5 cách để theo dõi dự án của bạn mà không sử dụng biểu đồ Gantt
Đây không phải là biểu đồ Gantt thách thức duy nhất hiện diện.
Dữ liệu trong biểu đồ Gantt thường yêu cầu phần mềm đặc biệt để xem và chỉnh sửa và in chúng hầu như luôn là một thách thức. Hơn nữa, đôi khi bạn chỉ muốn tập trung vào một phần nhỏ của một dự án mà không bị choáng ngợp bởi tất cả các thông tin bổ sung.
Mặc dù biểu đồ Gantt là một giải pháp tuyệt vời nhưng chúng không phải là giải pháp duy nhất. Khi bạn cần xem xét một mẫu thông tin nhỏ hơn hoặc bạn cần trình bày một phiên bản đơn giản hoặc một phần thông tin trong một tình huống khi biểu đồ Gantt không thực tế, dưới đây là năm lựa chọn thay thế bạn có thể sử dụng.
Danh sách nhiệm vụ
Mọi người trong cộng đồng doanh nghiệp phải quen thuộc và thoải mái với danh sách việc cần làm cơ bản. Trong thực tế, được tổ chức là một trong những kỹ năng hàng đầu cho một người quản lý dự án .
Danh sách công việc sẽ đưa danh sách việc cần làm đến cấp độ tiếp theo. Với danh sách nhiệm vụ, bạn có thể thêm các cột bổ sung để cho biết ai sẽ hoàn thành từng nhiệm vụ, trạng thái của nhiệm vụ, ngày bắt đầu và ngày kết thúc và khả năng nhiệm vụ sẽ được hoàn thành đúng thời hạn.
Bạn thậm chí có thể thêm các hộp kiểm cho các thành viên trong nhóm của mình để kiểm tra khi các mục được hoàn thành.
Bảng tính
Một biểu đồ đơn giản trên bảng tính là một lựa chọn khác. Bạn vẫn có thể liệt kê các tác vụ dọc theo phía bên trái và bạn vẫn có thể tô bóng các thanh để hiển thị mức độ tiến bộ cũng như ngày bắt đầu và ngày kết thúc ước tính cho các tác vụ.
Tuy nhiên, các bảng tính có thể mất nhiều thời gian để thực hiện và tốn thời gian để cập nhật, do đó, bạn sẽ không muốn sử dụng chúng làm giải pháp quản lý dự án tổng thể của mình. Tuy nhiên, đối với một báo cáo một lần đơn giản cho một khách hàng hoặc người quản lý, một bảng tính được đơn giản hóa có thể bố trí trực quan dự án theo cách
dễ hiểu và dễ hiểu. Nó cũng là một lựa chọn tốt để theo dõi tiến độ dự án.
Sơ đồ lưu lượng
Sơ đồ lưu lượng hoặc sơ đồ mạng, hiển thị các tác vụ của dự án theo thứ tự mà chúng cần được hoàn thành. Sơ đồ lưu lượng có thể đơn giản hoặc phức tạp như bạn muốn. Ví dụ: bạn có thể hoặc không muốn liệt kê thông tin như ngày bắt đầu và ngày kết thúc của từng bước, số nhận dạng công việc hoặc
địa điểm. Hãy nhớ rằng việc thêm quá nhiều thông tin có thể làm cho các biểu đồ này trở nên khó đọc.
Trong khi nhiều người tìm thấy sơ đồ dòng chảy dễ đọc và dễ hiểu hơn so với biểu đồ Gantt, làm cho chúng có thể là một rắc rối. Hơn nữa, chúng thường không thích hợp cho các vấn đề lớn và phức tạp. Biểu đồ luồng là tốt nhất để trình bày các dự án đơn giản với các tác vụ tự nhiên tiến triển từ một đến
tiếp theo, nhưng không nên được sử dụng như một công cụ dài hạn hoặc cho các dự án quá phức tạp.
Bảng Kanban
Dự án của bạn có một số lượng lớn các bước không nhất thiết phải được thực hiện theo thứ tự tuần tự không?
Bạn có nhiều người cùng làm việc trên cùng một dự án hay các nhiệm vụ được cập nhật thường xuyên? Nếu vậy, Kanban có thể cung cấp giải pháp lý tưởng cho bạn. (Tìm hiểu thêm về cách Kanban hoạt động trong quản lý dự án .)
Với một ban Kanban, mỗi nhiệm vụ dự án được viết trên một lưu ý dính và được đặt trong cột thích hợp, chẳng hạn như "để làm", "đang tiến hành" hoặc "đã hoàn tất". Khi mỗi công việc được hoàn thành, lưu ý dính tương ứng được di chuyển trên bảng cho đến khi tất cả các ghi chú nằm trong cột "xong".
Hệ thống tổ chức này rất dễ hiểu và sửa đổi nhanh chóng, nhưng nó không phải là rất di động, và bạn sẽ cần phải cẩn thận rằng không ai trong số các ghi chú rơi và bị mất.
Báo cáo trạng thái
Biểu đồ Gantt là các công cụ tuyệt vời để theo dõi các dự án của bạn, không nhất thiết phải giao tiếp với nó. Nếu tất cả những gì bạn cần làm là truyền đạt tiến độ của bạn với khách hàng, nhà tài trợ dự án của bạn hoặc các thành viên khác trong nhóm, báo cáo trạng thái có thể là lựa chọn tốt nhất của bạn.
Ngoài ra, nhiều chương trình phần mềm quản lý dự án sẽ tạo ra các báo cáo trạng thái đơn giản, dễ hiểu chỉ với một vài cú nhấp chuột của chuột, giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng quý giá.
Biểu đồ Gantt rất thực tế để theo dõi tất cả các nhiệm vụ đi vào một dự án lớn, nhưng chúng không phải lúc nào cũng tốt nhất để truyền đạt thông tin này với người khác, đặc biệt là những người không quen đọc chúng.
Bạn có một số lựa chọn thay thế khác. Hãy thử một trong năm lựa chọn thay thế biểu đồ Gantt này. Bạn có thể ngạc nhiên bởi chỉ cần bao nhiêu thời gian bạn có thể tiết kiệm.