Ví dụ về Kỹ năng quản lý thời gian cho hồ sơ,
Tại sao nhà tuyển dụng muốn kỹ năng quản lý thời gian mạnh mẽ
Nhân viên quản lý thời gian của họ tốt sẽ hiệu quả hơn, hiệu quả hơn và có nhiều khả năng đáp ứng thời hạn hơn.
Họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và thời gian nhạy cảm nhất và hạn chế lượng thời gian lãng phí vào các nhiệm vụ không cần thiết.
Quản lý thời gian hiệu quả yêu cầu nhân viên phân tích khối lượng công việc của họ, chỉ định mức độ ưu tiên và duy trì sự tập trung vào nỗ lực sản xuất. Nhân viên là người quản lý thời gian tuyệt vời có thể loại bỏ phiền nhiễu và tranh thủ sự hỗ trợ từ các đồng nghiệp để giúp hoàn thành mục tiêu của họ.
Trong một cuộc phỏng vấn việc làm
Kỹ năng quản lý thời gian, giống như các kỹ năng mềm khác, đang có nhu cầu. Người phỏng vấn sẽ đặt câu hỏi để đánh giá khả năng quản lý thời gian của bạn và thời gian của nhóm của bạn nếu bạn có vai trò giám sát.
Xem lại các câu hỏi phỏng vấn quản lý thời gian trước khi phỏng vấn công việc của bạn, vì vậy bạn đã sẵn sàng trả lời bằng các ví dụ cụ thể về cách bạn quản lý hiệu quả khối lượng công việc của mình.
Ngoài ra, hãy xem lại các kỹ năng quản lý thời gian này để biết các ý tưởng về những gì cần chia sẻ với các nhà tuyển dụng tiềm năng.
Kỹ năng quản lý thời gian hàng đầu
Ưu tiên
Nó thường là không thể làm tất cả các đơn mà bạn cần và muốn làm tất cả cùng một lúc, nhưng nếu bạn ưu tiên tốt, bạn sẽ có thể hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất trong một trật tự có ý nghĩa.
Khi chỉ định mức độ ưu tiên, hãy xem xét các yếu tố như khi mỗi công việc cần được thực hiện, mất bao lâu, mức độ quan trọng đối với những người khác trong tổ chức, điều gì có thể xảy ra nếu một công việc không được thực hiện và liệu công việc có thể bị gián đoạn hay không bởi sự cần thiết phải chờ đợi cho người khác.
Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là quan trọng, và không chỉ vì một số nhiệm vụ phải được thực hiện tại thời điểm cụ thể.
Lên lịch ảnh hưởng đến ngày, tuần, tháng của bạn, cũng như những người khác, dự án của họ và kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của họ cho các dự án và nhiệm vụ. Hầu hết mọi người cũng có thời gian cụ thể trong ngày khi họ ngày càng ít năng lượng hơn và trở nên hiệu quả hơn khi họ lên lịch cho phù hợp. Lịch trình có thể là một cách hay để tránh trì hoãn.
Giữ một danh sách việc cần làm
Các danh sách việc cần làm (được ưu tiên và tích hợp đúng với lịch trình của bạn) là cách tuyệt vời để tránh quên điều gì đó quan trọng. Họ cũng là một cách tuyệt vời để tránh dành cả ngày để suy nghĩ về mọi thứ bạn phải làm. Nhiệm vụ ghi nhớ có năng lượng, và suy nghĩ về tất cả mọi thứ bạn phải làm cả tuần có thể mệt mỏi và áp đảo. Chia tất cả các tác vụ cần thiết thành danh sách cho mỗi ngày và bạn sẽ không phải lo lắng về bất kỳ tác vụ nào nữa. Chỉ cần nhìn vào danh sách ngày hôm nay.
