Với một bộ báo chí hiệu quả, bạn thực sự có thể nổi bật.
Bạn có thể đã nghe thuật ngữ "press kit" đang được sử dụng trong các cơ quan quảng cáo và PR, và thậm chí có thể đã nhận được một bộ báo chí cho một cái gì đó. Mặc dù hình thức và chức năng của một bộ báo chí có thể thay đổi rất nhiều theo ngành, nhưng định nghĩa được chấp nhận của một công cụ là:
"Một gói tài liệu quảng cáo được cung cấp cho các thành viên báo chí để tóm tắt chúng, đặc biệt là về sản phẩm, dịch vụ hoặc ứng cử viên".
Đó thực sự là một thuật ngữ rộng lớn mặc dù, và nếu đó là tất cả những gì bạn phải tiếp tục, bạn sẽ không tạo ra các bộ dụng cụ báo chí có tác động mà chúng được cho là.
Vì vậy, chúng ta hãy nhìn sâu hơn một chút vào các thành phần thực tế có thể tạo nên một bộ báo chí và cách lắp ráp bộ sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn để có cơ hội quảng bá miễn phí, còn được gọi là phương tiện kiếm được. Nếu bạn làm đúng bộ công cụ báo chí, bạn sẽ thấy số tiền lớn hơn số lần đầu tư ban đầu của bạn nhiều lần, đặc biệt nếu bộ công cụ phát sóng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn trên các đài tin tức hoặc đăng ký trực tuyến và tạp chí tuyệt vời.
Tạo bộ báo chí của bạn
Không có quy tắc cuốn sách về việc tạo ra bộ dụng cụ báo chí nói rằng những thành phần bạn phải bao gồm. Bộ dụng cụ báo chí của bạn sẽ thay đổi dựa trên những gì bạn đang sử dụng PR để quảng bá và loại địa điểm nơi bạn sẽ phân phối bộ báo chí của mình. Hầu hết các bộ dụng cụ báo chí được gửi đi, thường là cho những người có trợ lý quản trị, và đó là công việc của bạn để làm một bộ báo chí đủ thú vị để vượt qua người đó. Nội dung và bản trình bày, rất quan trọng.
Vì vậy, những gì bạn bao gồm là một quyết định rất quan trọng bởi vì một bộ báo chí là một cách dễ dàng để đưa sự chú ý vào bạn hoặc doanh nghiệp của bạn.
Bạn thậm chí có thể nghĩ về nó như là công cụ biên soạn số lần truy cập lớn nhất của công ty bạn, bởi vì bạn đang biên dịch thông tin mà bạn muốn các phương tiện truyền thông biết về bạn và các sản phẩm và dịch vụ của bạn thành một gói gọn gàng. Có nói rằng, các thành phần bộ báo chí chính bạn sẽ muốn xem xét là:
1. Thông cáo báo chí
Thông cáo báo chí của bộ báo chí của bạn thông báo toàn bộ ý tưởng.
Nếu bạn có một sản phẩm mới, bộ báo chí sẽ giúp giới thiệu nó. Nếu công ty của bạn đang hợp nhất với một công ty khác, thì hãng báo chí sẽ vô địch nó.
Bạn có thể bao gồm nhiều thông cáo báo chí trong bộ báo chí của mình hoặc bạn có thể phát hành thông cáo báo chí trước khi bộ công cụ hết. Ví dụ: bộ công cụ báo chí thương mại có thể chứa thông cáo báo chí hợp nhất công ty, ba thông cáo báo chí sản phẩm mới và thông cáo báo chí công bố một CEO mới.
Một lời cảnh cáo; không đóng gói bộ báo chí của bạn với nhiều hơn một thông cáo báo chí chỉ vì bạn có thể. Nếu bạn đang gửi một bộ báo chí đến một trình soạn thảo, bạn sẽ chỉ cần một thông cáo báo chí. Nếu bạn đang đưa ra bộ báo chí của bạn tại một triển lãm thương mại, nhiều thông cáo báo chí bên trong không phải là hiếm. Nhưng hãy nhớ, càng có nhiều bạn bao gồm, càng có nhiều công việc bạn đang làm cho mọi người làm. Bạn muốn làm cho công việc của họ dễ dàng nhất có thể.
2. Thư tóm tắt / Mục lục
Điều này đặc biệt hữu ích cho bất kỳ loại bộ báo chí nào bao gồm rất nhiều yếu tố khác nhau, nhưng không kém phần quan trọng. Thư của bạn có thể được gửi đến các phương tiện truyền thông cảm ơn họ vì sự quan tâm của họ đối với công ty của bạn, và sau đó bạn có thể cung cấp một bản tóm tắt về những gì được đưa vào.
