Một số câu hỏi chạy qua tâm trí của bạn:
- Làm cách nào để bắt đầu?
- Các bước cần thiết để di chuyển dự án từ lúc bắt đầu đến đóng cửa là gì?
- Làm thế nào để xây dựng một nhóm dự án hiệu suất cao?
- Tôi nhờ ai giúp đỡ trong quá trình này? Có một nhà tài trợ điều hành không?
Bài đăng này tập trung vào việc giúp bất kỳ ai mới dẫn đầu dự án , ủy ban hoặc nhóm sáng kiến cho một hoạt động duy nhất cho tổ chức. Cho dù bạn đang tổ chức một bữa tiệc kỳ nghỉ hay các sáng kiến phát triển sản phẩm mới hàng đầu, thì các công cụ và quy trình quản lý dự án tồn tại để giúp xác suất thành công của bạn cao hơn nhiều.
Đầu tiên, hãy hiểu 5 giai đoạn của quá trình dự án:
Trong khi tôi khuyến khích bạn đọc thêm về từng giai đoạn trong 5 chi tiết, hãy biết rằng chúng là:
- Bắt đầu: khởi động dự án.
- Lập kế hoạch: lập kế hoạch tất cả các công việc của dự án.
- Thi hành: thực sự thực hiện công việc.
- Quản lý và kiểm soát: tất cả công việc bạn làm trong dự án để theo dõi tiến độ.
- Kết thúc: hoàn thành và phân phối dự án và điều chỉnh nhóm.
Các bước này giống hệt nhau cho mọi dự án.
13 bước cơ bản cho Project Novice:
- Xác định phạm vi: Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong bất kỳ dự án nào là xác định phạm vi của dự án . Nó là gì bạn có nghĩa vụ phải thực hiện hoặc tạo ra? Mục tiêu của dự án là gì? Quan trọng không kém là xác định những gì không được bao gồm trong phạm vi dự án của bạn. Nếu bạn không có đủ định nghĩa từ sếp của mình, hãy tự làm rõ phạm vi và gửi lại lên lầu để xác nhận. Trong khi ví dụ là hơi tắt chủ đề kinh doanh, tất cả chúng ta có thể liên quan đến một tiệc cưới. Trong kế hoạch tiệc cưới, bạn có thể có phạm vi của bạn: chuẩn bị tiệc cưới cho 100 khách, hoàn chỉnh với bữa tối, quầy bar mở, bánh cưới và ban nhạc sống để khiêu vũ vào một ngày nhất định với chi phí không vượt quá 20.000 đô la.
- Xác định các nguồn lực sẵn có: Những người, thiết bị và tiền bạc nào bạn sẽ có sẵn cho bạn để đạt được các mục tiêu của dự án? Là người quản lý dự án, bạn thường sẽ không có quyền kiểm soát trực tiếp các tài nguyên này nhưng sẽ phải quản lý chúng thông qua quản lý ma trận .
- Hiểu thời gian: Khi nào dự án phải được hoàn thành? Khi bạn phát triển kế hoạch dự án của bạn, bạn có thể có một số linh hoạt trong cách bạn sử dụng thời gian trong dự án, nhưng thời hạn thường được cố định, như trong trường hợp tiệc cưới. Nếu bạn quyết định sử dụng giờ làm thêm để đáp ứng lịch biểu, bạn phải cân nhắc điều đó so với những giới hạn của ngân sách của bạn.
- Lắp ráp nhóm dự án của bạn: Thu hút mọi người vào nhóm của bạn và bắt đầu một hộp thoại. Họ là những chuyên gia kỹ thuật. Đó là lý do tại sao người giám sát chức năng của họ giao cho dự án. Công việc của bạn là quản lý nhóm.
- Chi tiết công việc, Phần 1: Các phần hoặc thành phần chính phải được tạo ra để hoàn thành dự án là gì? Ví dụ, tiệc cưới đòi hỏi ở mức cao: sảnh tiếp tân, thức ăn, đồ uống, bánh ngọt, khách và giải trí. Tất nhiên, mỗi mục lớn hơn có thể được chia thành nhiều mục bổ sung. Đó là bước tiếp theo.
- Chi tiết Công việc, Phần 2: Trong ví dụ về tiệc cưới của chúng tôi ở trên, bạn có thể có một nhóm hoặc một người phụ trách các thành phần khác nhau. Làm việc với các thành viên trong nhóm của bạn để đánh vần các chi tiết cần thiết để đạt được từng hạng mục chính. Người chịu trách nhiệm về thực phẩm phải hiểu các lựa chọn, giới hạn chi phí và thực hiện các lựa chọn hỗ trợ đạt được phạm vi . Liệt kê các bước nhỏ hơn trong mỗi bước lớn hơn. Có bao nhiêu cấp độ sâu bạn đi vào các bước chi tiết hơn và chi tiết hơn tùy thuộc vào kích thước và độ phức tạp của dự án của bạn.
