Tại sao và ở đâu quản lý ma trận tạo nên cảm giác
Quản lý ma trận là lý tưởng cho việc chia sẻ tài năng và kỹ năng qua các ranh giới của bộ phận . Một trong những kịch bản phổ biến nhất để quản lý ma trận là khi một nhóm các cá nhân từ tất cả các chức năng khác nhau tổ chức theo người quản lý dự án để tạo ra một cái gì đó mới và độc đáo.
Khả năng rút ra khi các bộ kỹ năng đa dạng từ nhiều lĩnh vực tăng cường đội ngũ dự án tổng thể.
Phương pháp tiếp cận ma trận cho các dự án và sáng kiến khác thường ít tốn kém hơn so với việc thiết lập các nhóm dự án chuyên dụng, và sự đa dạng của các thành viên trong nhóm làm cho họ vượt trội hơn nhiều đội thuần túy chức năng.
Trường hợp quản lý ma trận không lý tưởng
Mặc dù có nhiều lợi ích tiềm năng cho cấu trúc nhóm linh hoạt này, nhưng có một số trường hợp mà nó không lý tưởng. Bao gồm các:
- Trường hợp sáng kiến đòi hỏi sự tự chủ và sự tập trung và cam kết lâu dài. Trong tình huống này, một cấu trúc đội ngũ chuyên dụng có nhiệm vụ vĩnh viễn có thể tối ưu.
- Trong trường hợp kỹ năng của một cá nhân là nhiệm vụ quan trọng đối với một chức năng cụ thể và việc chia sẻ cá nhân này sẽ làm giảm đáng kể hiệu quả của chức năng.
Các kiểu quản lý ma trận
Tùy thuộc vào sức mạnh của người quản lý dẫn đầu sáng kiến đa chức năng, có ba loại: ma trận mềm, ma trận trung bình và kiểu ma trận cứng của các đội.
Định dạng ma trận cứng tương tự như một đội ngũ chuyên dụng, nơi mà người quản lý và các thành viên trong nhóm có quyền tự chủ gần với sáng kiến của họ. Một dạng ma trận mềm thường có nghĩa là người quản lý chủ động phụ thuộc vào những người quản lý chức năng khác nhau của những người tham gia nhóm cho thẩm quyền ra quyết định.
Một hình thức vừa phải nằm giữa hai người này.
Những thách thức với quản lý ma trận
Mặc dù có nhiều lợi ích từ cách tiếp cận quản lý ma trận, cũng có những thách thức. Một số trong số này bao gồm:
- Tiềm năng cho những người tham gia bị mâu thuẫn giữa các nhà quản lý và ưu tiên khác nhau.
- Sự nhầm lẫn giao tiếp giữa và giữa các sáng kiến và chức năng.
- Mất rõ ràng về ai chịu trách nhiệm đánh giá hiệu suất .
- Mất rõ ràng về ai chịu trách nhiệm huấn luyện và phát triển nghề nghiệp.
- Căng thẳng khi người tham gia được kéo dài qua quá nhiều sáng kiến.
- Giảm hiệu quả so với các đội đã diễn ra trong một khoảng thời gian.
- Mất tổ chức hoặc học nhóm và trí nhớ nhóm vì cá nhân chỉ tham gia trong một thời gian ngắn.
- Tiềm năng cho các cá nhân được giao quá nhiều cho quá nhiều sáng kiến. Đôi khi rất khó để đánh giá năng lực hoặc khối lượng công việc của các cá nhân trong một tình huống ma trận.
Thành công như một nhân viên trong một tình huống quản lý ma trận:
Làm việc trong một môi trường ma trận có thể vừa bổ ích vừa bực bội. Việc bạn tiếp xúc với các sáng kiến và đồng nghiệp khác nhau hỗ trợ việc học tập và phát triển mối quan hệ. Tuy nhiên, điều quan trọng là một nhân viên, làm việc trong một ma trận, để hiểu cách tiếp cận của công ty bạn để đánh giá và phát triển của bạn.
- Làm rõ ai có trách nhiệm chính để đánh giá bạn.
- Làm rõ cách thức đầu vào của các nhà quản lý ma trận khác nhau của bạn (thường là người quản lý dự án) sẽ được ghi lại và phản ánh trong đánh giá hiệu suất của bạn.
- Duy trì một hộp thoại thông thường với người quản lý báo cáo của bạn để giữ cho anh ta / cô ấy được trình bày về tiến bộ và ưu tiên của bạn.
- Xác định các ưu tiên xung đột và thảo luận môi giới giữa các nhà quản lý khác nhau để làm rõ bất kỳ sự nhầm lẫn nào.
- Chủ động đề xuất hoặc khuyến khích người quản lý báo cáo của bạn đầu tư vào sự phát triển chuyên môn của bạn thông qua đào tạo, giáo dục và huấn luyện. Nhận được sự hỗ trợ của các nhà quản lý ma trận của bạn cho những nỗ lực này.
Ma trận quản lý dòng dưới cùng
Có những ưu và khuyết điểm đối với mọi cơ cấu quản lý và cách tiếp cận, và điều này đúng với việc quản lý ma trận. Nó không phải là lý tưởng trong mọi hoàn cảnh, và nó có thể tạo ra căng thẳng cho những người tham gia, nơi nhu cầu vượt quá thời gian, tài nguyên hoặc khả năng sắp xếp các ưu tiên.
Nó cũng có thể cung cấp quyền truy cập vào kiến thức chuyên môn trên cơ sở tạm thời. Cuối cùng, nó có thể hiệu quả về chi phí hơn là dựa vào các đội chuyên dụng. Thành công với quản lý ma trận đòi hỏi sự tham gia tích cực của tất cả các bên.