Bạn có cần phải viết một lá thư kinh doanh? Bạn không chắc chắn về cách bố trí tốt nhất để sử dụng hoặc những gì cần đưa vào thư của bạn? Điều quan trọng là tất cả các chữ cái kinh doanh bạn viết đều được định dạng đúng và chuyên nghiệp.
Khi bạn viết thư cho các nhà tuyển dụng tiềm năng, đồng nghiệp, các kết nối chuyên nghiệp và kinh doanh, cách bố trí thư của bạn gần như quan trọng như những gì bạn đang viết.
Nếu thư không được định dạng chính xác, không có đủ khoảng cách giữa các đoạn văn và sử dụng kiểu hoặc kích thước phông chữ không theo kiểu truyền thống, nó có thể phản ánh kém về bạn.
Hướng dẫn viết thư kinh doanh
Dưới đây là các hướng dẫn để viết một bức thư kinh doanh, vì vậy tất cả thư từ của bạn tạo ấn tượng tốt nhất.
Lề
Bạn nên căn chỉnh văn bản của bạn sang bên trái, đây là cách hầu hết các tài liệu được căn chỉnh, vì vậy nó sẽ làm cho lá thư của bạn có thể đọc được.
Giãn cách chữ
Để lại không gian trong thư của bạn tạo ra một cái nhìn rõ ràng, gọn gàng và dễ đọc mà người đọc sẽ đánh giá cao. Thư của bạn phải ở định dạng khối: toàn bộ chữ phải được căn chỉnh sang bên trái và khoảng cách đơn, ngoại trừ khoảng cách giữa hai đoạn văn.
Cỡ chữ
Kích thước phông chữ truyền thống cho một chữ cái chuyên nghiệp là 12. Phông chữ phải là Times New Roman hoặc Arial. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng tiêu đề thư, tiêu đề thư có thể có kích thước và kiểu phông khác nhau.
Kiểu phông chữ
Không cần sử dụng các kiểu khác nhau trong một bức thư chuyên nghiệp.
Sử dụng một phông chữ đồng nhất (một phông chữ sổ sách như Times New Roman hoặc Arial) và tránh gạch dưới, in nghiêng, hoặc bolding. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng tiêu đề thư, tiêu đề thư có thể có kiểu phông chữ khác.
Văn bản thư
Văn bản thư thương mại phải rõ ràng và dễ đọc. Tránh viết thư của bạn trong một khối văn bản lớn.
Phá vỡ văn bản của bạn thành nhiều đoạn ngắn gọn. Những đoạn văn phải được căn chỉnh ở bên trái; điều này cho phép đọc dễ dàng hơn. Khi bạn đã hoàn thành lá thư của bạn, hãy nhờ người khác đọc thư cho bạn. Cho họ lướt qua một thời gian ngắn ở bức thư. Có quá nhiều văn bản trên trang không? Có dễ nhìn thấy các đoạn riêng biệt không?
Thông tin liên lạc
Phần đầu tiên của lá thư của bạn nên bao gồm thông tin liên lạc của bạn và thông tin liên lạc của người bạn đang viết. Cũng bao gồm ngày bạn đang viết ở trên cùng của lá thư của bạn.
Thư chào mừng
Trừ khi bạn biết người đọc tốt và thường giải quyết họ bằng tên của họ, bạn nên bao gồm tiêu đề cá nhân của người đó và tên đầy đủ trong lời chào (ví dụ: "Thưa ông James Franklin"). Nếu bạn không chắc chắn về tên của người đọc, hãy bao gồm tiêu đề của họ (ví dụ: "Điều hành tiếp thị thân mến"). Nếu bạn không chắc chắn về giới tính của người đọc, chỉ cần nêu tên đầy đủ của họ và tránh tiêu đề cá nhân (ví dụ: "Dear Jamie Smith"). Nếu bạn không chắc chắn về giới tính, tên và tiêu đề của người đọc, chỉ cần viết, "Để ai có thể quan tâm ." Để lại một dòng trống sau lời chào.
Các đoạn văn bản
Các đoạn chữ chuyên nghiệp nên tương đối súc tích.
Đoạn đầu tiên có thể bao gồm một mở ngắn thân thiện và một lời giải thích ngắn gọn về lý do của bạn để viết. Đoạn thứ hai (và mọi đoạn văn tiếp theo) sẽ mở rộng khi bạn viết lý do. Đoạn cuối cùng nên giải thích lý do của bạn để viết và, nếu có, nêu rõ kế hoạch hành động của bạn (hoặc yêu cầu một số loại hành động được thực hiện bởi người đọc).
Đóng cửa
Khi bạn viết một bức thư kinh doanh hoặc thư điện tử, điều quan trọng là phải đóng thư của bạn một cách chuyên nghiệp để bạn viết thư, toàn bộ, được viết tốt và chuyên nghiệp.
Chữ ký
Khi bạn đang gửi thư giấy, hãy hoàn thành bức thư có chữ ký của bạn, viết tay, theo sau là tên đã nhập của bạn. Nếu đây là một email, chỉ cần bao gồm tên đã nhập của bạn.
Cuối cùng, đừng quên đánh vần kiểm tra và đọc lại thư của bạn trước khi gửi.
Một lần nữa, yêu cầu một thành viên gia đình, bạn bè hoặc đồng nghiệp để xem xét nó cho bạn. Nó luôn luôn tốt cho một cặp mắt để có một cái nhìn bởi vì rất khó để bắt những sai lầm của chính chúng ta.
Định dạng thư kinh doanh
Xem lại thư kinh doanh được định dạng với thông tin về những gì cần đưa vào mỗi phần của thư của bạn.
Ví dụ về thư kinh doanh
Ví dụ thư kinh doanh cho một loạt các thư từ kinh doanh, nghề nghiệp và liên quan đến việc làm, bao gồm các mẫu thư và email và mẫu thư.