Các yếu tố của quản lý dự án giải thích
Các dự án là một phương tiện hướng tới một mục tiêu, và mục tiêu cuối cùng sẽ đạt được.
Doanh nghiệp của bạn có thể chuyển sang dự án khác ... hay không. Nó có thể là mục tiêu một lần.
Các dự án thúc đẩy nhu cầu đang phát triển trong lực lượng lao động. Ước tính có hơn 15 triệu vị trí quản lý dự án mới sẽ được thêm vào toàn cầu vào năm 2020.
Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án không phải là toàn bộ hoạt động của công ty bạn. Nó chỉ là một phân đoạn, một kế hoạch chi tiết về cách bạn và doanh nghiệp của bạn sẽ đạt được một mục tiêu nhất định.
Thật dễ dàng để nói rằng bạn muốn đến Box A, vì vậy bạn sẽ thực hiện 25 bước theo hướng đó. Nhưng bạn cũng phải cân nhắc việc xem xét thời gian vào kế hoạch dự án của mình và bạn có thể phải làm việc trong phạm vi ngân sách. Bạn có thể thu thập dữ liệu 25 bước đó hoặc bạn có thể chạy bộ. Nó phụ thuộc vào tốc độ bạn phải đạt được để hoàn thành thành công dự án. Bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách đi bộ, hoặc bạn có thể thuê một người lái xe. Nó phụ thuộc vào ngân sách bạn đã dành cho dự án.
Không có cách tiếp cận, hệ thống hoặc kế hoạch phù hợp với mọi kích cỡ. Mỗi dự án bạn và công ty của bạn giải quyết rất có thể sẽ có dòng thời gian, mục tiêu và ngân sách riêng. Đó là lý do tại sao nó rất quan trọng để có một người quản lý dự án tài năng, hiểu biết tại chỗ để chạy chương trình.
Các yếu tố của một dự án
Người quản lý dự án thành công phải quản lý đồng thời bốn yếu tố cơ bản của một dự án: phạm vi, tài nguyên, thời gian và tiền bạc.
Các yếu tố này có liên quan và phải được quản lý với nhau nếu dự án và người quản lý dự án sẽ thành công.
- Phạm vi: Điều này liên quan đến kích thước, mục tiêu và yêu cầu của dự án.
- Tài nguyên: Bạn sẽ cần người, thiết bị và vật liệu tại chỗ.
- Thời gian: Điều này không chỉ giải quyết bao nhiêu thời gian dự án sẽ mất tổng thể. Nó phải được chia thành các thời lượng công việc, phụ thuộc và đường dẫn quan trọng.
- Tiền: Có nắm vững về chi phí, dự phòng và lợi nhuận.
Yếu tố quan trọng nhất: Phạm vi
Phạm vi dự án là định nghĩa về những gì dự án được cho là hoàn thành và ngân sách của thời gian và tiền bạc đã được tạo ra để đạt được những mục tiêu này. Bất kỳ thay đổi nào đối với phạm vi của dự án phải có thay đổi phù hợp về ngân sách, thời gian, tài nguyên hoặc cả ba.
Nếu phạm vi dự án là xây dựng một tòa nhà để chứa ba vật dụng với ngân sách 100.000 đô la, người quản lý dự án dự kiến sẽ làm điều đó. Nếu phạm vi được thay đổi thành một tòa nhà cho bốn vật dụng, người quản lý dự án phải có được sự thay đổi thích hợp về thời gian, tiền bạc và tài nguyên.
Tài nguyên
Có ba khía cạnh của sự hiểu biết và quản lý tài nguyên: con người, thiết bị và vật liệu.
Người quản lý dự án thành công phải quản lý hiệu quả các nguồn lực được giao cho dự án, bao gồm các thành viên của nhóm dự án , nhân viên nhà cung cấp và các nhà thầu phụ.
Anh ta phải đảm bảo rằng nhân viên của anh ta có các kỹ năng và công cụ cần thiết để hoàn thành công việc, và anh ta phải liên tục theo dõi xem anh ta có đủ người để hoàn thành dự án vào thời hạn không. Công việc của anh ta là đảm bảo rằng mỗi người hiểu nhiệm vụ và thời hạn của dự án.