- Phát triển một kế hoạch sơ bộ: Lắp ráp tất cả các bước của bạn vào một kế hoạch. Cách tốt nhất để làm điều này là sử dụng bảng ưu tiên xác định những mục nào phải đứng trước các mục khác. Thực hành quản lý dự án chính thức kêu gọi phát triển cái được gọi là sơ đồ mạng và xác định con đường quan trọng . Mặc dù điều này có thể vượt ra ngoài nhu cầu hoặc trình độ kiến thức của bạn, vấn đề cốt lõi là sắp xếp các hoạt động theo thứ tự đúng và sau đó phân bổ nguồn lực cho các hoạt động. Các câu hỏi cần hỏi bao gồm: Điều gì xảy ra trước? Bước tiếp theo là gì? Các bước nào có thể tiếp tục cùng lúc với các tài nguyên khác nhau? Ai sẽ làm từng bước? Làm cái đó mất bao lâu? Có rất nhiều gói phần mềm tuyệt vời có sẵn có thể tự động hóa rất nhiều chi tiết này cho bạn. Hỏi những người khác ở những vị trí tương tự những gì họ sử dụng.
- Tạo kế hoạch cơ bản của bạn: Nhận phản hồi về kế hoạch sơ bộ của bạn từ nhóm của bạn và từ bất kỳ bên liên quan nào khác. Điều chỉnh lịch trình và lịch làm việc của bạn để phù hợp với dự án vào thời gian có sẵn. Thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào đối với sơ đồ sơ bộ để lập kế hoạch cơ bản.
- Yêu cầu điều chỉnh dự án: Hầu như không bao giờ có đủ thời gian, tiền bạc hoặc tài năng được giao cho một dự án. Công việc của bạn là làm nhiều hơn với các nguồn lực hạn chế hơn mọi người mong đợi. Tuy nhiên, thường có những giới hạn được đặt trong một dự án đơn giản là không thực tế. Bạn cần phải làm cho trường hợp của bạn và trình bày nó cho ông chủ của bạn và yêu cầu những giới hạn không thực tế được thay đổi. Yêu cầu những thay đổi ở đầu dự án. Đừng chờ đợi cho đến khi nó gặp rắc rối để yêu cầu những thay đổi bạn cần. Tuy nhiên, nếu dự án của bạn liên quan đến một đám cưới, tôi không mong đợi để thành công yêu cầu nhiều thay đổi đáng kể!
- Làm việc Kế hoạch của bạn, nhưng đừng chết vì nó: Lập kế hoạch là quan trọng, nhưng kế hoạch có thể thay đổi. Bạn có một kế hoạch cho lái xe để làm việc mỗi buổi sáng. Nếu một giao lộ bị chặn bởi một tai nạn, bạn thay đổi kế hoạch của mình và đi theo một cách khác. Làm tương tự với kế hoạch dự án của bạn. Thay đổi chúng khi cần thiết nhưng luôn ghi nhớ phạm vi và tài nguyên.
- Theo dõi tiến độ của nhóm của bạn: Bạn sẽ đạt được ít tiến bộ khi bắt đầu dự án, nhưng sau đó bắt đầu theo dõi những gì mọi người đang làm. Điều đó sẽ giúp dễ dàng nắm bắt các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề.
- Tài liệu Mọi thứ: Lưu giữ hồ sơ. Mỗi lần bạn thay đổi kế hoạch cơ sở của mình, hãy viết ra thay đổi là gì và tại sao lại cần thiết. Mỗi khi một yêu cầu mới được thêm vào dự án, hãy ghi lại yêu cầu đến từ đâu và thời gian hoặc ngân sách được điều chỉnh như thế nào. Bạn không thể nhớ tất cả mọi thứ, vì vậy hãy viết chúng xuống để bạn có thể xem chúng tại phần đánh giá cuối dự án và học hỏi từ chúng.
- Giữ cho mọi người được thông báo: Giữ cho tất cả các bên liên quan của dự án được thông báo về tiến bộ tất cả cùng. Hãy cho họ biết về thành công của bạn khi bạn hoàn thành từng mốc quan trọng, nhưng cũng thông báo cho họ về các vấn đề ngay sau khi họ xuất hiện. Ngoài ra, hãy thông báo cho nhóm của bạn. Nếu các thay đổi đang được xem xét, hãy báo cho nhóm biết về những thay đổi này càng xa càng tốt. Đảm bảo mọi người trong nhóm biết được những gì mọi người khác đang làm.
Điểm mấu chốt
Bạn không phải là người quản lý dự án chính thức để lãnh đạo một sáng kiến dự án. Tuy nhiên, bạn nên áp dụng các công cụ và logic của quản lý dự án cho công việc làm rõ mục tiêu của bạn, nêu chi tiết công việc, xây dựng một nhóm và thực hiện và giám sát công việc. Thành công nhất!