Sự khác biệt là trợ lý cá nhân chỉ hỗ trợ một người duy nhất và họ cũng có thể trợ giúp với các nhiệm vụ cá nhân như mua sắm hoặc lên lịch cam kết xã hội.
Một số người phân công công việc của dự án cho trợ lý của họ hoặc nhờ những người giúp việc của họ đứng ra cho họ khi họ vắng mặt.
Yêu cầu công việc cho trợ lý cá nhân
Mặc dù không có yêu cầu tối thiểu được thiết lập cho các trợ lý cá nhân về mặt giáo dục, một nền tảng trong công việc kinh doanh hoặc hành chính giúp. Ngôn ngữ thứ hai hoặc thứ ba có thể cũng quan trọng trong một số trường hợp. Nói chung, các kỹ năng bạn có quan trọng hơn giáo dục của bạn. Một cuộc thảo luận về một số kỹ năng cần thiết này có thể giúp bạn quyết định xem loại công việc này có dành cho bạn hay không.
Dưới đây là danh sách các kỹ năng trợ lý cá nhân cho hồ sơ, thư xin việc, đơn xin việc và phỏng vấn. Kỹ năng bắt buộc sẽ thay đổi dựa trên công việc bạn đang áp dụng, vì vậy hãy xem lại danh sách kỹ năng của chúng tôi được liệt kê theo công việc và loại kỹ năng . Xem qua danh sách này và xem liệu bạn đã sử dụng những kỹ năng này trong các công việc trước đó hay đã mua chúng thông qua đào tạo.
Ghi chú về thời gian và cách thức bạn sử dụng hoặc phát triển các kỹ năng này.
Sau đó thêm chúng vào hồ sơ xin việc và thư xin việc của bạn hoặc giữ tiện dụng để điền vào đơn xin việc. Những người màn hình ứng dụng thường sẽ tìm kiếm các kỹ năng quan trọng. Kết hợp các kỹ năng của bạn với những kỹ năng được đăng tải theo yêu cầu cho công việc. Sau đó, hãy chắc chắn rằng họ được đề cập trong thư xin việc của bạn và được liệt kê trong hồ sơ của bạn.
Bạn cũng nên phát triển các câu trả lời phỏng vấn về cách bạn sử dụng các kỹ năng của bạn ở các vị trí trước đó. Có một ví dụ về cách bạn giải quyết một vấn đề ở nơi làm việc bằng cách sử dụng một hoặc nhiều kỹ năng này. Thể hiện cách sử dụng các kỹ năng của bạn đã đóng góp cho sự thành công của một dự án.
Ví dụ về Kỹ năng Trợ lý Cá nhân
Danh sách này không đầy đủ nhưng bao gồm một số kỹ năng quan trọng nhất, được tìm kiếm sau cho các trợ lý cá nhân.
Quản lý tổ chức và thời gian
Là một trợ lý cá nhân, một phần lớn công việc của bạn sẽ là giữ cho người khác được tổ chức và đúng tiến độ. Bạn phải, do đó, được tổ chức tốt cho mình. May mắn thay, tổ chức có thể học được. Có những kỹ thuật cụ thể mà bạn có thể thích nghi để làm cho việc sử dụng thời gian của bạn hiệu quả hơn và để giữ cho cuộc sống của bạn và của người quản lý của bạn theo thứ tự.
Giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói
Bạn sẽ phải hiểu và làm theo hướng dẫn, và bạn sẽ phải truyền tải thông tin rõ ràng và trung thực. Tùy thuộc vào chi tiết vị trí của bạn, bạn cũng có thể phải chào đón khách hàng, trả lời thư từ hoặc tạo báo cáo và bản trình bày. Tất cả các nhiệm vụ này đòi hỏi kỹ năng giao tiếp hàng đầu bao gồm nói và viết, nghe và đọc.
Độ chính xác và chú ý đến chi tiết
Chú ý đến từng chi tiết là một thành phần quan trọng của cả việc tổ chức và giao tiếp tốt.
Sự mơ hồ hoặc không chính xác tạo ra sự kém hiệu quả ở mức tốt nhất, và cũng có thể gây ra những sai lầm nghiêm trọng hoặc xa lánh đồng nghiệp của người quản lý của bạn.
