Danh sách kỹ năng trợ lý điều hành và ví dụ

by Alison Doyle

Kỹ năng quan trọng cho hồ sơ, thư xin việc và phỏng vấn

Trợ lý điều hành tương tự như trợ lý hành chính hoặc thư ký ở chỗ tất cả họ đều hỗ trợ công việc của người khác - thường là người điều hành - bằng cách xử lý hoặc giám sát nhiệm vụ văn phòng. Sự khác biệt là một trợ lý điều hành đặc biệt là nhân viên văn phòng cao cấp cho một giám đốc điều hành hàng đầu. Điều đó có nghĩa là giám sát và đào tạo nhân viên văn phòng khác, và cũng giải quyết các nhiệm vụ có thể có ảnh hưởng đáng kể đến sự thành công của công ty.

Trong khi nhiều công ty mong đợi trợ lý điều hành đã hoàn thành một số môn học đại học có liên quan, ít yêu cầu một mức độ. Kinh nghiệm làm việc có liên quan rộng rãi là quan trọng hơn, lý tưởng là vài năm làm trợ lý điều hành hoặc hành chính.

Trợ lý điều hành nhiệm vụ

Nhiệm vụ trợ lý điều hành bao gồm các nhiệm vụ tương tự như trợ lý hành chính: thực hiện và chấp nhận các cuộc gọi điện thoại; gửi bản ghi nhớ, email và thư thay mặt cho người điều hành; tiếp nhận khách truy cập và lập lịch xử lý. Nhưng họ cũng đóng vai trò như một người gác cổng, đưa ra quyết định về việc ai sẽ được tiếp cận với giám đốc điều hành và thông tin mà người điều hành nhận được.

Họ thường tiến hành nghiên cứu và chuẩn bị các báo cáo ảnh hưởng đến chính sách của công ty. Những trách nhiệm này có nghĩa là các trợ lý điều hành phải hiểu rõ công việc của chủ nhân của họ. Kết quả là, những công nhân này cũng có thể đóng vai trò liên lạc giữa giám đốc điều hành và các nhân viên văn phòng còn lại.

Cách sử dụng Danh sách kỹ năng

Hãy chắc chắn để viết thư xin việc của bạn và tiếp tục để làm nổi bật các kỹ năng mà nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn muốn. Bạn có thể sử dụng danh sách sau đây để có ý tưởng về những kỹ năng mong muốn này, nhưng hãy nhớ luôn luôn đọc kỹ mô tả công việc, bởi vì không phải tất cả các công ty đều tìm kiếm điều tương tự trong một trợ lý điều hành.

Ngoài ra, hãy kiểm tra các kỹ năng biên soạn của chúng tôi được liệt kê theo công việc và các loại kỹ năng . Trong khi chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn của bạn, hãy lên kế hoạch đưa ra các ví dụ về những thời điểm cụ thể mà bạn đã thể hiện các kỹ năng khác nhau mà nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn muốn.

Ví dụ về kỹ năng trợ lý điều hành

Danh sách sau đây không đầy đủ, và các kỹ năng cần thiết có thể thay đổi đôi chút từ công ty này sang công ty khác, hoặc thậm chí từ văn phòng này sang văn phòng khác trong cùng một công ty. Tuy nhiên, hầu hết các kỹ năng quan trọng và được tìm kiếm nhất mà một trợ lý điều hành tiềm năng phải có ở đây.

Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói
Một cách để suy nghĩ về vai trò trợ lý điều hành là, trên thực tế, là một chuyên gia về giao tiếp. Một phần quan trọng của công việc bao gồm giao tiếp và phối hợp với mọi người trong toàn công ty, và đôi khi với khách hàng, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh. Khả năng chuyên nghiệp, rõ ràng, rõ ràng và chính xác, cả bằng lời nói và bằng văn bản, đứng đầu danh sách các yêu cầu về kỹ năng giao tiếp hoàn hảo .

Kỹ năng tin học
Trợ lý điều hành cần nhiều hơn trình độ đơn giản với các chương trình xử lý văn bản và bảng tính. Các kỹ năng cần thiết trên máy tính cũng bao gồm khả năng thiết lập và duy trì hệ thống email, hệ thống chia sẻ tệp và lịch cũng như thành thạo với phần mềm thống kê, phần mềm xuất bản và cơ sở dữ liệu.

Là một chuyên gia hỗ trợ kỹ thuật của riêng mình luôn luôn là một cộng, đặc biệt là kể từ khi trợ lý điều hành thường được dự kiến sẽ làm tất cả mọi thứ từ sửa chữa máy in để đề xuất phần mềm mới.

Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ cũng là một điều cần thiết để tương tác với khách hàng, đào tạo các nhân viên hành chính khác, và làm việc với các CEO và các nhà quản lý cấp cao nhất. Vì trợ lý điều hành thường xử lý thông tin nhạy cảm của công ty, điều quan trọng là không chỉ có thể duy trì tính bảo mật thích hợp mà còn phải luôn hành xử theo cách gợi ý và toàn vẹn cá nhân. Trong ngắn hạn, nó là cần thiết để truyền cảm hứng cho sự tin tưởng.

Quản lý thời gian
Một trợ lý điều hành cần không chỉ để xử lý thời gian của mình tốt mà còn của ông chủ. Điều đó có nghĩa là phối hợp các nhu cầu và nhu cầu của nhiều người để tạo ra một lịch trình khả thi và sau đó thường xuyên thay đổi lịch trình đó trong thông báo ngắn khi các tình huống thay đổi.

Công việc cũng có thể bao gồm khéo léo đảm bảo các điều hành vẫn đúng tiến độ, mà không bị phân tâm.

Kỹ năng nghiên cứu
Nghiên cứu chính nó là một kỹ năng, đòi hỏi sự quen thuộc với nhiều công cụ tìm kiếm cũng như các nguồn thông tin có liên quan trong các lĩnh vực cụ thể mà công ty quan tâm. Không có những khả năng này, một trợ lý điều hành sẽ không thể chuẩn bị các báo cáo mà các nhà điều hành cần.