Trong bài viết này, chúng tôi khám phá những thách thức của các nhóm dự án kém hiệu quả cũng như các phương pháp tiếp cận mà các nhà lãnh đạo nhóm hàng đầu và các nhà quản lý dự án sử dụng để vượt qua các giai đoạn hình thành và bão của Tuckman.
Cảnh báo hợp lý: không có danh sách phép thuật nào “ làm những điều này và một đội tuyệt vời sẽ xuất hiện. ”Đây là công việc khó khăn đòi hỏi việc áp dụng cả khoa học đằng sau hiệu suất nhóm và nghệ thuật dẫn dắt người khác.
Năm Misfires thường gặp của các nhóm dự án mà cuộc đấu tranh
Dành thời gian quan sát và làm việc với các nhóm dự án đấu tranh và bạn sẽ nhận thấy nhiều lĩnh vực mà thông tin liên lạc bị hỏng và hiệu suất bị ảnh hưởng. Đào dưới bề mặt để tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ của sự kém hiệu quả, và năm vấn đề phổ biến này luôn xuất hiện.
1. Không có mục đích rõ ràng và mạ kẽm . Những người tham gia nhóm không biết tầm quan trọng của dự án và kết nối của nó với khách hàng hoặc tổ chức. Để dự án các thành viên trong nhóm, đây chỉ là "một dự án khác".
2. Khách hàng không có chỗ ngồi tại bàn. Sự thiếu rõ ràng xung quanh kết quả khách hàng trong một môi trường dự án sương mù, nơi các thành viên trong nhóm mò mẫm và vượt qua mọi thứ từ các yêu cầu đến thời gian và chi phí.
3. Quản lý dự án là hiện tại, nhưng lãnh đạo dự án bị thiếu trong hành động. Giá trị là mơ hồ hoặc không tồn tại. Trách nhiệm và trách nhiệm giải trình không được thiết lập tốt. Các công cụ và mẫu có sẵn, nhưng các kỹ năng mềm không có ở đâu được tìm thấy.
4. Vai trò không rõ ràng và không rõ ràng. Hiệu suất bị ảnh hưởng khi mọi người không hiểu vai trò của mình hoặc vai trò được các thành viên trong nhóm chơi.
5. Quá nhiều dự án theo đuổi quá ít tài nguyên. Trong các tổ chức kiểu quản lý ma trận ngày nay, các thành viên nhóm thường được phân phối trên nhiều sáng kiến. Khi các dự án sinh sôi nảy nở như sinh sản của thỏ, các thành viên trong nhóm đã nỗ lực tập trung để tập trung và làm công việc tốt nhất của họ.
Tám hành động bạn phải thực hiện để tạo nhóm dự án hiệu suất cao:
Mặc dù thật tuyệt khi tin rằng có một danh sách kiểm tra đơn giản để theo dõi để xây dựng một nhóm hiệu suất cao, cuộc sống, dự án và mọi người không dễ dàng như vậy. Những gợi ý dưới đây là “điều kiện tối thiểu cần thiết để thành công” hơn là “làm điều này và mọi thứ sẽ hoạt động.” Hãy nhớ rằng, xây dựng các đội tuyệt vời là sự pha trộn giữa khoa học tâm lý con người và khoa học thần kinh và nghệ thuật lãnh đạo. Sử dụng các ý tưởng có sức khỏe tốt làm nền tảng cho sự phát triển đội ngũ hiệu năng cao của riêng bạn!
1. Biến dự án thành một nhiệm vụ hoành tráng! Tham gia một bài học quản lý từ thế giới chơi game video và đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm nhận thức rõ về bản chất nhiệm vụ của họ và tầm quan trọng của nó đối với (các) khách hàng, tổ chức và sự phát triển của họ với tư cách là các chuyên gia. Mọi dự án nên được các thành viên trong nhóm xem như là một cơ hội để lên cấp bằng cách áp dụng các kỹ năng của họ và phát triển và học các kỹ năng mới.
Với sự sáng tạo, ngay cả những sáng kiến nhỏ nhất cũng có thể được định vị như một phần của một nhiệm vụ lớn hơn.
2. Nhận biết và tận dụng mô hình SCARF từ thế giới của khoa học thần kinh. Từ viết tắt này là viết tắt của: tình trạng, sự chắc chắn, quyền tự chủ, liên quan và công bằng. Tất cả mọi thứ về cấu trúc đội ngũ và quản lý phải củng cố các vấn đề cá nhân quan trọng cho mỗi thành viên trong nhóm. Nhà lãnh đạo dự án hiệu quả chú ý cẩn thận đến các thuộc tính và cấu trúc hành vi của mình để củng cố các mặt tích cực cho từng cá nhân trong nhóm dự án.
3. Tham gia một bài học lãnh đạo quan trọng từ nghiên cứu dẫn đầu trong các tình huống nguy hiểm . Các thành viên trong nhóm phải tin tưởng rằng trưởng nhóm quan tâm đến từng thành viên trong nhóm và tập trung vào việc đảm bảo sự an toàn và thành công của họ. Là trưởng nhóm, hãy hỏi và trả lời: “ Tại sao các thành viên trong nhóm tin tưởng tôi để dẫn họ đến sự an toàn và thành công?” Và sau đó xác định các hành vi mà bạn phải thể hiện hàng ngày để củng cố cam kết của mình với họ.