Thành viên cao cấp của mỗi nhóm nhân viên báo cáo với người quản lý dự án khi anh ta quản lý nhân viên trực tiếp, nhưng nhân viên cũng có thể có người quản lý trực tiếp cung cấp chỉ dẫn kỹ thuật. Trong một tình huống quản lý ma trận như một nhóm dự án, công việc của người quản lý dự án là cung cấp hướng dự án cho các nhà quản lý tuyến. Quản lý các hợp đồng phụ lao động thường có nghĩa là quản lý đội ngũ lãnh đạo cho các công nhân thầu phụ, những người quản lý những công nhân đó.
Người quản lý dự án thường phải mua thiết bị và vật liệu và quản lý việc sử dụng của họ để nhóm có thể hoạt động hiệu quả.
Anh ta chịu trách nhiệm có thiết bị và vật liệu thích hợp ở đúng vị trí vào đúng thời điểm.
Thời gian
Ba yếu tố của quản lý thời gian thành công là nhiệm vụ, tiến độ và con đường quan trọng.
Xây dựng lịch trình dự án theo danh sách, theo thứ tự, tất cả các nhiệm vụ phải được hoàn thành. Một số phải được thực hiện tuần tự trong khi những người khác có thể chồng chéo hoặc được thực hiện song song. Chỉ định thời lượng cho mỗi tác vụ. Phân bổ các nguồn lực cần thiết. Xác định những người tiền nhiệm — những nhiệm vụ nào phải được hoàn thành trước những người khác — và những người kế nhiệm, những nhiệm vụ không thể bắt đầu cho đến khi sau khi hoàn thành mỗi nhiệm vụ khác. Khía cạnh này của quản lý dự án đôi khi được gọi là quản lý thác nước bởi vì một nhiệm vụ khác theo thứ tự nhiều hơn hoặc ít hơn tuần tự.
Phần mềm quản lý dự án có thể đơn giản hóa nhiệm vụ tạo và quản lý lịch dự án.
Một số tác vụ có chút linh hoạt trong ngày bắt đầu và ngày kết thúc bắt buộc của chúng. Điều này được gọi là "phao". Các nhiệm vụ khác không linh hoạt. Họ không nổi. Một dòng thông qua tất cả các nhiệm vụ với zero float được gọi là đường dẫn quan trọng . Tất cả các nhiệm vụ trên con đường này — và có thể có nhiều đường dẫn song song — phải được hoàn thành đúng hạn nếu dự án đến trước hạn chót của nó. Nhiệm vụ quản lý thời gian quan trọng của người quản lý dự án là theo dõi con đường quan trọng.
Tiền bạc
Ba cân nhắc trong quản lý tiền là chi phí, dự phòng và lợi nhuận.
Mỗi nhiệm vụ có một chi phí, cho dù đó là giờ lao động của một lập trình viên máy tính hay giá mua của một sân khối bê tông. Mỗi chi phí này được ước tính và tổng cộng khi chuẩn bị ngân sách dự án .
Một số ước tính sẽ chính xác hơn các ước tính khác. Do đó, ngân sách dự án nên bao gồm một khoản phụ cấp dự phòng - số tiền được bỏ ra trong ngân sách "chỉ trong trường hợp" chi phí thực tế của một mặt hàng là cực kỳ khác với ước tính.
Lợi nhuận là số tiền mà công ty muốn thực hiện từ công việc. Nó được đặt trên đầu trang của chi phí.
Vì vậy, ngân sách dự án bao gồm chi phí ước tính cộng với khoản dự phòng cộng với mọi lợi nhuận. Công việc của người quản lý dự án là giữ chi phí thực tế bằng hoặc thấp hơn chi phí ước tính và để tối đa hóa lợi nhuận mà công ty kiếm được trên dự án.
Quản lý dự án là một nghệ thuật và khoa học
Quản lý dự án thành công thực hiện. Những ý tưởng này có thể cung cấp cho bạn một sự hiểu biết cơ bản về quản lý dự án, nhưng xem xét nó chỉ là một khởi đầu. Nếu công việc hoặc con đường sự nghiệp của bạn bao gồm quản lý dự án và nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng của mình, hãy trao đổi với người quản lý dự án thành công, đọc và thực hành. Quản lý dự án có thể là một nghề rất bổ ích.