoạch và biết khi nào kế hoạch đó cần phải thay đổi. Người quản lí dự án bám sát kế hoạch cho đến khi nó không còn đáp ứng được nhu cầu của dự án nữa. Sau đó, họ thực hiện các điều chỉnh khi bay để đảm bảo các mục tiêu của dự án sẽ được đáp ứng. Họ truyền đạt những thay đổi cho khán giả cần thiết.
Người quản lí dự án không phải lúc nào cũng là chuyên gia trong chủ đề của dự án của họ. Trên các dự án lớn hơn, thực tế không có cách nào một người quản lý dự án có thể là một chuyên gia về tất cả các khía cạnh của dự án. Đây là lý do tại sao các đội rất quan trọng. Để chống lại sự thiếu chuyên môn của người quản lý dự án, người quản lí dự án phải định hướng dữ liệu. Họ phải bấm các thành viên trong nhóm của họ để cung cấp cho họ dữ liệu kiểm chứng để chứng minh các dự án đang tiến triển như họ cần. Khi các quyết định quan trọng về thời gian, chất lượng và phạm vi phát sinh, các nhà quản lý dự án cần dữ liệu để xác định những gì cần phải làm.
Bởi vì người quản lí dự án cần dữ liệu, họ nên phân tích. Họ phải có khả năng cắt giảm sự thiên vị và cảm xúc để tìm thông tin liên quan và áp dụng nó cho quá trình ra quyết định.
Người quản lý dự án có thể kiếm được
Khi quản lý dự án đã phát triển thành kỷ luật riêng biệt, giá trị chứng chỉ đã tăng lên. Trên thực tế, nhiều thông tin đăng tuyển ở cả khu vực công và tư đều cho thấy người sử dụng lao động yêu cầu hoặc yêu cầu thuê mới để được chứng nhận. Những người có lịch sử công việc lâu dài trong quản lý dự án có thể không cần giấy chứng nhận, nhưng những người mới vào dòng công việc này phải theo đuổi họ. Khi nhiều người hơn vào lĩnh vực quản lý dự án, càng có nhiều người sẽ cần phân biệt mình là người có thẩm quyền.
Tại Hoa Kỳ, chứng nhận phổ biến nhất cho các nhà quản lý dự án là Chuyên gia quản lý dự án, hoặc PMP®, do PMI cung cấp. Để có được chứng chỉ PMP®, người quản lý dự án đáp ứng các yêu cầu về giáo dục, kinh nghiệm và đào tạo. Các yêu cầu này có thể được đáp ứng theo một trong hai cách. Đầu tiên, người quản lí dự án phải có bằng trung học, năm năm kinh nghiệm với 7.500 giờ quản lí dự án và 35 giờ huấn luyện có liên quan. Thứ hai, người quản lí dự án phải có bằng cử nhân, ba năm kinh nghiệm với 4.500 giờ quản lí dự án và 35 giờ huấn luyện có liên quan.
Sau khi đáp ứng các yêu cầu này, người quản lý dự án phải đăng ký với PMI và làm bài kiểm tra. Bài kiểm tra này dựa trên Cơ sở quản lý dự án của kiến thức , hoặc PMBOK®.
Tóm lại, PMI cung cấp chín chứng chỉ quản lý dự án. PMP® và dễ dàng hơn để có được Associated Certified trong Quản lý dự án hoặc CAPM® , là hai chứng nhận chung của PMI. Bảy chứng chỉ khác của họ đối phó với các khía cạnh cụ thể của quản lý dự án - chẳng hạn như phân tích kinh doanh, lập kế hoạch và quản lý rủi ro - hoặc các phương pháp quản lý dự án cụ thể — chẳng hạn như Agile và OPM3.
Người quản lý dự án lương
Như với hầu như bất kỳ công việc nào tồn tại trong cả khu vực công và tư, những người làm việc cho chính phủ có thể mong đợi kiếm được ít hơn một chút so với các đối tác khu vực tư nhân của họ. Tổ chức chính phủ có xu hướng có các gói lợi ích tốt hơn so với các công ty tư nhân.
Quản lý dự án sớm trong sự nghiệp của họ làm cho ít hơn những người có nhiều kinh nghiệm hơn. Khi các nhà quản lý dự án có được kinh nghiệm, họ có thể yêu cầu mức lương cao hơn.