Khi viết một lá thư kinh doanh, cách bố trí thư của bạn là quan trọng, để nó dễ đọc và trông chuyên nghiệp. Vì vậy, bạn sử dụng một lời chào thích hợp và đóng cửa, chính tả và ngữ pháp của bạn, và giai điệu bạn sử dụng.
Dưới đây là thông tin về chữ cái kinh doanh, bao gồm chọn phông chữ, khoảng cách đoạn văn, định dạng, lề, những gì cần đưa vào mỗi đoạn, cách đóng thư và ví dụ về bố cục thích hợp cho một chữ cái kinh doanh.
Phông chữ và giãn cách
- Bố trí không gian đúng cách của các chữ cái kinh doanh bạn viết, với khoảng cách giữa tiêu đề, lời chào, từng đoạn văn, phần đóng và chữ ký của bạn.
- Duy nhất không gian thư của bạn và để lại một khoảng trống giữa mỗi đoạn văn. Khi gửi thư đã nhập, hãy để lại hai dấu cách trước và sau chữ ký viết của bạn.
- Còn lại biện minh cho lá thư của bạn, để thông tin liên hệ của bạn, ngày tháng, chữ cái và chữ ký của bạn đều được căn chỉnh ở bên trái.
- Sử dụng phông chữ đơn giản như Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri hoặc Verdana. Đảm bảo rằng kích thước phông chữ bạn sử dụng đủ lớn để người đọc không cần phải tiếp cận với kính của họ - kích thước phông chữ chuẩn cho các phông chữ này là 10 điểm hoặc 12 điểm. Nếu bạn đang gửi thư kinh doanh của bạn cho một tổ chức rất bảo thủ, tốt nhất là sử dụng phông chữ Times New Roman 12 điểm truyền thống. Không, trong mọi trường hợp, sử dụng phông chữ ưa thích như Comic Sans hoặc phông chữ viết tay như Lucida trên thư từ kinh doanh.
Khiếu nại và giai điệu của Thư kinh doanh
- Salutation : Nó vẫn là tiêu chuẩn để sử dụng tiêu đề của người nhận (ông, bà, bà, tiến sĩ, giáo sư, thẩm phán) trước khi họ của họ trong lời chào của thư từ kinh doanh chính thức (ví dụ: "thân mến ông Smith"). Từ “Thân” phải luôn đứng trước tên người nhận; không chỉ đơn giản là sử dụng tên của họ bởi chính nó như bạn có thể làm trong thư từ thông thường. Theo cùng một mã thông báo, tránh bắt đầu thư từ kinh doanh với các thư mở như “Xin chào”, “Xin chào” hoặc “Chào buổi sáng” - các chữ cái kinh doanh phải luôn bắt đầu bằng “Thân gửi [tên và tên người nhận]” trừ khi bạn sử dụng lời chào Có thể quan tâm ”(trong trường hợp khi bạn không biết tên của người nhận).
- Kết thúc : Đóng của bạn cần phải sai lầm ở phía bên của bảo thủ. Các đóng cửa có thể chấp nhận để sử dụng bao gồm: “Trân trọng”, “Trân trọng”, “Trân trọng”, “Kính trọng”, “Cảm ơn”, “Cảm ơn bạn đã cân nhắc”, “Kính trọng” và “Rất kính trọng” (điều này, thường là viết tắt là "V / R", là phổ biến trong thư từ kinh doanh quân sự). Không sử dụng các đóng cửa thông thường như: “Sau đó”, “Chúc mừng”, “Thân ái”, “Cảm ơn !,” “TTYL” hoặc “Nhiệt tình”.
- Lựa chọn từ ngữ và ngữ pháp : Mặc dù lựa chọn từ ngữ của bạn cho các chữ cái kinh doanh không được quá cứng, hoa hoặc trang trí công phu, bạn cũng nên tránh sử dụng tiếng lóng, từ viết tắt / từ viết tắt, biểu tượng cảm xúc hoặc văn bản nói. Không có nghĩa là bạn nên sử dụng các đoạn câu thường được sử dụng khi nhắn tin. Thay vào đó, hãy sử dụng các câu hoàn chỉnh, xem các kết nối dấu phẩy (trong đó hai câu hoàn chỉnh được nối bằng dấu phẩy). Đọc kỹ lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp.
- Giấy : Nếu bạn đang soạn thảo thư chính thức để gửi thư trái ngược với email, giấy bạn sử dụng phải là giấy trắng có trọng lượng chuẩn - không sử dụng loại văn phòng màu hoặc rực rỡ có thể được sử dụng trong tiếp thị “thư rác”. Nó là tốt để bao gồm một biểu tượng kinh doanh đơn giản ở trên cùng của bài báo.
Ví dụ về bố cục thư kinh doanh
Thông tin liên lạc
Tên của bạn
Địa chỉ của bạn
Thành phố, tiểu bang, mã zip của bạn
Số điện thoại của bạn
Địa chỉ email của bạn
(không gian)
Ngày
(không gian)
Thông tin liên lạc
Tên
Chức vụ
Công ty
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, mã zip
(không gian)
Lời chào
(không gian)
Thưa ông / bà. Họ:
(không gian)
Nội dung thư kinh doanh
Đoạn đầu tiên của lá thư kinh doanh của bạn nên cung cấp một giới thiệu về lý do tại sao bạn đang viết.
(khoảng cách giữa các đoạn)
Sau đó, trong các đoạn sau cung cấp thêm thông tin và chi tiết về yêu cầu của bạn.
(khoảng cách giữa các đoạn)
Đoạn cuối cùng nên nhắc lại lý do bạn viết và cảm ơn người đọc đã xem xét yêu cầu của bạn.
Đóng cửa:
(không gian)
Trân trọng bạn,
(không gian đôi)
Chữ ký:
Chữ ký viết tay (đối với thư được gửi bằng thư)
(không gian đôi)
Chữ ký đã nhập
Ví dụ về Thư và Mẹo Viết
Thư mẫu
Mẫu thư cho người tìm việc, bao gồm thư xin việc, phỏng vấn cảm ơn thư, thư tiếp theo, thư chấp nhận và thư từ chối, thư từ chức, thư cảm ơn và nhiều mẫu thư việc làm tuyệt vời hơn.
Thư kinh doanh
Cách viết thư kinh doanh, định dạng thư và mẫu kinh doanh chung, và các ví dụ về thư kinh doanh liên quan đến việc làm.