Hãy đảm bảo đặt tên và thông tin liên hệ của phương tiện truyền thông của bạn, xóa trên trang này vì đây sẽ là thông tin đầu tiên mà họ sẽ thấy.
Tất cả các yếu tố này giúp nội dung của bạn kết hợp với nhau và cảm thấy được tổ chức hơn nhiều so với các giấy tờ và các mẫu được nhồi ngẫu nhiên vào một thư mục.
3. Một Brochure
Chuyên gia PR sử dụng bộ dụng cụ báo chí để thông báo một sản phẩm mới, nhưng bạn cũng có thể bao gồm tờ rơi của bạn. Tài liệu quảng cáo đặc biệt hữu ích để giải thích sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn bên ngoài một thông cáo báo chí đơn giản. Đó là một điều để tạo ra một bộ báo chí cho một loại snack sức khỏe mới; đó là một cái gì đó hoàn toàn khác để tạo ra một bộ báo chí mang đến một sản phẩm tài chính mới cho thị trường đầu tư.
Đối với bộ báo chí thương mại, bạn có thể bao gồm một số tài liệu quảng cáo cung cấp cho người biên tập / phóng viên một lượng lớn thông tin về sản phẩm / dịch vụ của bạn. Điều này giúp họ xác định xem họ thậm chí muốn bao gồm những gì bạn đang cung cấp cho tiếp xúc với phương tiện truyền thông miễn phí.
4. mẫu sản phẩm
Nếu sản phẩm của bạn đủ nhỏ và bạn có thể đủ khả năng để làm như vậy, bạn nên đặt một mẫu bên trong bộ báo chí.
Điều này cho phép các biên tập viên và các phóng viên cơ hội tự mình thử nghiệm sản phẩm đó và cho nó một ngón tay cái hoặc ngón tay cái.
Nếu sản phẩm của bạn quá lớn và bạn sẽ tổ chức một cuộc biểu tình tại cơ sở của mình, hãy bao gồm thông tin đó để người biên tập / phóng viên có thể đến vị trí của bạn và nắm tay họ trên sản phẩm của bạn. Hoặc nếu gian hàng trưng bày thương mại của bạn có bản trình diễn, đó là một cách tuyệt vời để cung cấp cho một lượng lớn người chỉnh sửa và phóng viên từ khắp nơi trên quốc gia một cách để xem sản phẩm của bạn hoạt động.
Nếu bạn chỉ có thể gửi một vài mẫu ra, hãy tạo một thư gửi báo chí theo từng cấp. Tầng trên cùng chỉ có thể bao gồm từ 5 đến 10 khách hàng tiềm năng, nhưng chúng sẽ là quan trọng nhất. Họ nhận được các mặt hàng thực tế. Các tầng khác nhận được ít hơn, dựa trên ảnh hưởng của chúng. Một số đơn giản có thể nhận được bưu thiếp hoặc thư bao gồm thông tin cơ bản.
5. Bảo hiểm báo chí trước đây
Nếu trước đây bạn đã nhận được bảo hiểm phương tiện miễn phí, bạn có thể bao gồm một trang tính chi tiết các phương tiện truyền thông đó. Một số công ty muốn bao gồm các bản sao của các bài viết được viết về chúng trong bộ báo chí của họ và điều đó làm tăng thêm mức độ tin cậy cho chiến dịch. Chỉ cần không đi quá. Việc công bố những thành công trong quá khứ là một chuyện, nhưng một phiên khoe khoang là việc xuất phát.
Nếu bạn đang bao gồm các bài viết, một vài trang sẽ có nhiều nội dung hơn cho bộ báo chí của bạn. Xác định nếu một tờ đơn giản xác định các cửa hàng này thay vào đó sẽ tốt hơn phục vụ bộ báo chí của bạn và biên tập viên / phóng viên.
6. Tờ thông tin
Đây có thể là một bổ sung tuyệt vời cho bộ công cụ báo chí vì nó chi tiết các tính năng, lợi ích và thông tin cụ thể khác theo cách giáo dục phóng viên hoặc biên tập viên về công ty và / hoặc sản phẩm của bạn với thông tin truy cập nhanh. Các tờ thông tin có thể được sử dụng cho việc ra mắt sản phẩm, các bộ dụng cụ báo chí về việc thuê mới , các hội thảo tin tức và các lĩnh vực khác mà bạn muốn cung cấp cho các biên tập sự kiện quan trọng mà họ có thể muốn sử dụng từng chữ.
