Một kế hoạch dự án là đỉnh cao của việc lập kế hoạch tỉ mỉ bởi một người quản lý dự án . Đây là tài liệu chính hướng dẫn cách dự án sẽ chạy. Theo Viện Quản lý dự án , nó là “một tài liệu chính thức, được phê chuẩn được sử dụng để hướng dẫn thực hiện dự án và kiểm soát dự án.” Đây là kế hoạch của các kế hoạch bởi vì được ghi lại trong đó là ý định của người quản lý dự án cho từng khía cạnh chính của dự án .
Dưới đây là các yếu tố quan trọng được tìm thấy trong nhiều kế hoạch dự án. Các tổ chức có các quy trình và giao thức của họ cho những gì cần phải có trong một kế hoạch dự án và thường là cách các dự án được chạy, vì vậy không phải tất cả các kế hoạch quản lý dự án sẽ có các yếu tố này. Tuy nhiên, các nhà quản lý dự án nên xem xét tất cả chúng trong giai đoạn lập kế hoạch để tránh nhầm lẫn và buộc phải ngẫu hứng trong giai đoạn thực hiện dự án.
01 mục tiêu dự án
02 Phạm vi dự án
Giống như các mục tiêu của dự án, phạm vi được định nghĩa trong điều lệ; tuy nhiên, người quản lý dự án cần phải tinh chỉnh thêm phạm vi trong kế hoạch dự án. Một trong những cách tốt nhất để xác định những gì nằm trong phạm vi cho một dự án là xác định những gì nằm ngoài phạm vi. Ví dụ, một dự án để tự động hóa một quy trình thủ công sẽ cần định nghĩa phạm vi nơi quá trình đó bắt đầu và kết thúc để loại trừ một cách thích hợp các tác vụ nằm ngoài phạm vi của dự án. Thông tin này giúp người quản lý dự án xác định những gì nằm trong phạm vi.
03 cột mốc quan trọng và phân phối chính
Những thành tựu chính cho một dự án được gọi là các cột mốc quan trọng. Các sản phẩm công việc chính được gọi là các sản phẩm chính. Chúng đại diện cho các thành phần lớn của công việc trên một dự án. Một kế hoạch dự án nên xác định các mục này, xác định chúng và đặt thời hạn hoàn thành.
Nói một tổ chức cam kết một dự án để phát triển phần mềm mới. Một dự án như vậy có cả hai mốc quan trọng và phân phôi. Các phân phôi chính có thể là danh sách cuối cùng về các yêu cầu nghiệp vụ và danh sách các yêu cầu chức năng thực hiện các yêu cầu kinh doanh đó. Sau đó, dự án có thể có các mốc quan trọng về kết thúc thiết kế kinh doanh, kết thúc kiểm tra hệ thống, kết thúc kiểm tra chấp nhận của người dùng và ngày giới thiệu phần mềm. Những cột mốc quan trọng này có các sản phẩm làm việc liên kết với chúng, nhưng chúng có nhiều hơn về các quy trình so với các sản phẩm của chúng.
Cột mốc và thời hạn giao hàng chính không phải là ngày chính xác, nhưng ngày càng chính xác hơn, thì càng tốt. Thứ gì đó có hạn chót vào tháng 10 có thể đạt được vào bất kỳ ngày nào trong tháng 10 từ ngày 1 đến ngày 31, nhưng thời hạn ngày 15 tháng 10 phải được đáp ứng vào hoặc trước ngày 15 tháng 10. Ngày chính xác giúp người quản lý dự án tạo cấu trúc phân tích công việc chính xác.
04 Cấu trúc phân chia công việc
Cấu trúc phân tích công việc hoặc WBS, giải mã các mốc quan trọng và các phân phôi chính trong một dự án thành các đoạn nhỏ hơn để một người có thể được phân công trách nhiệm cho từng đoạn. Khi phát triển cấu trúc phân tích công việc, người quản lí dự án xem xét nhiều yếu tố như điểm mạnh và điểm yếu của các thành viên trong nhóm dự án, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhiệm vụ, nguồn lực sẵn có và thời hạn dự án tổng thể.
