Kanban trong các dự án thường có dạng bảng hình ảnh bao gồm lưới và thẻ. (Không chắc Kanban là gì? Đọc phần giới thiệu về Kanban trong quản lý dự án.) Bảng có thể là vật lý, được tạo thành từ các mảnh giấy (thường là thẻ "3 x 5" hoặc ghi chú dán) trên bảng trắng hoặc tường. Ngoài ra, hội đồng quản trị có thể là điện tử — một số chương trình và nền tảng phần mềm hỗ trợ các ban quản lý dự án theo phong cách Kanban. Một giải pháp kỹ thuật số là một công cụ tuyệt vời khi một nhóm dự án không có vị trí thực tế, hoặc khi các thành viên của nhóm cần truy cập vào bảng khi ra khỏi văn phòng.
01 Lưới Kanban
Đối với các dự án đơn giản, lưới kiểu Kanban có thể có một hàng và nhiều cột. Cột đại diện cho quá trình thông qua đó các luồng công việc, từ trái (bắt đầu) sang bên phải (kết thúc). Nếu nhóm đang giải quyết nhiều loại công việc hoặc nếu có các nhóm phụ hoặc các loại luồng công việc khác nhau, người tổ chức của hội đồng quản trị có thể sử dụng các hàng để tách các thẻ theo chiều dọc.
Thẻ di chuyển trên bảng theo cột theo giai đoạn hiện tại của chúng trong quá trình. Hình ảnh này cho thấy một lưới Kanban điển hình đang hoạt động.
Sau khi ban Kanban của họ được thành lập, nhóm dự án thường gặp gỡ xung quanh hội đồng quản trị với tần suất thường xuyên, trong một cuộc họp “đứng” hoặc rất ngắn. Mục tiêu của nhóm là "kéo" công việc vào cột cuối cùng của bảng, thường được dán nhãn "Xong". Tại các cuộc họp này, nhóm thảo luận khi nào mỗi thẻ sẽ có thể chuyển sang cột tiếp theo. Nếu ai đó đang làm việc để di chuyển thẻ về phía trước và đã gặp phải một trở ngại, điều này sẽ được lưu ý trong cuộc họp standup, với các mục hành động được thực hiện để giải quyết vấn đề.
02 Khung hình của Kanban
- Xóa đa nhiệm xấu. Các nhà tâm lý học và nghiên cứu xã hội học đã viết nhiều về chủ đề này. Nghiên cứu chỉ ra rằng nhiệm vụ chuyển đổi làm chậm chúng tôi và gây ra vấn đề về chất lượng do đặt lại tinh thần và các chi phí thiết lập khác.
- Hạn chế công việc đang tiến hành. Để mang đa nhiệm xấu đến mức tối thiểu, bạn cần giới hạn số lượng thẻ được phát hành vào hệ thống Kanban. Không cho phép quản lý đẩy thêm thẻ (nhiệm vụ, dự án hoặc tính năng) vào cột "Làm" của bảng. Bước này có thể đòi hỏi một sự thay đổi đáng kể trong tư duy của các nhà quản lý, những người tin rằng để hoàn thành công việc đúng giờ, người ta phải bắt đầu càng sớm càng tốt.
- Nuôi dưỡng một nền văn hóa giải quyết các vấn đề như một nhóm, chứ không phải là một trong đó thúc đẩy đổ lỗi cho người khác.
- Giữ phần đầu của backlog được ưu tiên. Các thẻ ở đầu cột "Backlog" phải là các tác vụ, dự án hoặc tính năng tiếp theo sẽ mang lại nhiều giá trị nhất cho khách hàng và doanh nghiệp.
Một hệ thống Kanban là một cách hiệu quả để thực hiện trên nhiều loại dự án. Giống như hầu hết các công cụ Lean, nó hoạt động tốt nhất khi kết hợp với tư duy học tập và cải tiến liên tục. Không có một cách "đúng" để thực hiện một bảng Kanban, và nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến cấu trúc của nó cũng như các hành vi của nhóm. Nói chung, bất kỳ nhóm dự án nào sử dụng hội đồng quản trị nên được đào tạo về các khái niệm về Kanban, và sau đó được phép phát triển và cải thiện hệ thống Kanban của họ khi họ sử dụng nó.
Tìm hiểu thêm về Monica Borrell trong tiểu sử đầy đủ của cô ấy tại đây .