7. Công ty Bối cảnh
Viết một trang lịch sử công ty có thể có giá trị cho các bộ dụng cụ báo chí hiện tại và tương lai. Nền tảng này nêu chi tiết sự khởi đầu của công ty bạn; từ nơi bạn đã đến, đến nơi bạn đang đi và kế hoạch mở rộng và phát triển sản phẩm của bạn. Hãy chắc chắn để cập nhật nó với những thành tựu gần đây và tin tức tốt khác trong lịch sử của bạn.
8. Executive Bios
Cho dù đó là một CEO mới , một giám đốc điều hành PR mới, hoặc một thành viên mới trong ban giám đốc của bạn, đây là nơi để thông báo cho mọi người về họ.
Bios điều hành, cùng với hình ảnh có độ phân giải cao, cung cấp cho người biên tập thông tin cơ bản cần thiết về những người đứng sau công ty. Một số ấn phẩm in một từ sinh học cho từ, do đó, viết sinh học theo quan điểm của người thứ ba chứ không phải là quan điểm của người đầu tiên. Và, nó đi mà không nói, chắc chắn rằng bios là chính xác và hiện tại. Nó có thể được xấu hổ để bao gồm thông tin liên lạc trên những người đã bỏ thuốc lá, hoặc được cho đi.
9. Bảng trích dẫn và câu hỏi thường gặp
Thông tin liên lạc của phương tiện truyền thông của bạn sẽ rất dễ dàng cho bất kỳ trình soạn thảo nào để tìm thêm câu hỏi về bộ báo chí của bạn. Nhưng một bảng trích dẫn (có các trích dẫn trực tiếp từ những người trong công ty của bạn) cũng có thể được sử dụng để cung cấp cho các biên tập viên báo giá bận rộn rằng họ cần hoàn thành một bài báo mà không cần theo dõi người PR của công ty.
Trang tính này có thể đưa ra các trích dẫn từ các giám đốc điều hành của bạn, các nhà phát triển sản phẩm và thậm chí cả liên hệ PR. Một tờ báo giá có thể trả lời những câu hỏi rõ ràng nhất mà một biên tập viên có khả năng có, và có thể được đưa vào một định dạng chuyên nghiệp và thông tin. Bạn muốn mỗi trích dẫn nhìn tốt trên giấy vì báo giá đó rất có thể sẽ được sử dụng nguyên văn trong in ấn.
10. Hi-Res hình ảnh trên một ổ đĩa Flash
Hình ảnh có liên quan đến bộ báo chí của bạn không? Nếu vậy, hãy chắc chắn rằng chúng là hình ảnh có độ phân giải cao, được lưu trữ trên một thiết bị đa phương tiện rất tiện dụng như ổ flash hoặc CD / DVD.
Bạn cũng có thể bao gồm các hình ảnh có độ phân giải cao trên trang web của bạn để các phương tiện truyền thông tải xuống. Chỉ cần chắc chắn bao gồm các liên kết trực tiếp đến thư viện hình ảnh của bạn trong tài liệu bộ tài liệu báo chí của bạn.
11. Đĩa CD, DVD, Ổ đĩa Flash, Phần mềm và Video
Những vật liệu này có thể tốn kém khi bạn tạo bộ dụng cụ báo chí với số lượng lớn. Họ có cần thiết không? Không phải luôn luôn. Nhưng hiệu quả của chúng phụ thuộc vào mức độ phù hợp của bạn.
Nếu bạn đang tạo một bộ báo chí cho một ban nhạc, một đĩa CD demo hoặc liên kết đến âm nhạc có thể tải xuống sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian hơn trong một bộ báo chí chứ không chỉ là bản phát hành thông báo. Nếu bạn đang cố gắng để có được bảo hiểm cho các trò chơi video của công ty bạn, một đĩa CD có một số phiên bản demo của tiêu đề mới của bạn là một cách tốt hơn để thu hút sự quan tâm của biên tập viên hơn năm thông cáo báo chí . Nếu bạn vừa mới mở một cơ sở sản xuất mới và bạn đang gửi tài liệu của mình cho các biên tập viên / phóng viên quá xa để đi du lịch, DVD có thể cung cấp chuyến tham quan qua video của cơ sở. Và, tất nhiên, khi công nghệ phát triển, do đó, phải bộ dụng cụ báo chí của bạn. Bạn có thể bao gồm mã QR đưa mọi người đến một trang web duy nhất, với thông điệp được điều chỉnh riêng cho họ.