Kỷ luật của quản lý dự án đường dẫn quan trọng (CPM) được thành lập vào cuối những năm 1950 và vẫn được thực hiện rộng rãi hiện nay.
Bài viết này cung cấp tổng quan về cách tiếp cận đường dẫn quan trọng được sử dụng để giúp các nhóm hoàn thành các sáng kiến dự án của họ.
Định nghĩa của đường dẫn quan trọng:
Đường dẫn quan trọng theo định nghĩa là chuỗi sự kiện dài nhất trong một kế hoạch dự án. Đó là những sự kiện phải được hoàn thành không chậm trễ hoặc rủi ro của dự án kéo dài hơn thời gian dự kiến.
Một quan điểm khác của con đường quan trọng cho thấy rằng nó là chuỗi các sự kiện có số lượng nhỏ nhất của slack (thời gian kéo dài). Thuật ngữ kỹ thuật này dễ hiểu hơn bằng cách mô tả quá trình xác định đường dẫn tới hạn cho một dự án mẫu.
Dựa trên ví dụ về xây dựng một ngôi nhà, các bước dưới đây xác định quá trình xác định và sử dụng đường dẫn quan trọng.
Đầu tiên, xác định phạm vi dự án của bạn và các tính năng chính:
Bất cứ khi nào một nhóm được tập hợp để làm việc trên một sáng kiến dự án, có sự phấn khích và năng lượng để tiến lên nhanh chóng với công việc.
Tuy nhiên, một người quản lý dự án có kỷ luật hiểu tầm quan trọng của giai đoạn hoạch định là thành công cuối cùng của sáng kiến. Công việc xác định con đường quan trọng bắt đầu bằng việc làm rõ phạm vi của dự án và xác định các đầu ra hoặc tính năng quan trọng nhất.
Hãy tưởng tượng bạn đang xây dựng một ngôi nhà.
Trước khi bắt đầu bất kỳ công việc thực tế nào trong nhà, điều quan trọng là bạn phải phạm vi dự án và mô tả các tính năng chính. Trong ví dụ này, chúng ta hãy giả sử phạm vi của bạn kêu gọi một ngôi nhà rộng 2.000 foot vuông với ba phòng ngủ, một phòng khách, phòng ăn, nhà bếp, ba phòng tắm và một tầng hầm chưa hoàn thành với chi phí không vượt quá 200.000 đô la.
Mặc dù thông số kỹ thuật cung cấp điểm bắt đầu tốt trên phạm vi nhưng bạn vẫn phải xác định vật liệu xây dựng — gỗ hoặc gạch — và xác định các tính năng chính khác bao gồm sưởi ấm, điều hòa không khí và các tính năng khác. Cuối cùng và không kém phần quan trọng, bạn cần một mục tiêu để hoàn thành ngôi nhà này.
Tiếp theo, Xác định công việc chi tiết cần hoàn thành:
Người quản lý dự án sử dụng phương pháp đường dẫn quan trọng sẽ làm việc với nhóm của cô để dịch phạm vi và các tính năng chính thành danh sách tất cả công việc phải được hoàn thành để tạo dự án. Một công cụ được sử dụng để xác định các nhiệm vụ công việc là cấu trúc phân tích công việc.
Người quản lý dự án làm việc với nhóm mở rộng để suy nghĩ về tất cả các nhiệm vụ cần thiết để sản xuất nhà hoàn chỉnh với các tính năng chính mà chúng tôi đã mô tả trong các hoạt động phạm vi của chúng tôi. Một kỹ thuật đơn giản của việc ghi lại mỗi nhiệm vụ quan trọng trên một lưu ý dính thường dẫn đến các bức tường bao phủ với đầu ra của động não này.
Quá trình này bỏ qua chuỗi các sự kiện và sự sẵn có của các tài nguyên và tập trung hoàn toàn vào việc xác định các nhiệm vụ. Một khi nhóm đã xác nhận rằng tất cả các công việc cần thiết để cung cấp dự án đã được xác định, họ tạo ra các ước tính thời gian và chi phí cho mỗi hoạt động riêng biệt và sau đó chuyển sự chú ý của họ để xác định con đường quan trọng.