Kiến thức về phần mềm có liên quan
Phần mềm nào bạn sẽ phải xử lý có thể khác nhau, nhưng có khả năng sẽ bao gồm xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu, lịch, xuất bản trên máy tính và PowerPoint hoặc một thứ tương đương. Có thể cung cấp hỗ trợ kỹ thuật tối thiểu là một lợi thế. Bạn có thể phải đánh giá một số chương trình và ứng dụng khác nhau để tự chọn cho mình những công cụ tốt nhất để đạt được mục tiêu của người quản lý của bạn. Luôn luôn, công việc của bạn là làm cho công việc của người quản lý của bạn dễ dàng hơn và đơn giản hơn, và điều đó có thể đòi hỏi nhiều vấn đề giải quyết vấn đề hậu trường.
Quyết định và quyết định
Là một trợ lý cá nhân, bạn sẽ thường xuyên được tiếp xúc với tài liệu nhạy cảm, từ bí mật thương mại đến thông tin cá nhân cao mà bạn sẽ cần phải giữ bí mật.
Một kỹ năng liên quan là khéo léo, khả năng phản ứng nhẹ nhàng hoặc không hề chút nào với thông tin mà người khác có thể thấy khó khăn hoặc lúng túng. Bạn phải, nói cách khác, là một người an toàn để người quản lý của bạn dễ bị tổn thương. Sau khi tất cả, chỉ có bạn sẽ biết bao nhiêu hỗ trợ họ cần.
Danh sách kỹ năng trợ lý cá nhân
Kỹ năng hành chính
Những kỹ năng này thường là một phần của mô tả công việc cho một trợ lý cá nhân hoặc là kỹ năng có giá trị gia tăng. Chủ nhân của bạn có thể cần một người có thể làm những nhiệm vụ này cho cô ấy.
- Hành chính
- Cuộc hẹn
- Thư tín
- Errands
- Sự kiện
- Lập kế hoạch sự kiện
- Nộp hồ sơ
- Thủ tục thực hiện
- Duy trì lịch biểu
- Cuộc họp
- Quản lý văn phòng
- Quản lý dự án
- Nghiên cứu
- Lập kế hoạch
- Lấy chính tả
- Nhận tin nhắn
- Ghi chú
- Sắp xếp chuyến đi
- Lập kế hoạch du lịch
Kỹ năng giao tiếp
Là một trợ lý cá nhân, tất cả các khía cạnh của truyền thông đều quan trọng đối với công việc. Hãy sẵn sàng để thể hiện trải nghiệm hoặc đào tạo của bạn.
- Trả lời điện thoại
- Giao tiếp
- Chào mừng khách truy cập
- Xử lý yêu cầu
- Mạng
- Giao tiếp phi ngôn ngữ
- Cuộc gọi sàng lọc
- Giao tiếp bằng lời nói
- Truyền thông viết
Kỹ năng tài chính
Bạn có kinh nghiệm hoặc đào tạo cho những nhiệm vụ này?
- Kế toán
- Ngân sách
- Thu mua
- Tìm nguồn cung ứng
- Mua sắm
Kỹ năng công nghệ
Bạn có thể sử dụng các nền tảng và thiết bị khác nhau và thực hiện khắc phục sự cố cơ bản không?
- Máy tính (PC, Mac, máy tính bảng)
- Quản lý cơ sở dữ liệu
- Microsoft Office
- Chuẩn bị thuyết trình
- Báo cáo
- Xử lý văn bản
Kỹ năng làm chủ cá nhân
Những kỹ năng này thường là một phần của tính cách của bạn. Hiển thị cách bạn đã sử dụng chúng và phát triển chúng.
- Bảo mật
- Ngoại giao
- Tùy ý
- Mềm dẻo
- Interpersonal
- Đa nhiệm
- Cơ quan
- Thái độ tích cực
- Giải quyết vấn đề
- Thái độ chuyên nghiệp
- Tự động
- Team Player
- Quản lý thời gian
- Làm việc độc lập
Nếu bạn chưa từng sử dụng những kỹ năng này ở một công việc trước đây, hãy xem cách bạn đã phát triển chúng trong công việc tình nguyện hoặc công việc không được trả lương hoặc sử dụng chúng trong cuộc sống cá nhân của bạn. Bạn có sử dụng những kỹ năng này như là một phần của cộng đồng đức tin hay cho một dự án sinh viên ở trường không? Bạn đã phát triển các kỹ năng như một phần của một đội thể thao hay môn thể thao cá nhân? Trải nghiệm đó cũng có thể có giá trị và giúp bạn trở thành ứng cử viên tốt hơn cho vị trí đó.
