Ví dụ về định dạng cho nghề nghiệp và tìm kiếm email
Khi viết thư email liên quan tới công việc, cách bạn giao tiếp sẽ tác động đến thành công của bạn. Người sử dụng lao động mong nhận được các tin nhắn email được viết tốt và không có lỗi. Vì bạn chỉ có một khoảng thời gian ngắn để tạo ấn tượng, hãy giữ cho email của bạn ngắn gọn và tập trung.
Bao gồm những gì trong một thư email chuyên nghiệp
Cách tốt nhất để định dạng email bạn gửi đến nhà tuyển dụng và kết nối là gì? Một thông điệp email cho mục đích việc làm nên chuyên nghiệp vì nó sẽ là nếu bạn đang viết một lá thư giấy cũ và bao gồm các yếu tố sau:
- Dòng chủ đề với tên của bạn và tại sao bạn đang viết
- Lời chào chuyên nghiệp
- Nội dung thư , không được dài hơn hai hoặc ba đoạn văn. Thông điệp nên giải thích bạn là ai, tại sao bạn viết, và những gì bạn đang yêu cầu hoặc phải cung cấp.
- Đóng chuyên nghiệp
- Chữ ký với thông tin liên hệ của bạn, bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ email, số điện thoại và địa chỉ nhận thư của bạn. Bạn cũng có thể bao gồm URL hồ sơ LinkedIn của bạn, cũng như các liên kết đến bất kỳ trang truyền thông xã hội nào mà bạn sử dụng cho các mục đích chuyên nghiệp.
Xem lại ví dụ về định dạng thông báo email
Xem lại ví dụ về định dạng thư email cho thư xin việc, tài liệu tham khảo, thư từ chức, tin nhắn trên LinkedIn, tin nhắn chia tay và lời cảm ơn, cũng như ví dụ về dòng chủ đề và chữ ký.
01 định dạng thư bao gồm email
Người sử dụng lao động có thể yêu cầu bạn bao gồm một thư xin việc trong email của bạn, hoặc bạn có thể được yêu cầu gửi một tài liệu đính kèm. Khi bạn đưa thư của mình vào email, bạn chỉ cần nhập hoặc sao chép / dán từ chương trình xử lý văn bản của mình vào email.
Nếu bạn gửi thư giới thiệu qua email, dưới đây là cách định dạng thư đó:
Tiêu đề: Tên bạn - Chức vụ
Lời chào
Nội dung thư
Đoạn đầu tiên của một bức thư điện tử phải đề cập đến công việc bạn đang đăng ký và nơi bạn tìm được việc làm.
Sử dụng đoạn thứ hai — và thứ ba nếu bạn cần - để nêu chi tiết những gì bạn phải cung cấp cho chủ nhân và giải thích lý do tại sao bạn sẽ là người thuê lớn.
Trong đoạn cuối của thông điệp của bạn, cảm ơn công ty đã xem xét bạn cho công việc.
Đóng cửa
Chữ ký
02 Định dạng tin nhắn email chia tay
Khi rời khỏi công việc của bạn, bạn nên gửi tin nhắn chia tay cá nhân qua email hoặc LinkedIn thay vì tin nhắn nhóm để thông điệp chia tay của bạn là cá nhân. Bao gồm thông tin liên hệ của bạn để đồng nghiệp của bạn có thể giữ liên lạc.
Dưới đây là những gì cần đưa vào thông điệp của bạn:
Chủ đề: Tên của bạn — Di chuyển trên
Lời chào
Nội dung thư
Nếu bạn biết rõ người đó, bạn có thể gửi một thông điệp không chính thức chuyển tiếp kế hoạch của bạn cho tương lai. Đối với các đồng nghiệp và khách hàng khác, gửi thông điệp chia tay chính thức.
Đề cập đến việc bạn đang tiếp tục, chia sẻ sự đánh giá cao và cảm ơn bạn, đồng thời thêm yêu cầu giữ liên lạc.
Bao gồm thông tin liên hệ cá nhân của bạn trong tin nhắn hoặc trong chữ ký của bạn, để dễ dàng kết nối.
Đóng cửa
Chữ ký
03 định dạng tin nhắn LinkedIn
Khi gửi tin nhắn và lời mời trên LinkedIn, thông tin liên lạc của bạn phải chuyên nghiệp và được viết tốt. Định dạng chữ cái của bạn giống như một email. Giải thích lý do tại sao bạn mời người đó kết nối với bạn hoặc yêu cầu thông tin hoặc trợ giúp.
Hãy chắc chắn để đề cập đến cách bạn biết bạn đang kết nối và những lời khuyên hoặc hỗ trợ bạn cần. Bao gồm thông tin liên lạc của bạn (email và số điện thoại) trong tin nhắn của bạn để dễ dàng kết nối bên ngoài LinkedIn.