Trình tự các nhiệm vụ công việc để tìm đường dẫn quan trọng:
Được trang bị nội dung của cấu trúc phân tích công việc, bao gồm các ước tính thời gian cho từng hạng mục công việc (còn gọi là các gói công việc), các thành viên nhóm tập trung vào việc xác định chuỗi các sự kiện cần thiết để hoàn thành dự án. Họ sử dụng các tính năng chính hoặc phân phôi được xác định trong tài liệu phạm vi làm điểm bắt đầu và xây dựng các đường dẫn dự án khác nhau.
Trong ví dụ về việc xây dựng một ngôi nhà, chúng tôi sẽ sắp xếp một cách hợp lý việc đào và đổ nền móng và đóng khung nhà trước khi thêm mái nhà.
Thách thức của chúng tôi là tìm đúng chuỗi các sự kiện cho phép dự án tiến triển suôn sẻ mà không có thời gian chết đáng kể.
Điều gì xuất hiện sau hoạt động sắp xếp thứ tự này là sơ đồ mạng dự án hoàn chỉnh với các đường dẫn khác nhau. Sử dụng ước tính thời gian, người quản lý dự án thường dựa vào phần mềm quản lý dự án tính toán thời gian sớm nhất và mới nhất mà mỗi hoạt động có thể bắt đầu và kết thúc. Quá trình xác định các mục trong chuỗi có thêm thời gian (float hoặc slack) và các mục đó hoàn toàn không thể bị trì hoãn mà không trì hoãn toàn bộ dự án.
Đường dẫn xác định thời lượng dài nhất hoặc số lượng ít nhất của slack thông qua mạng là con đường quan trọng. Và trong khi về mặt kỹ thuật, có thể có nhiều đường dẫn quan trọng trong mạng dự án, hầu hết các nhà quản lý dự án và các nhóm làm việc để điều chỉnh chuỗi sự kiện để giảm thiểu khả năng này.
Cách Trình quản lý dự án sử dụng Đường dẫn quan trọng:
Được trang bị rõ ràng về những mặt hàng phải được hoàn thành đúng hạn hoặc chậm trễ rủi ro dự án, người quản lý dự án tập trung đáng kể thời gian và sự chú ý vào việc theo dõi và kiểm soát các hoạt động này. Nếu một mục trên đường dẫn quan trọng sẽ có khả năng chạy trễ, người quản lý dự án có thể phân bổ các tài nguyên bổ sung để tăng tốc hoàn thành. Nếu có xung đột tài nguyên giữa hai hoạt động trên đường dẫn quan trọng, người quản lý dự án sẽ giải quyết vấn đề này theo cách để giảm thiểu bất kỳ sự chậm trễ nào.
Hiểu được con đường quan trọng làm đơn giản hóa quá trình lập kế hoạch tài nguyên. Nhóm dự án có thể tập trung vào việc đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực phù hợp vào đúng thời điểm. Như được mô tả dưới đây, nếu cần thiết, các nguồn lực có thể được mượn từ các hoạt động không quan trọng để giúp giữ cho các tác vụ nhạy cảm về thời gian theo dõi.
Mặc dù các hạng mục không nằm trên con đường quan trọng cuối cùng là thiết yếu cho việc hoàn thành dự án, theo định nghĩa, chúng có thêm thời gian hoặc chậm chạp và sự chậm trễ của chúng không thể trì hoãn ngày kết thúc đích của sáng kiến. Để bù đắp cho sự chậm trễ có thể xảy ra, các nhà quản lý dự án thường xuyên vay tài nguyên từ các mặt hàng không quan trọng, tận dụng sự linh hoạt của sự chậm chạp đối với các mặt hàng đó.
Điểm mấu chốt:
Kỹ thuật dự án đường dẫn quan trọng cung cấp cho người quản lý dự án một bộ công cụ quan trọng để quản lý rủi ro và tối ưu hóa cơ hội hoàn thành dự án đúng lúc. Thời gian lập kế hoạch nền là đáng kể với phương pháp này, nhưng lợi ích cho việc kiểm soát và phối hợp là vô giá.