Tiếp tục trợ lý cá nhân mẫu
Trong bản lý lịch mẫu tiếp theo được thiết kế cho một Trợ lý Cá nhân, hãy lưu ý một số kỹ năng được đề cập ở trên được kết hợp vào văn bản - đặc biệt là "Tóm tắt Chứng chỉ" ban đầu.
Karen O'Dell
2704 Hill Street
Columbia, MO 65203
karenodell@myemail.com
Điện thoại di động: 870.123.4567
Trợ lý riêng
Trợ lý cá nhân được định hướng chi tiết và được tổ chức rất tốt trong việc cung cấp hỗ trợ liền mạch cho các giám đốc điều hành cấp C. Hoàn hảo và độc lập thực hiện các kế hoạch hành chính, hẹn và lập kế hoạch du lịch, mua sắm và lập kế hoạch sự kiện với hiệu quả không cần thiết. Năng lực cốt lõi:
- Hành chính : Xử lý dữ liệu nhạy cảm và xử lý tất cả các thư từ và chính tả với tính toàn vẹn và bảo mật chưa được xác nhận. Đảm bảo môi trường không căng thẳng cho việc ra quyết định điều hành bằng cách chủ động phối hợp các cuộc họp và các sự kiện đặc biệt và giải quyết các biến chứng trong các giai đoạn hình thành.
- Truyền thông: Dễ dàng xây dựng mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan dự án cả trực tiếp và bằng văn bản. Chuyên nghiệp trong mạng ngoại giao giữa các bên để đảm bảo thực hiện chất lượng các dự án và sự kiện.
- Quản trị tài chính: Có thể thúc đẩy giáo dục trong kế toán để cân đối chính xác sách và thực hiện các chức năng ngân sách và mua hàng.
- Điểm mạnh: Tích cực và chuyên nghiệp trong phong thái, với khả năng thấm nhuần niềm tin và sự tham gia của người khác. Các thành phần kỹ thuật bao gồm Microsoft Office Suite, QuickBooks và Adobe Creative Suite. Thông thạo tiếng Tây Ban Nha.
Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Trợ lý cá nhân cho Tổng thống (20XX đến nay)
Cung cấp hỗ trợ hành chính và cá nhân toàn diện cho người sáng lập công ty tư vấn tài chính boutique, với phạm vi trách nhiệm bao gồm chính tả, thư từ, quản lý văn phòng, quan hệ nhà cung cấp, lên lịch hẹn, phối hợp du lịch và chức năng lập kế hoạch sự kiện.
- Đã lên kế hoạch cho tất cả các chi tiết cho các sự kiện quan hệ khách hàng thành công cao bao gồm các kỳ nghỉ cuối tuần tại sân golf và tennis, hội thảo về lập kế hoạch tài chính và các bữa tiệc cổ đông.
- Các nhà cung cấp dịch vụ du lịch và giải trí tiết kiệm và được bảo đảm, giảm chi phí đi lại 15%.
- Sử dụng Adobe Creative Suite để tạo các tài liệu quảng cáo tiếp thị trực quan mới và bản tin hàng tháng.
Kế toán Creekside, Columbia, MO
Trợ lý hành chính (20XX đến 20XX)
Được dùng làm trợ lý hành chính cho nhóm ba CPA. Khách hàng thân thiết và thu thập thông tin tài chính và liên hệ cá nhân; các tệp khách hàng được tổ chức. Theo lịch trình và ghi chép tại các cuộc họp, xử lý tiếp nhận điện thoại và xử lý thư từ.
- Thường xuyên được khen ngợi bởi cả khách hàng và người sử dụng lao động cho thái độ vui vẻ và sự chú ý mạnh mẽ đến từng chi tiết.
- Giúp đào tạo cả khách hàng và nhân viên mới sử dụng phần mềm quản lý thuế độc quyền.
Giáo dục
BS trong quản trị kinh doanh (Tiểu bộ: Kế toán); 3,52 GPA
Đại học Missouri, Columbia, MO
Đội Tennis, Kappa Alpha Theta Sorority, Toastmasters Club, năm ở nước ngoài ở Madrid, Tây Ban Nha