Một số mẹo để tạo kế hoạch hàng ngày
“Không bao giờ đủ thời gian để hoàn thành mọi thứ.” Nghe có vẻ quen thuộc không? Bạn không thể tạo thêm giờ trong ngày - mọi người đều bị mắc kẹt với thông thường 24 - nhưng bạn có thể nhận được nhiều hơn mỗi giờ bằng cách tính thời gian của bạn.
Điều đó không có nghĩa là làm việc 18 giờ một ngày. Bí quyết là lên kế hoạch trước. Ngồi xuống đêm trước và lên kế hoạch cho các hoạt động của bạn cho ngày hôm sau. Điều này sẽ cho phép bạn xác định chính xác ưu tiên của bạn tại bất kỳ thời điểm nào.
Bạn sẽ ngạc nhiên bởi bao nhiêu bạn có thể làm được nếu bạn luôn biết những gì bạn nên làm bây giờ và những gì có thể chờ đợi cho đến một chút sau đó.
Ưu tiên là một phần quan trọng trong quản lý thời gian. Khi bạn lần đầu tiên cố gắng lập kế hoạch cho ngày của bạn, bạn có thể có một thời gian khó khăn quyết định các mục trong danh sách công việc của bạn là quan trọng nhất. Đôi khi có vẻ như mọi thứ đều quan trọng. Nhưng với thực hành, bạn sẽ dễ dàng hơn để xác định những vật phẩm nào thực sự quan trọng, mà chỉ đơn thuần là quan trọng, và đó là tùy chọn để hoàn thành ngày đó hoặc có thể được đưa đến một ngày khác.
Khó khăn: Dễ dàng
Thời gian bắt buộc: 15 phút
Dưới đây là cách thực hiện:
- Tạo danh sách mọi thứ bạn muốn hoàn thành vào ngày mai. Bao gồm mọi thứ, không chỉ các chức năng liên quan đến công việc. Nếu bạn cần đưa con chó đến bác sĩ thú y hoặc thả một gói ở bưu điện, hãy thêm những công việc đó vào danh sách.
- Hãy tự hỏi, "Những mục nào trong danh sách này sẽ có tác động tích cực lớn nhất đến cuộc sống của tôi nếu tôi hoàn thành chúng vào ngày mai?" Khoanh tròn các mục đó và viết # 1 bên cạnh mỗi mục.
- Chọn các mặt hàng quan trọng thứ hai, thứ ba và thứ tư của bạn và dán nhãn cho phù hợp.
- Bây giờ hãy bắt đầu một danh sách mới. Ghi lại chính xác thời gian bạn dự định chi tiêu cho bốn nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao nhất của bạn. Bạn không cần phải đặt chúng theo thứ tự hoặc biến chúng thành hoạt động đầu tiên của bạn trong ngày, nhưng bạn sẽ có thể đảm bảo rằng bạn sẽ hoàn thành chúng nếu bạn hẹn với chính mình để hoàn thành từng hoạt động. Chặn một lượng thời gian hợp lý cho mỗi tác vụ.
- Điền vào lịch trình ngày mai với phần còn lại của các hoạt động của bạn. Lịch trình này không phải được đặt trong đá - trên thực tế, bạn gần như chắc chắn sẽ kết thúc việc thay đổi mọi thứ xung quanh khi nhiệm vụ mới xuất hiện và những công việc cũ mất đi tính khẩn cấp của họ.
- Mang theo lịch biểu của bạn với bạn và đăng nó ở đâu đó nơi bạn có thể dễ dàng nhìn thấy nó khi bạn làm việc. Nếu bạn cần phải thay đổi triệt để, bạn có thể viết những thứ ra hoặc thay đổi lịch biểu xung quanh.
Một số mẹo khác
Thiết lập một lịch trình và gắn bó với nó chỉ là một nửa trận chiến. Bạn cần năng lượng và lái xe để giải quyết danh sách việc cần làm đó và hoàn thành nó theo khả năng tốt nhất của bạn. Quản lý thời gian tốt bắt đầu bằng một vài biện pháp bạn có thể thực hiện ngay cả trước khi bắt đầu thiết lập lịch biểu hàng ngày.
- Hãy chắc chắn rằng bạn ngủ đủ giấc. Theo Mayo Clinic, một người trưởng thành khỏe mạnh không mang thai phải ngủ từ 7 đến 9 tiếng mỗi đêm để có thể ngủ ngon nhất vào ngày hôm sau.
- "Không" không phải là một từ bẩn thỉu. Bạn có thể từ chối các yêu cầu và nhu cầu về thời gian của bạn nếu nói có nghĩa là bạn sẽ không hoàn thành những việc khác - như những thứ trong lịch biểu hàng ngày của bạn. Hãy đối mặt với nó, nếu bạn có tám món đồ phải làm trong danh sách của bạn và tám người yêu cầu bạn làm "chỉ một điều nhỏ nhặt này," cái gì đó sẽ phải đưa ra. Nếu bạn thực sự không thoải mái khi nói không, hãy đưa ra một câu trả lời bạn có thể sống với, một cái gì đó như, "Tôi không thể có được nó ngày hôm nay, nhưng tôi có lẽ có thể giúp đỡ nếu bạn có thể chờ đợi cho đến thứ năm."
- Hãy thử một thử nghiệm trước khi bạn tạo lịch trình hàng ngày của mình. Giữ một bản ghi những gì bạn làm với thời gian của bạn trong một vài ngày hoặc có thể một tuần. Ghi lại từng hoạt động trong điện thoại thông minh của bạn hoặc bất cứ điều gì khác thuận tiện khi bạn đang di chuyển. Bạn có thể ngạc nhiên với các mẫu bạn phát hiện. Điều này có thể giúp bạn xác định thời gian thoát nước mà bạn có thể loại bỏ khỏi cuộc sống của bạn, hoặc ít nhất là giảm thời gian quản lý kéo dài.