Quản trị dự án: Định nghĩa
'Quản trị' trong các điều khoản quản lý dự án đề cập đến các chính sách, quy trình, tiêu chuẩn, quy trình và nguyên tắc xác định cách các dự án được dẫn dắt, điều hành và kiểm soát bởi tổ chức của bạn.
Quản trị có thể mở rộng và 'nặng nề' với rất nhiều quan liêu, hay sơ sài và 'ánh sáng' (trong trường hợp đó nó có thể không hiệu quả).
Các nhà quản lý nên nhắm tới mức độ quản trị phù hợp với môi trường và văn hóa của họ. Đảm bảo các chính sách quản trị của bạn phù hợp với mục đích là yếu tố then chốt trong việc đảm bảo rằng chúng có hiệu quả.
Quản trị bắt đầu từ đầu. Hội đồng quản trị công ty nên cam kết với ý tưởng quản trị tốt và thực tế là các dự án cần được quản lý đúng cách, trong các hướng dẫn cụ thể. Thái độ này và các tiêu chuẩn được dự kiến sẽ lọc xuống các Ban dự án và các nhà lãnh đạo dự án (và các nhóm chương trình, nơi mà những điều này tồn tại).
Tại sao vấn đề quản trị dự án
Nhà tài trợ dự án của bạn và các bên liên quan chính khác muốn biết rằng bạn đang chi tiêu ngân sách dự án một cách đúng đắn. Họ muốn thấy rằng bạn đang theo dõi sự tiến bộ của dự án một cách hiệu quả và bước vào để quản lý rủi ro dự án khi cần thiết.
Nhưng lý do để quản trị tốt các dự án đi xa hơn thế.
Quản trị được yêu cầu bởi khách hàng, đặc biệt là những người trong khu vực công.
Chính phủ và các nhà quản lý yêu cầu (và trong một số trường hợp, thực thi) các tiêu chuẩn nhất định cho các dự án nhất định. Quản trị không chỉ là vấn đề nội bộ: nhiều công ty hoạt động trong các thị trường được quản lý sẽ phải tuân theo hướng dẫn của pháp luật bên ngoài, như Sarbanes-Oxley. Quản trị dự án chiếm một phần nhỏ trong việc có thể chứng minh rằng công ty của bạn hoạt động hiệu quả và trong các hướng dẫn và quy định cụ thể cho ngành của bạn.
Quản trị dự án cũng giúp bạn:
- Cải thiện lợi tức đầu tư của bạn và theo dõi hiệu quả các khoản đầu tư đó
- Nhận được mua vào cho các dự án
- Tránh các lý do phổ biến khiến dự án không thành công
- Giao tiếp hiệu quả hơn
- Giới thiệu tiêu chuẩn hóa giữa các dự án, giúp dễ dàng so sánh hiệu suất hơn
- Giảm thiểu rủi ro
- Phát triển và thúc đẩy nhân viên trong một môi trường có cấu trúc
Quản trị dự án trông như thế nào
Vì vậy, bây giờ chúng ta biết quản trị dự án là gì, nó trông như thế nào trên một dự án? Dưới đây là các loại hoạt động thể hiện sự quản trị trong môi trường dự án:
- Có một vòng đời quản lý dự án có kỷ luật bao gồm các điểm được xác định để phê duyệt. Đây là những điểm mà khả năng tồn tại của dự án được thảo luận và quyết định được đưa ra là liệu có nên tiếp tục công việc hay không.
- Các dự án có một trường hợp kinh doanh rõ ràng và các trường hợp kinh doanh có đủ thông tin để cho phép các nhóm quản lý đưa ra quyết định đúng đắn.
- Những quyết định đó được ghi chép và truyền đạt đầy đủ.
- Những người làm việc trên các dự án đã xác định vai trò và trách nhiệm.
- Có một nền văn hóa học tập liên tục cho phép các nhóm dự án liên tục cải thiện và thảo luận các bài học kinh nghiệm trong một môi trường không có lỗi.
- Có các quy trình và thủ tục cho phép các nhóm dự án xem xét lại dự án của họ và yêu cầu hỗ trợ độc lập nếu cần.
- Các bên liên quan tham gia và họ tin tưởng quá trình này.
- Các nhóm dự án gồm các cá nhân có kinh nghiệm và đủ điều kiện trong các vai trò liên quan.
Quản trị các dự án được liên kết với các cấu trúc quản trị trong tổ chức nói chung. Nếu bạn nghĩ rằng mục tiêu chính của quản trị dự án là đảm bảo rằng các dự án được thực hiện đúng cách, bạn có thể thấy nó liên kết với quản trị tài chính ở cấp độ doanh nghiệp, quản lý rủi ro doanh nghiệp và hơn thế nữa.