Người quản lý dự án chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành công của dự án, nhưng họ không thể làm công việc một mình. WBS là một công cụ mà người quản lý dự án sử dụng để đảm bảo trách nhiệm về dự án vì nó nói với nhà tài trợ dự án, các thành viên nhóm dự án và các bên liên quan chịu trách nhiệm về điều gì. Nếu người quản lý dự án quan tâm đến một nhiệm vụ, người quản lí dự án biết chính xác ai sẽ gặp về mối quan tâm đó.
05 Ngân sách
Ngân sách của một dự án cho thấy số tiền được phân bổ để hoàn thành dự án. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm phân tán các tài nguyên này một cách thích hợp. Đối với một dự án có nhà cung cấp, người quản lý dự án đảm bảo phân phôi được hoàn thành theo các điều khoản hợp đồng, đặc biệt chú ý đến chất lượng. Một số ngân sách dự án liên kết với kế hoạch nguồn nhân lực.
06 Kế hoạch nhân sự
Kế hoạch nguồn nhân lực cho thấy dự án sẽ được thực hiện như thế nào. Nó đôi khi được gọi là kế hoạch nhân sự. Kế hoạch này xác định ai sẽ tham gia vào nhóm dự án và bao nhiêu thời gian cam kết mà mỗi người được dự kiến thực hiện. Khi xây dựng kế hoạch này, người quản lý dự án đàm phán với các thành viên nhóm và các giám sát viên của họ về thời gian mà mỗi thành viên trong nhóm có thể cống hiến cho dự án. Nếu nhân viên là cần thiết để tham khảo ý kiến về dự án nhưng không phải là một phần của nhóm dự án, đó cũng là tài liệu trong kế hoạch nhân sự. Một lần nữa, người giám sát thích hợp được tư vấn.
07 Kế hoạch quản lý rủi ro
Nhiều thứ có thể đi sai trong một dự án. Trong khi tất cả các thảm họa có thể hoặc hiccup nhỏ là không thể lường trước, nhiều người có thể được dự đoán. Trong kế hoạch quản lý rủi ro, người quản lý dự án xác định các rủi ro cho dự án, khả năng những rủi ro đó sẽ xảy ra và các chiến lược để giảm thiểu những rủi ro đó. Người quản lý dự án tìm kiếm đầu vào từ nhà tài trợ dự án, nhóm dự án, các bên liên quan và các chuyên gia nội bộ.
Các chiến lược giảm thiểu được đưa ra cho những rủi ro có khả năng xảy ra hoặc có chi phí cao liên quan đến chúng. Rủi ro không có khả năng xảy ra và những rủi ro có chi phí thấp được ghi nhận trong kế hoạch; tuy nhiên, họ có thể không có chiến lược giảm thiểu.
08 Kế hoạch truyền thông
Một kế hoạch truyền thông vạch ra cách một dự án sẽ được truyền đạt tới các đối tượng khác nhau. Giống như cấu trúc phân tích công việc, một kế hoạch truyền thông gán trách nhiệm hoàn thành mỗi thành phần cho một thành viên trong nhóm dự án.
Mỗi tin nhắn có một đối tượng dự định. Quản lý dự án đảm bảo mỗi thông điệp được điều chỉnh cho phù hợp với đối tượng cụ thể của nó. Một kế hoạch truyền thông giúp các nhà quản lý dự án đảm bảo thông tin phù hợp được đưa đến đúng người vào đúng thời điểm.
09 Kế hoạch quản lý SH
Kế hoạch quản lý các bên liên quan xác định cách thức các bên liên quan sẽ được sử dụng trong dự án. Đôi khi các bên liên quan chỉ cần nhận thông tin. Điều đó có thể được thực hiện trong kế hoạch truyền thông. Nếu cần nhiều hơn nữa từ các bên liên quan, một kế hoạch quản lý các bên liên quan vạch ra cách thức nó sẽ thu được.
10 Kế hoạch quản lý thay đổi
Một kế hoạch quản lý thay đổi đưa ra một khuôn khổ để thực hiện các thay đổi cho dự án. Người quản lí dự án có xu hướng muốn tránh những thay đổi đối với dự án; tuy nhiên, những thay đổi đôi khi không thể tránh khỏi. Kế hoạch quản lý thay đổi cung cấp các giao thức và quy trình để thực hiện các thay đổi. Điều quan trọng là trách nhiệm giải trình và tính minh bạch mà các nhà tài trợ dự án, các nhà quản lý dự án và các thành viên nhóm dự án tuân theo kế hoạch quản lý thay đổi.