4. Hãy chắc chắn rằng khách hàng có mặt từ ngày đầu tiên và trong mọi cuộc họp tiếp theo . Bạn không thể khởi động dự án nếu chế độ xem cho khách hàng không rõ ràng. Cho dù sáng kiến của bạn tập trung vào một đối tượng rất cụ thể hay một nhóm các nhóm mục tiêu tổng quát hơn, có những kỹ thuật bạn có thể sử dụng để tạo ra sự rõ ràng. Đối với các sáng kiến phát triển sản phẩm mới nhằm thu hút khách hàng mới, tạo các khách hàng chi tiết cho từng loại. Đối với những nỗ lực xây dựng hoặc phát triển lớn, đảm bảo đại diện khách hàng là một phần của phạm vi và phê duyệt dự án . Trong những tình huống mà khách hàng không thể có mặt vật lý, một số đội tạo ra một proxy — một kẻ cắt bỏ hoặc một con thú nhồi bông — chiếm một chỗ trong mỗi cuộc họp. Nhóm này bắt buộc phải hỏi và cố gắng trả lời mọi quyết định: "Khách hàng sẽ nói gì với vấn đề này."
5. Yêu cầu các thành viên trong nhóm xác định điều lệ vai trò. Mọi người trong nhóm nên hỏi và trả lời: “ Vào cuối dự án này, các thành viên trong nhóm của tôi sẽ nói gì?” Chia sẻ và thảo luận và xác định mô tả vai trò tương ứng với câu trả lời.
6. Hướng dẫn cho nhóm của bạn hai tập hợp kỹ năng quan trọng này: cách nói và cách quyết định . Sớm trong quá trình hình thành nhóm, đặt ra kỳ vọng cho giao tiếp giữa các cá nhân và đảm bảo rằng bạn củng cố trách nhiệm giải trình. Đối với cài đặt nhóm, hãy hướng dẫn nhóm nghiên cứu khám phá các vấn đề thông qua các phương pháp tiếp cận tạo điều kiện tập trung vấn đề màu xám của nhóm vào một chủ đề tại một thời điểm. Dạy họ phân tích các cảm xúc, rủi ro, ý tưởng và các vấn đề thông tin và giải quyết từng vấn đề riêng biệt trước khi đổ xô đến phán xét. Để ra quyết định, các nhóm trợ giúp hiểu mọi lựa chọn lớn từ nhiều quan điểm (khung) và dạy cho họ đánh giá nhiều tùy chọn cho mỗi quyết định. Những kỹ năng này không được dạy trong các chương trình quản lý dự án và không được yêu cầu như là một phần của chứng nhận chuyên nghiệp, nhưng chúng rất cần thiết để giúp một nhóm học cách làm việc cùng nhau.
7. Thúc đẩy huấn luyện nhóm. Huấn luyện là một công cụ mạnh mẽ để hỗ trợ hiệu suất nhóm và thường được sử dụng quá mức. Bạn có thể sử dụng tài nguyên bên ngoài hoặc nội bộ cho vai trò này, mặc dù huấn luyện viên phải là người ngoài mục tiêu có khả năng quan sát và cung cấp phản hồi thẳng thắn, hành vi về hiệu suất và hiệu quả của đội. Huấn luyện viên là một nguồn tài nguyên vô giá trong việc giúp quan sát và xác định các sự cố trong các quá trình thảo luận và ra quyết định được nêu trong số sáu ở trên. Tận dụng các huấn luyện viên để thách thức các giả định và được trên Lookout cho thiên vị nhóm khác nhau bao gồm cả groupthink.
8. Đấu tranh chăm chỉ cho thời gian và sự chú ý của các thành viên trong nhóm của bạn. Các nhà lãnh đạo dự án lớn làm việc chăm chỉ thay mặt cho các thành viên trong nhóm của họ để đảm bảo rằng họ có khả năng tập trung và làm công việc tốt nhất của họ. Là một nhà lãnh đạo dự án, điều này có nghĩa là bạn sẽ phải tham gia vào chính trị tổ chức với các nhà lãnh đạo dự án và chức năng khác và thương lượng thay mặt cho các thành viên trong nhóm của bạn. Sự bênh vực của bạn và khả năng của bạn để hỗ trợ đối ứng cho các nhà lãnh đạo dự án khác cho nhu cầu tài nguyên của họ sẽ chứng minh quan trọng trong thành tích nhóm ngắn hạn và thành công lâu dài của bạn.
Điểm mấu chốt cho bây giờ:
Nếu bạn rời khỏi khả năng thực hiện của nhóm dự án, có khả năng hiệu năng cao sẽ không xuất hiện. Do tầm quan trọng của các dự án tại nơi làm việc của chúng tôi, tất cả mọi người từ các giám đốc điều hành phê duyệt và tài trợ các dự án cho các nhà lãnh đạo nhóm, các nhà quản lý dự án và các thành viên trong nhóm có một cổ phần trong các kết quả. Làm việc chăm chỉ từ vị trí của bạn với tư cách là người quản lý dự án hoặc thành viên nhóm để đảm bảo sự hiện diện của các công cụ và ý tưởng được nêu ở trên và tỷ lệ tạo nhóm hiệu suất cao của bạn được cải thiện đáng kể.