Giống như một giám sát viên, một trong những cách lớn nhất mà một nhà tài trợ dự án hỗ trợ một người quản lý dự án là thông qua việc xử lý các vấn đề mà chỉ có ai đó với tổ chức của nhà tài trợ có thể xử lý.
Khi các nhà quản lý dự án gặp phải vấn đề chỉ những nhà tài trợ dự án mới có thể giải quyết được, đây là những điều mà người quản lí dự án nên làm.
Tất cả các tùy chọn khác
Các nhà tài trợ dự án có xu hướng ở cấp độ tổ chức, trong đó hầu hết các quyết định là những quyết định khó khăn bởi vì nếu quyết định dễ dàng, nó được thực hiện ở mức thấp hơn. Họ phải đưa ra quyết định khó khăn một cách nhanh chóng đôi khi với thông tin hạn chế.
Là người quản lý dự án, bạn cần đảm bảo rằng bạn đã sử dụng hết tất cả các tùy chọn khác để giải quyết vấn đề của mình trước khi chuyển đến nhà tài trợ dự án. Ví dụ: giả sử bạn có một thành viên trong nhóm dự án không sống theo cam kết của mình. Trước khi đưa vấn đề cho nhà tài trợ dự án, bạn nên cố gắng giải quyết vấn đề một-với-một với thành viên của nhóm dự án. Khi điều đó không hiệu quả, bạn nên đến giám thị của thành viên nhóm. Một khi không giải quyết được vấn đề, bạn có thể đưa vấn đề cho nhà tài trợ dự án. Bạn đã sử dụng hết các tùy chọn để giải quyết các vấn đề từ dưới lên.
Bây giờ, các nhà tài trợ dự án có thể làm việc trên các vấn đề từ trên xuống. Các nhà tài trợ dự án nên làm việc ra vấn đề với đồng nghiệp của mình và thông báo cho bạn về quá trình hành động đã đồng ý của họ.
Điều cuối cùng bạn muốn xảy ra là việc nhà tài trợ dự án đưa ra giải pháp mà bạn có thể đã thực hiện dưới quyền hạn của chính bạn mà không cần bất kỳ sự trợ giúp nào.
Đôi khi điều này xảy ra. Ai cũng mắc sai lầm. Tìm hiểu từ những tình huống này khi chúng xảy ra và bạn sẽ là người quản lý dự án tốt hơn. Lần sau, tình huống tương tự xuất hiện, bạn sẽ xử lý nó tốt hơn bạn đã làm trước đây.
Hãy cụ thể về những gì bạn cần
Trong khi các nhà tài trợ dự án đã quen với việc làm việc từ thông tin không đầy đủ, người quản lý dự án không nên để lại thông tin liên quan. Điều quan trọng là nhà tài trợ dự án phải có bối cảnh cho tình huống cần sự chú ý của họ.
Khi nhà tài trợ dự án có một bối cảnh thích hợp cho quyết định, hãy nêu cụ thể về những gì bạn cần từ nhà tài trợ. Bạn có cần hướng dẫn về cách tiến hành không? Bạn có cần sự cho phép để thực hiện một hành động cụ thể không? Bạn có cần giải quyết vấn đề không? Bạn có cần tài nguyên mà bạn không thể có được chính mình?
Nếu bạn không nghĩ chính xác những gì bạn cần, bạn có thể đi đến quyết định về những gì bạn cần nhưng tìm hiểu sau đó bạn đã nhầm lẫn. Hãy suy nghĩ kỹ về vấn đề này trước khi đưa nó cho nhà tài trợ để giảm thiểu rủi ro lãng phí thời gian của nhau.
Giữ yêu cầu của bạn tập trung
Các nhà tài trợ dự án là những người bận rộn. Vô số vấn đề kéo theo lịch trình của họ hút thời gian của họ đi.
Khi người quản lý dự án có nhu cầu chính hãng cho thời gian của nhà tài trợ dự án, đây không phải là điều xấu hoặc xâm nhập vào thời điểm của nhà tài trợ.
Thời gian dành cho người quản lý dự án và nhà tài trợ dự án nên có hiệu quả cao. Giữ yêu cầu của bạn tập trung để bạn chỉ sử dụng nhiều thời gian của nhà tài trợ khi cần thiết.
Khi nhà tài trợ của bạn có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với bạn, họ sẽ mong đợi các cuộc họp của bạn. Những người ở cấp độ cao của các tổ chức thường dành thời gian của họ trong các cuộc họp không hiệu quả họ phải tham dự. Tham gia vào một cuộc họp hiệu quả có thể là một sự thay đổi năng lượng của tốc độ cho nhà tài trợ dự án của bạn.