04 Định dạng tin nhắn mạng
Khi kết nối mạng để phát triển sự nghiệp của bạn hoặc tăng cường tìm kiếm công việc của bạn, điều quan trọng là phải bao gồm thông tin về lý do bạn viết và loại trợ giúp bạn đang tìm kiếm. Nếu bạn đang viết thư cho bạn bè hoặc đồng nghiệp, thư của bạn không cần phải chính thức.
Nếu bạn đang yêu cầu một người không biết bạn tìm kiếm việc làm hoặc trợ giúp nghề nghiệp, hãy viết một yêu cầu chính thức để được trợ giúp.
Chủ đề: Tên của bạn — Giới thiệu (hoặc lý do khác để viết)
Lời chào
Nội dung thư
Những gì bạn bao gồm trong thư của bạn phụ thuộc vào người mà nó được giải quyết. Nếu bạn đang yêu cầu trợ giúp tìm kiếm việc làm từ người bạn biết, bạn có thể ít chính thức hơn nếu bạn đang yêu cầu hỗ trợ từ người bạn được giới thiệu.
Nói chung, hãy sử dụng đoạn đầu tiên của bạn để giới thiệu về bản thân bạn và các đoạn sau để giải thích yêu cầu của bạn. Hoàn thành thư của bạn với một yêu cầu để theo dõi.
Đóng cửa
Chữ ký
05 Định dạng Thư Tham chiếu
Khi gửi email một lá thư tham khảo cho một người nộp đơn xin việc, thông điệp của bạn nên giải thích kết nối của bạn với người bạn đang giới thiệu, kể cả cách bạn biết họ. Bao gồm càng nhiều chi tiết càng tốt về trình độ liên quan của người đó.
Subject: Tên của người nộp đơn — Khuyến nghị
Lời chào
Nội dung thư
Đoạn đầu tiên của thư tham chiếu giải thích cách bạn biết người bạn đang giới thiệu và lý do bạn đủ điều kiện để giới thiệu họ.
Trong đoạn thứ hai, chia sẻ chi tiết về lý do tại sao người đó đủ điều kiện cho công việc. Trong đoạn thứ ba, nói rằng bạn "rất" hoặc "mạnh" đề nghị người đó.
Kết thúc thư của bạn bằng cách đề nghị cung cấp thông tin bổ sung để hỗ trợ ứng cử viên của người đó. Liệt kê địa chỉ email, số điện thoại và chữ ký của bạn tại đây.
Đóng cửa
Chữ ký
06 Định dạng tin nhắn email từ chức
Khi gửi một email để từ chức từ một công việc, nó cần được tóm tắt và cho điểm. Liệt kê tên của bạn và "từ chức" trong dòng tiêu đề của thư. Email của bạn chỉ cần bao gồm thực tế là bạn đang rời đi và khi ngày làm việc cuối cùng của bạn sẽ là.
Chủ đề: Tên của bạn — Từ chức
Lời chào
Nội dung thư
Đoạn đầu tiên của email của bạn nên nói rằng bạn đang từ chức và nêu rõ khi từ chức của bạn có hiệu lực.
Đoạn tiếp theo (tùy chọn) của lá thư từ chức của bạn nhờ người sử dụng lao động.
Kết thúc email của bạn (cũng tùy chọn) bằng cách đề nghị hỗ trợ quá trình chuyển đổi.
Đóng cửa
Chữ ký
07 Cảm ơn bạn định dạng tin nhắn email
Dành thời gian để gửi tin nhắn cảm ơn sau khi một cuộc phỏng vấn xin việc được dành thời gian. Ngoài việc cảm ơn người phỏng vấn cho thời gian của mình, bạn có thể nhắc lại sự quan tâm của bạn trong công việc và chia sẻ bất cứ điều gì bạn quên đề cập đến trong cuộc phỏng vấn.
Chủ đề - Cảm ơn bạn — Phỏng vấn việc làm
Lời chào
Thư điện tử
Thư cảm ơn cho một cuộc phỏng vấn xin việc sẽ chia sẻ sự cảm kích của bạn về thời gian của người phỏng vấn, nhắc lại sự quan tâm của bạn trong công việc, chia sẻ bất kỳ thông tin nào bạn bỏ qua trong cuộc phỏng vấn và cung cấp bất kỳ thông tin bổ sung nào mà công ty có thể cần phán quyết.
Đóng cửa
Chữ ký
Cách định dạng chữ ký email của bạn
Khi sử dụng email để tìm kiếm việc làm, điều quan trọng là phải bao gồm chữ ký email với thông tin liên hệ của bạn để dễ dàng thuê người quản lý và nhà tuyển dụng để liên lạc với bạn.
Dưới đây là cách định dạng chữ ký của bạn trong thư email:
Tên của bạn
Địa chỉ email
Địa chỉ nhà
Số điện thoại
không bắt buộc:
[LinkedIn URL]
[URL trang web]