Quản trị dự án phải phù hợp hoàn toàn với các quy trình tổ chức hiện tại của bạn. Nói cách khác, đừng tạo ra một quy trình quản lý tài chính hoàn toàn mới khi bạn đã có một quy trình hoạt động trong các lĩnh vực khác! Sử dụng những gì hiện đang tồn tại và tinh chỉnh quy trình của công ty để làm cho chúng phù hợp để sử dụng trong môi trường dự án.
5 lĩnh vực tập trung cho quản trị dự án
Khi bạn bắt đầu xem xét nó, bạn sẽ nhận ra rằng quản trị dự án là phổ biến thông qua tất cả các yếu tố của quản lý dự án.
Tuy nhiên, có một số lĩnh vực trọng tâm mà quản trị đặc biệt phù hợp.
- Phương pháp và quy trình: Các phương pháp này giúp bạn phân phối công việc một cách đáng tin cậy và bền vững.
- Quản lý kiến thức: Điều này rất quan trọng đối với các bài học kinh nghiệm và đảm bảo rằng tổ chức học hỏi từ kinh nghiệm dự án. Quản lý kiến thức là điều cần thiết nếu bạn muốn ngừng phạm sai lầm giống nhau nhiều lần.
- Quản lý dự án trưởng thành: Khi sự trưởng thành quản lý dự án tổ chức của bạn tăng lên, bạn sẽ có khả năng phân phối thành công.
- Mua cấp cao cấp: Cam kết quản trị dự án bắt đầu từ đầu. Nếu bạn có hỗ trợ quản lý, điều này sẽ tụt xuống qua tất cả các cấp của doanh nghiệp và cách tiếp cận quản trị sẽ bền vững hơn.
- Văn hóa hỗ trợ: Một nền văn hóa hỗ trợ, không đổ lỗi, sẽ đảm bảo các nhà quản lý dự án có môi trường phù hợp để phát triển mạnh. Một nền văn hóa hỗ trợ, do Văn phòng Quản lý Dự án hoặc Giám đốc Dự án, sẽ giúp các nhà quản lý dự án đạt được mục tiêu của họ và các dự án của dự án.
Phải làm gì nếu không có tiêu chuẩn doanh nghiệp
Nhiều nhà quản lý dự án trong các tổ chức nhỏ thấy mình đang chạy các dự án trong một môi trường hỗ trợ, và nơi có mua cho khái niệm quản lý dự án, nhưng không có cấu trúc tổ chức chính thức tại chỗ để cho ăn.
Trong tình huống đó - và nó không dành riêng cho các tổ chức nhỏ - bạn sẽ thiết kế mô hình quản trị dự án của mình từ đầu. Nếu không có một cách tiếp cận quản trị dự án mà bạn có thể lấy ra khỏi kệ và phù hợp với dự án của bạn, bạn sẽ phải tự xây dựng dự án của mình.
Đó không phải là khó khăn như nó có vẻ!
Bắt đầu với việc thiết lập các khái niệm cơ bản:
- Tạo tài liệu vai trò và trách nhiệm
- Đảm bảo bạn có nhà tài trợ dự án
- Hãy chắc chắn rằng bạn có một Ban dự án hoặc nhóm chỉ đạo và sắp xếp các cuộc họp thường xuyên mà bạn thực hiện và phân phối phút
- Thiết lập quy trình quản lý rủi ro
- Thiết lập quy trình quản lý thay đổi
- Xây dựng điểm vào lịch trình dự án của bạn, nơi bạn kiểm tra tính khả thi của dự án so với mục tiêu ban đầu của trường hợp kinh doanh (cuối mỗi giai đoạn của giai đoạn là điểm tự nhiên để đặt các kiểm tra này).
Cuối cùng nó là trách nhiệm của nhà tài trợ dự án để đảm bảo rằng có quản trị đầy đủ, nhưng các nhà quản lý dự án cũng có thể có một vai trò tích cực trong việc này.
Quản trị có thể là một trong những chủ đề khô hạn trong quản lý dự án nhưng nó là một trong những vấn đề quan trọng nhất. Đó là cách mà các đội ngũ quản lý cấp cao biết rằng bạn đang làm một công việc tốt và nó trấn an họ rằng dự án đang diễn ra như nó cần. Nó cũng cung cấp các kiểm tra và số dư cần thiết cho các nhà quản lý để biết rằng tiền đang được chi tiêu theo cách phù hợp và phù hợp với trường hợp kinh doanh.