Khi bạn viết một bức thư kinh doanh hoặc gửi một email, điều quan trọng là phải đóng thư của bạn một cách chuyên nghiệp. Sự kết thúc lý tưởng cho một lá thư kinh doanh truyền tải cảm ơn và sự tôn trọng của bạn, mà không có sự lệch tâm hoặc một giai điệu quá quen thuộc. Mặc dù nó có vẻ lỗi thời, hầu hết các chuyên gia kinh doanh đều mong đợi thư từ bằng văn bản - cho dù qua thư hay email - được viết và định dạng theo cách bảo thủ .
Điều này không chỉ có nghĩa là bạn nên tập trung vào tính trung lập trong thư xuất hiện của mình (tránh sử dụng giấy đầy màu sắc, thiết kế logo brash, và phông chữ nghệ thuật), nhưng nó cũng có nghĩa là bạn nên sử dụng khóa rất thấp, không cần thiết và chuyên nghiệp cụm từ đóng. Kịch bản tốt nhất là người quản lý tuyển dụng, đồng nghiệp hoặc kết nối thậm chí sẽ không nhận thấy sự kết thúc.
Sau đây là danh sách các ví dụ đóng thư phù hợp cho thư từ liên quan đến công việc và việc làm.
Ví dụ kết thúc thư kinh doanh
- Trân trọng
- Trân trọng
- Trân trọng
- Tốt
- Trân trọng
- Trân trọng
- Trân trọng
- Chân thành nhất
- Kính trọng
- Trân trọng bạn
- Cảm ơn bạn
- Cám ơn bạn đã xem xét
Đóng cửa thư tín quân sự
Tương tự như thư từ liên quan đến kinh doanh hoặc việc làm, thư từ quân sự cũng đã đặt ra các tiêu chuẩn cho việc đóng cửa (còn được gọi là “sự đánh giá”) mà người ta nên trình bày trước chữ ký của họ.
Nếu công ty của bạn tiến hành kinh doanh với quân đội - hoặc nếu bạn đang xin việc trong quân đội - bạn nên biết rằng "Rất tôn trọng" (thường được viết tắt là "V / R") được sử dụng trong thư và email tương ứng giữa các thành viên quân sự .
Nó được thành lập theo nghi thức của các Tham mưu trưởng, Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ, Quân đội Hoa Kỳ, Hải quân Hoa Kỳ và Không quân Hoa Kỳ rằng việc đóng "Tôn trọng của bạn" được dành riêng cho Tổng thống Hoa Kỳ (theo Mỹ Tiêu chuẩn quân đội, điều này cũng mở rộng cho người phụ nữ đầu tiên và Tổng thống đắc cử).
Thư cho tất cả các chức sắc khác chỉ đơn giản là sử dụng lời khen, "Trân trọng."
Đặt gì sau khi đóng
Thực hiện theo kết thúc bằng dấu phẩy, dấu cách và sau đó là tên của bạn. Ví dụ:
Trân trọng,
Tên của bạn
Địa chỉ email của bạn
Số điện thoại của bạn
Những gì không sử dụng như một bức thư kinh doanh đóng cửa
Bất cứ điều gì bạn muốn sử dụng trong giao tiếp không chính thức đều không phù hợp với một bức thư kinh doanh. Điều này bao gồm tiếng lóng, văn bản nói, biểu tượng cảm xúc và bất kỳ thứ gì không có màu sắc hoặc bình thường.
Nếu bạn quen với việc giao tiếp chủ yếu với bạn bè, gia đình hoặc thậm chí là đồng nghiệp mà bạn đã làm việc trong một thời gian dài, thì việc đóng một bức thư kinh doanh thích hợp có thể sẽ cảm thấy khá cứng đầu lúc đầu. Đừng lo lắng về nó - đồng nghiệp của bạn hoặc cộng sự kinh doanh sẽ không cảm thấy như vậy khi họ đọc thư của bạn. Điều gì có vẻ không tự nhiên với bạn sẽ cảm thấy tôn trọng và lịch sự với người nhận.
Thông tin liên lạc chính thức đang trên đà trong cuộc sống hiện đại, nhưng vẫn có những lúc đó là cách chính xác duy nhất để củng cố kết nối hoặc truyền đạt thông tin. Nếu bạn đang đăng ký một công việc, hãy tìm kiếm đề xuất hoặc mở rộng mạng của bạn, hãy nhầm lẫn bên cạnh hình thức.
Một lưu ý: Đừng để cảm giác hơi cổ xưa của một bức thư kinh doanh chính thức cám dỗ bạn sử dụng ngôn ngữ hoa, lỗi thời.
Hãy nhớ rằng, bạn hy vọng người nhận thư của bạn không có ký ức về việc đóng của bạn chút nào. Điều cuối cùng bạn muốn là một người quản lý tuyển dụng sẽ tham gia một cuộc họp nhân sự với thư xin việc của bạn trong tay, hỏi nhóm nếu họ muốn gặp "Ông Kindest Personal Regards."
Ví dụ về đóng cửa thư kinh doanh không phù hợp
- Chúc mừng
- chân thành
- Hy vọng
- Một lát sau
- Cảm ơn!
- TTYL / TTFN
- Nhiệt liệt
Một lưu ý về thư điện tử kinh doanh
Nó có thể là hấp dẫn để rời khỏi đóng cửa khi bạn đang giao tiếp bằng email , nhưng không cho vào sự cám dỗ đó. Mặc dù email không đóng hoàn toàn tốt cho việc giao tiếp hàng ngày với bạn bè và đồng đội của bạn, nhưng chúng sẽ có vẻ khó chịu - hoặc tệ hơn, không chuyên nghiệp - với những người bạn không biết rõ.
Bạn cũng nên sử dụng một bức thư kinh doanh đóng khi bạn tương ứng với một người nào đó chuyên nghiệp về một vấn đề quan trọng, cho dù đó là một dự án mới hay một cơ hội việc làm.
Khi bạn không cần đóng
Làm thế nào để bạn biết chắc chắn có hay không sử dụng đóng? Một thử nghiệm tốt là tự hỏi mình liệu email này có giống với một tin nhắn / văn bản tức thì hay một bức thư kinh doanh hay không. Nếu bạn đang cho đồng đội của bạn cập nhật nhanh về một dự án đang diễn ra, việc đóng cửa chính thức có thể không cần thiết; nếu bạn đang ném chiếc mũ của mình trong vòng để quảng cáo, thì chắc chắn là cần thiết.
Khi mọi thứ khác thất bại, và bạn vẫn không chắc chắn, hãy thận trọng và đưa nó vào. Bạn sẽ không bao giờ đi sai vì quá lịch sự và tôn trọng.
Đọc thêm: Cách định dạng thư kinh doanh | Ví dụ về thư chào mừng kinh doanh