Nghỉ ngơi
Nghỉ ngơi, mặc dù nó có vẻ mâu thuẫn, là một kỹ năng quản lý thời gian quan trọng. Mặc dù làm việc nhiều giờ hoặc bỏ qua nghỉ đôi khi có thể cải thiện năng suất trong ngắn hạn, sự kiệt sức của bạn sau này sẽ đảm bảo rằng năng suất trung bình của bạn thực sự giảm xuống. Ngoại trừ trường hợp khẩn cấp hiếm hoi, điều quan trọng là để chống lại sự cám dỗ để làm việc quá mức.
Bao gồm thời gian nghỉ cần thiết và thời gian nghỉ hợp lý trong lịch biểu của bạn.
Phái đoàn
Tùy thuộc vào loại công việc bạn làm, bạn có thể ủy nhiệm một số nhiệm vụ . Biết những gì để ủy nhiệm và khi nào là một kỹ năng. Một số người chống lại việc ủy thác, hoặc vì họ muốn duy trì quyền kiểm soát hoặc vì họ muốn tiết kiệm tiền bằng cách không thuê người giúp việc. Cả hai cách tiếp cận cuối cùng đều làm tổn thương năng suất và tăng chi phí.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nếu bạn thực hành quản lý thời gian một cách chăm chỉ và vẫn không thể hoàn thành mọi thứ, bạn có thể đang cố gắng làm quá nhiều. Nó là tốt hơn để thành công ở một vài nhiệm vụ hơn là cố gắng và sau đó thất bại ở nhiều.
Ví dụ về kỹ năng quản lý thời gian tại nơi làm việc
A - E
- Điều chỉnh kế hoạch thay đổi hoàn cảnh
- Phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể
- Phân tích quy trình và chọn cách đơn giản nhất để hoàn thành một tác vụ
- Yêu cầu giúp đỡ khi bị choáng ngợp với nhu cầu
- Sự quyết đoán để nói không với những yêu cầu không thích hợp làm sao lãng trách nhiệm trung tâm
- Tấn công các nhiệm vụ phức tạp hơn khi bạn có năng lượng và nồng độ cao nhất
- Kiểm tra thời gian được sử dụng
- Tránh nói chuyện quá mức với đồng nghiệp
- Tránh trì hoãn; hành động thay vì lo lắng
- Phá vỡ các mục tiêu rộng hơn thành các phần nhỏ hơn và tập trung vào một bước tại một thời điểm
- Chia nhỏ các dự án thành các phần có thể quản lý
- Tạo danh sách “cần làm” hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng
- Tạo lịch biểu
- Ủy thác các nhiệm vụ thường xuyên hơn cho nhân viên cấp thấp hơn
- Ăn uống tốt để duy trì năng lượng
- Loại bỏ thời gian lãng phí
- Tập thể dục và tham gia vào các hoạt động giảm stress khác trong thời gian giải trí để tối đa hóa năng lượng khi làm việc
F - Z
- Tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc họp hiệu quả; gắn bó với khung thời gian cho các cuộc họp
- Nhóm các tác vụ tương tự lại với nhau để giới hạn thời gian chuyển đổi
- Duy trì một khu vực làm việc có tổ chức
- Đa nhiệm ; chuyển dịch trơn tru từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác
- Sự cởi mở với những cách làm việc hiệu quả hơn
- Sắp xếp các tệp kỹ thuật số để dễ dàng truy xuất
- Lập kế hoạch cho ngày của bạn vào đêm trước hoặc điều đầu tiên vào buổi sáng
- Ưu tiên các yêu cầu và yêu cầu
- Ưu tiên danh sách các dự án và tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn với thời hạn sử dụng nhanh hơn
- Đúng giờ
- Đặt điện thoại di động sang một bên để loại bỏ sự mất tập trung của các tin nhắn cá nhân trừ khi cần thiết cho công việc
- Xem xét hiệu suất và loại bỏ độ lệch khỏi các mức độ ưu tiên
- Đặt mục tiêu hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng
- Thiết lập các tiêu chuẩn thực tế về chất lượng và tránh sự hoàn hảo
- Đặt thời gian cụ thể để trả lời email
- Nghỉ ngắn để phục hồi năng lượng
- Chạm vào từng mẩu giấy hoặc đọc từng email một lần, bất cứ khi nào khả thi