Bài viết này cung cấp các ý tưởng cho các nhà quản lý ở tất cả các cấp để tăng cường kỹ năng hỗ trợ cuộc họp của họ để hỗ trợ cải thiện năng suất cuộc họp.
Trường hợp người quản lý đi sai với cuộc họp
Nhiều nhà quản lý nghĩ rằng họ biết cách "chạy" một cuộc họp.
Họ đặt chương trình làm việc, thực hiện tất cả các cuộc nói chuyện và đưa ra tất cả các quyết định. Trong khi điều này có thể cảm thấy dễ dàng và hiệu quả cho người quản lý, nó thường là một sự lãng phí thời gian của người dân, và nó không khai thác tiềm năng sáng tạo của nhóm. Trong thực tế, nó có tác dụng ngược lại khi nhân viên có xu hướng rút lui, trì hoãn người quản lý rõ ràng muốn phụ trách.
Có rất nhiều lý do khiến người quản lý không liên quan đến nhân viên của họ nhiều hơn trong các cuộc họp, bao gồm:
- Sợ bỏ đi.
- Niềm tin sai lầm bởi vì họ phụ trách, họ cần phải cung cấp tất cả các câu trả lời.
- Một sự thiếu tự tin vào khả năng hoặc kỹ năng giải quyết vấn đề của nhân viên của họ.
- Thiếu kỹ năng tạo thuận lợi cho cuộc họp.
Trong khi ba mục đầu tiên là hành vi của các nhà quản lý kém, người cuối cùng, các kỹ năng thúc đẩy, có thể được học và tăng cường với thực hành.
Tăng cường kỹ năng tạo thuận lợi cho cuộc họp của bạn
Theo định nghĩa, tạo điều kiện cho phương tiện, " Để làm cho dễ dàng hơn hoặc ít khó khăn hơn; để giúp người quản lý tạo thuận lợi cho một cuộc họp (thay vì chạy nó), họ cần phải sẵn lòng buông bỏ sức mạnh của họ và mở ra các kết quả và cách tiếp cận khác nhau.
Việc tạo thuận lợi cho cuộc họp liên quan đến việc lôi kéo mọi người tham gia vào việc xác định và giải quyết các vấn đề. Các đội sẽ hầu như luôn phát triển tốt hơn, các giải pháp sáng tạo hơn bất kỳ người quản lý nào có thể và sẽ có nhiều khả năng hỗ trợ thực hiện các giải pháp.
Dưới đây là chín kỹ năng cần thiết để tạo thuận lợi cho một cuộc họp, tất cả đều có thể học hỏi và cải tiến với thực hành:
- Lập kế hoạch chương trình làm việc. Một cuộc họp cộng tác bắt đầu với kế hoạch chương trình nghị sự. Chọn chủ đề mời tham gia, tức là một vấn đề cần giải quyết sẽ hấp dẫn hơn nhiều so với chủ đề “thông tin”. Tuy nhiên, cần có thời gian phong phú để cho phép tham gia nhóm.
- Môi trường và khí hậu. Logistics vấn đề! Khi mọi người không thoải mái, không thể nhìn thấy nhau, không thể nghe thấy hoặc đang đói, kết quả cuộc họp sẽ bị ảnh hưởng. Tìm hiểu cách sử dụng hậu cần như một cách để khuyến khích sự tham gia tuyệt vời và loại bỏ các rào cản.
- Hỏi những câu hỏi. Câu hỏi tuyệt vời kích thích cuộc thảo luận tuyệt vời. Bài báo, “ 70 Câu hỏi Huấn luyện Tuyệt vời Sử dụng Mô hình GROW ”, cung cấp một số lời nhắc thảo luận nổi bật.
- Lắng nghe tích cực. Khi người quản lý diễn giải, kiểm tra sự hiểu biết và hỏi các câu hỏi tiếp theo, nó khuyến khích sự tham gia nhiều hơn và giữ cho cuộc thảo luận diễn ra. Trong " Làm thế nào để trở thành một người nghe tốt hơn ", tôi chia sẻ các ý tưởng về tăng cường kỹ năng nghe tích cực của bạn.
- Động não. Hầu hết mọi người nghĩ rằng họ đã biết cách động não. Tuy nhiên, họ thường không. Trong quá nhiều thiết lập, hiệu quả của động não được giảm thiểu bởi quản lý quá trình kém, áp lực xã hội hoặc chính trị mạnh mẽ và kỹ năng tạo thuận lợi kém. Nhiều người chưa bao giờ thực sự có kinh nghiệm về sức mạnh của một phiên động não tốt. Xem " 15 cách để mưa trên một phiên động não " cho những gì không làm - sau đó làm điều ngược lại!
- Kỹ năng xây dựng đồng thuận. Sự đồng thuận không có nghĩa là mọi người phải đồng ý với một quyết định. Điều đó có nghĩa là mọi người đều có cơ hội chia sẻ quan điểm của họ và đề xuất ý tưởng. Việc tạo điều kiện thích hợp sẽ hướng dẫn nhóm chia sẻ ý tưởng với sự phát triển của một quyết định có hiệu quả . Việc đạt được sự đồng thuận cần nhiều thời gian hơn, nhưng thường sẽ thu được sự mua vào mạnh mẽ hơn từ nhóm. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng sự đồng thuận không phải là mục tiêu cuối cùng. Một quyết định hiệu quả cho vấn đề ở bàn tay là vấn đề quan trọng nhất. Xem Khung quy tắc về sự đồng thuận sáu bước để biết thêm về cách dẫn dắt một nhóm thông qua một quá trình ra quyết định đồng thuận.
- Giải quyết xung đột. Bất cứ khi nào có một số người tham gia giải quyết một vấn đề, xung đột là không thể tránh khỏi. Trên thực tế, xung đột về nhiệm vụ hoặc vấn đề được các nhà nghiên cứu nhóm xem là một phần của quá trình đưa ra quyết định hiệu quả. Người quản lý phải học cách khai thác sức mạnh xung đột một cách tích cực. Xem: "Giải quyết xung đột cho các nhóm nhỏ " .
- Kỹ năng giao tiếp không lời. Trong khi các nhà nghiên cứu tranh luận về tỷ lệ phần trăm chính xác, hầu hết đều đồng ý rằng hơn 50 phần trăm giao tiếp là không lời. Người quản lý cần có khả năng đọc được giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể của nhóm để đánh giá mức độ tham gia, sự khắt khe và cam kết của họ.
- Ghi âm. Sự hỗ trợ nhóm khéo léo liên quan đến việc biết khi nào nên chuyển sang bảng lật hoặc bảng trắng để nắm bắt những gì mọi người đang nói. Làm như vậy làm cho mọi người cảm thấy như ý tưởng của họ đang được lắng nghe và có giá trị, và phục vụ như một hồ sơ có giá trị được sử dụng để lập kế hoạch hành động và theo dõi.
Điểm mấu chốt:
Thời gian là một tài sản quý giá trong cuộc sống và tại nơi làm việc. Phấn đấu để quản lý các cuộc họp để đạt hiệu quả và hiệu quả tối ưu. Học tập, thực hành và áp dụng chín kỹ năng tạo thuận lợi được xác định ở trên là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.
- -
Cập nhật bởi Art Petty