Kế hoạch quản lý các bên liên quan là gì?
Các bên liên quan là gì?
Các bên liên quan có thể là bên trong và bên ngoài tổ chức.
Ví dụ về các bên liên quan nội bộ bao gồm các giám đốc điều hành và các đơn vị kinh doanh như kế toán và công nghệ thông tin. Đơn vị kinh doanh thường có đại diện trong nhóm dự án. Các bên liên quan bên ngoài có thể là các nhóm lợi ích, doanh nghiệp và các tổ chức dân sự. Rất hiếm khi các bên liên quan bên ngoài được đại diện trong nhóm dự án. Đối với các cơ quan có thẩm quyền quản lý, các ngành mà họ quản lý thường là nhóm đối tác bên ngoài quan trọng nhất đối với bất kỳ dự án nào. Nếu một bên liên quan được xác định bởi nhóm dự án, thì các bên liên quan nên được dự tính trong kế hoạch quản lý các bên liên quan.
Việc nhóm dự án bao gồm các thành viên đại diện cho mọi nhóm liên quan là không thực tế. Trong nhiều trường hợp, điều đó là không thể. Tuy nhiên, nhóm dự án cần đầu vào và mua vào từ các bên liên quan để dự án thành công. Ví dụ, một tổ chức chính phủ muốn hoàn toàn tân trang và hiện đại hóa chương trình phần mềm sở hữu độc quyền được sử dụng rộng rãi nhất của nó.
Hầu hết mọi người trong tổ chức đều sử dụng chương trình theo một cách nào đó. Mỗi loại người dùng không thể được đại diện trực tiếp trong nhóm dự án, do đó nhóm nghiên cứu đưa ra cách thu thập ý kiến đóng góp từ các bên liên quan và quyết định cách thông báo cho các bên liên quan về tình trạng của dự án. Những phương pháp thu thập các chiến lược đầu vào và truyền thông được ghi chép trong kế hoạch quản lý các bên liên quan.
Sự khác biệt giữa kế hoạch quản lý các bên liên quan và kế hoạch truyền thông
Có thể có một lượng đáng kể chảy máu giữa kế hoạch quản lý các bên liên quan của dự án và kế hoạch truyền thông. Chức năng của chúng rất giống nhau. Kế hoạch quản lý các bên liên quan rộng hơn ở chỗ nó tạo điều kiện thuận lợi cho đầu vào cho dự án cũng như phác thảo kết quả đầu ra. Một kế hoạch quản lý các bên liên quan là hẹp hơn ở chỗ nó chỉ đề cập đến những người có quyền lợi được trao quyền trong khi kế hoạch truyền thông có thể bao gồm các đối tượng rộng hơn.
Một kế hoạch quản lý các bên liên quan tiến hành trong một dự án
Kế hoạch quản lý các bên liên quan thường được quản lý dự án lưu giữ. Khi một dự án tiến triển, người quản lý dự án sẽ xem xét kế hoạch quản lý các bên liên quan và định kỳ đưa nó trở lại nhóm dự án để xem xét các cập nhật. Một dự án có thể trông rất khác ở giữa thời gian của nó so với giai đoạn lập kế hoạch, vì vậy điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các tài liệu hướng dẫn của dự án được thay đổi nếu hoàn cảnh cần thiết.
Ví dụ về cách thức hoạt động của Kế hoạch quản lý SH
Dưới đây là một ví dụ về cách một kế hoạch quản lý các bên liên quan có thể thay đổi trong quá trình của một dự án. Một cơ quan tiểu bang bắt tay vào một dự án cai trị. Khi bắt đầu, nhà tài trợ dự án và người quản lý dự án đưa ra danh sách các bên liên quan để đưa vào kế hoạch quản lý các bên liên quan.
Một trong những nhiệm vụ đầu tiên của nhóm dự án là xác định kế hoạch. Sau một vài tháng, một thành viên trong nhóm dự án xác định một bên liên quan không ai nghĩ đến lúc bắt đầu dự án. Người quản lý dự án bổ sung thêm các bên liên quan mới vào kế hoạch và gọi một cuộc họp nhóm dự án để thảo luận cách tham gia vào các bên liên quan mới. Khi nhóm quyết định phải làm gì, người quản lý dự án sẽ thông báo cho nhà tài trợ dự án.
Rõ ràng, kế hoạch quản lý các bên liên quan là một tài liệu sống. Khi dự án thay đổi, kế hoạch quản lý các bên liên quan có thể thay đổi với nó để phục vụ tốt hơn nhu cầu của dự án. Với một kế hoạch quản lý các bên liên quan nhanh chóng, một nhóm dự án có thể thu thập đầu vào và phản hồi một cách thích hợp từ các bên liên quan cũng như giữ cho các bên liên quan đó được thông báo.