Mặc dù đơn giản "Xin chào", "Xin chào" hoặc thậm chí "Hey" phù hợp trong thư từ thông thường, lời chào chính thức hơn là thích hợp khi bạn gửi email về một vấn đề liên quan đến kinh doanh, chẳng hạn như thư giới thiệu , thư giới thiệu hoặc thư yêu cầu .
Sau đây là danh sách các ví dụ về thư chào thích hợp cho các thư từ liên quan đến công việc và việc làm. Sau đó, chúng tôi sẽ giải thích cách chọn và định dạng lời chào, cũng như cách gửi thư cho một người có tên bạn không biết.
Ví dụ về thư chào mừng kinh doanh
- Thưa ông Smith
- Thưa ông bà Smith
- Thưa ông White và bà Smith
- Kính thưa Tiến sĩ Smith
- Kính thưa Thẩm phán Smith
- Kính thưa bà Jones
- Kính gửi Jane Doe
- Kính gửi Dr.
- Kính thưa Tiến sĩ và Bà Haven
- Kính gửi Tên (nếu bạn biết rõ người đó)
Lưu ý rằng tất cả những lời chào này bắt đầu bằng từ "thân yêu". Trong khi bạn chỉ đơn giản có thể bắt đầu một bức thư với tên của người đó, điều này có thể được xem là đột ngột hoặc thậm chí thô lỗ. Luôn luôn bắt đầu lời chào của bạn với từ "thân yêu" trong một bức thư kinh doanh.
Một ngoại lệ là khi bạn sử dụng lời chào chung " Để ai đó có thể quan tâm ." Thêm vào đó trong một thời điểm.
Hướng dẫn về tên và tiêu đề
Lời chào thường nên sử dụng họ của người đó, cùng với "Mr." hoặc "Bà" Nói chung, tránh sử dụng "Bà" hoặc "Hoa hậu" trừ khi bạn chắc chắn về cách người phụ nữ muốn được giải quyết.
Khi nghi ngờ, mặc định sử dụng "Ms."
Nếu bạn đang viết thư cho một người có bằng tiến sĩ hoặc y khoa, hãy sử dụng dạng viết tắt: "Dr." Tuy nhiên, đối với các chức danh khác, chẳng hạn như giáo sư, thẩm phán, rabbi, vv, hãy viết tên đầy đủ và viết hoa nó.
Ví dụ, lời chào của bạn trong một bức thư gửi cho một thẩm phán sẽ là, "Kính thưa Thẩm phán Barnard." Hoặc, nếu thư từ của bạn là với một giáo sĩ Do Thái, bạn có thể viết, "Thưa Rabbi Williams."
Khi thư của bạn có nhiều hơn một người, hãy viết riêng tất cả các tên của họ, tách chúng bằng dấu phẩy. Ví dụ: "Thưa ông Hobbes, bà Luxe và ông Hopman." Đối với các cặp vợ chồng, nếu một người trong cặp vợ chồng đã thay đổi tên của họ, bạn chỉ cần sử dụng tên cuối cùng một lần. Ví dụ: "Thưa ông bà Smith".
Đôi khi giới tính của một người không rõ ràng từ một cái tên; suy nghĩ về "Corey" hoặc "Blake", có thể là tên của phụ nữ hoặc nam giới. Nếu đúng như vậy, bạn có thể xem liệu bạn có thể xác định giới tính từ việc tìm kiếm trên LinkedIn hoặc trang web của công ty hay không. Nhưng nếu nó vẫn còn mơ hồ, chỉ cần viết tên đầy đủ của người đó, bỏ tiêu đề. Ví dụ: "Kính gửi Corey Meyer."
Cách định dạng thư chào mừng
Thực hiện theo các lời chào với dấu hai chấm hoặc dấu phẩy, một dấu cách, và sau đó bắt đầu đoạn đầu tiên của thư của bạn. Sử dụng dấu hai chấm là lựa chọn chính thức hơn. Ví dụ:
Thưa ông Smith:
[Đoạn đầu tiên của lá thư.]
Khi bạn không có người liên hệ
Nếu bạn không có một người liên lạc tại tổ chức, bạn có thể rời khỏi lời chào và bắt đầu với đoạn đầu tiên của lá thư của bạn hoặc sử dụng một lời chào chung .
Tuy nhiên, trước khi sử dụng một lời chào chung (hoặc rời khỏi một lời chào), cố gắng tìm ra tên của người bạn đang liên lạc.
Nếu bạn đang đăng ký một công việc và tên của người quản lý tuyển dụng không được đưa vào danh sách công việc, bạn có thể tra cứu tên người sử dụng lao động hoặc thuê người quản lý trên trang web của công ty. Nếu có số liên lạc, bạn cũng có thể gọi và yêu cầu trợ lý hành chính cho tên của người quản lý tuyển dụng.
Nếu bạn đang gửi một loại thư khác, bạn vẫn có thể tra cứu tên người đó trên trang web của công ty hoặc nói chuyện với trợ lý hành chính hoặc liên hệ tại công ty để biết tên của người bạn đang cố gắng liên hệ.
Lời chào chung cho thư doanh nghiệp
- Kính gửi người quản lý tuyển dụng
- Mà nó có thể quan tâm
- Kính gửi quản lý nhân sự
- Dear Sir hoặc Madam
Kiểm tra chính tả tên
Cuối cùng, trước khi gửi một bức thư kinh doanh, hãy chắc chắn rằng bạn đã viết đúng tên của người đó. Kiểm tra kỹ chính tả trên trang web của công ty hoặc trên LinkedIn.
Cân nhắc yêu cầu một người bạn đáng tin cậy đọc lại tin nhắn của bạn trước khi gửi, đặc biệt chú ý đến chính tả tên.
Đọc liên quan
- Làm thế nào để viết một thư kinh doanh: Làm thế nào để viết thư kinh doanh, định dạng thư chung kinh doanh và các mẫu, và ví dụ thư kinh doanh liên quan đến việc làm.
- Mẫu thư chuyên nghiệp: Mẫu thư cho người tìm việc, kể cả thư xin việc, thư xin cảm ơn, thư tiếp theo, thư chấp nhận việc làm và thư từ chối, thư từ chức, thư cảm ơn và nhiều mẫu thư việc làm tuyệt vời hơn.