Viết một lá thư kinh doanh hiệu quả, được đánh bóng có thể là một nhiệm vụ dễ làm theo, miễn là bạn tuân thủ các quy tắc được thiết lập cho bố cục và ngôn ngữ. Nhận ra rằng người nhận của bạn đọc một lượng đáng kể thư từ trên cơ sở thường xuyên và sẽ ưu tiên các chữ cái được thực hiện tốt mà không bị lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp. Nguyên tắc chung là đọc lại hai lần và sau đó nhờ một đồng nghiệp xem lại để đảm bảo không có gì bị bỏ sót.
Các phần của một bức thư kinh doanh
Mỗi phần trong thư của bạn phải tuân theo định dạng thích hợp, bắt đầu với thông tin liên hệ của bạn và của người nhận; lời chào; phần thân của bức thư; đóng cửa; và cuối cùng, chữ ký của bạn.
Định dạng thư kinh doanh
Dưới đây là định dạng thư kinh doanh truyền thống, với các mẹo về cách phân loại nó dựa trên mối quan hệ của bạn với người đọc và kết quả mong muốn của bạn là gì.
Thông tin liên hệ của bạn :
Tên của bạn
Địa chỉ của bạn
Số điện thoại của bạn
Địa chỉ email của bạn
Ngày
Thông tin liên hệ của người nhận:
Tên của họ
Tiêu đề của họ
Công ty của họ
Địa chỉ công ty
- Sử dụng "Để ai có thể quan tâm ," nếu bạn không chắc chắn cụ thể những người bạn đang giải quyết.
- Sử dụng lời chào chính thức “Dear Mr./Ms./Dr. [Họ], "nếu bạn không biết người nhận.
- Sử dụng “Thân mến [Tên],” chỉ khi bạn có mối quan hệ không chính thức với người nhận.
Cơ thể
Định dạng cơ bản:
- Sử dụng các dòng đơn cách nhau với khoảng trống được thêm vào giữa mỗi đoạn văn, sau lời chào, và phía trên phần đóng.
- Còn lại biện minh cho lá thư của bạn (trái với lề trái).
Tấn công Tone đúng:
Làm cho mục đích của lá thư của bạn rõ ràng thông qua ngôn ngữ đơn giản và được nhắm mục tiêu, giữ đoạn văn ngắn mở đầu. Bạn có thể bắt đầu, "Tôi đang viết trong tham chiếu đến ..." và từ đó, chỉ giao tiếp những gì bạn cần nói.
Các đoạn tiếp theo nên bao gồm thông tin cung cấp cho người đọc của bạn một sự hiểu biết đầy đủ về (các) mục tiêu của bạn nhưng tránh các câu uốn khúc và những từ dài không cần thiết. Một lần nữa, giữ cho nó ngắn gọn để duy trì sự chú ý của họ.
Nếu ý định của bạn là thuyết phục người nhận - đầu tư tiền, cung cấp cho bạn một tài liệu tham khảo, thuê bạn, hợp tác với bạn, hoặc sửa chữa một vấn đề - tạo ra một trường hợp hấp dẫn cho nguyên nhân. Ví dụ: nếu bạn muốn người đọc tài trợ cho một sự kiện từ thiện, hãy xác định bất kỳ sự trùng lặp nào với mục tiêu từ thiện của công ty họ. Thuyết phục người đọc giúp bạn sẽ có lợi lẫn nhau, và bạn sẽ tăng cơ hội chiến thắng sự ủng hộ của họ.
Giữ đoạn đóng của bạn thành hai câu. Đơn giản chỉ cần nhắc lại lý do của bạn để viết và cảm ơn người đọc vì đã xem xét yêu cầu của bạn.
Đóng miễn phí :
Một số lựa chọn tốt cho việc đóng của bạn bao gồm:
- Trân trọng bạn,
- Trân trọng,
- Chân thành,
- Trân trọng,
Nếu thư của bạn ít chính thức hơn, hãy cân nhắc sử dụng:
- Tất cả tốt nhất,
- Tốt,
- Cảm ơn bạn,
- Trân trọng,
Chữ ký:
Viết chữ ký của bạn ngay bên dưới đóng của bạn và để lại bốn dấu cách duy nhất giữa đóng của bạn và tên đầy đủ của bạn, tiêu đề, số điện thoại, địa chỉ email, và bất kỳ thông tin liên lạc khác mà bạn muốn bao gồm. Sử dụng định dạng dưới đây:
Chữ ký viết tay của bạn
Đã nhập tên đầy đủ
Chức vụ
Gửi thư kinh doanh qua email
Nếu bạn đang gửi thư điện tử, chữ ký của bạn sẽ hơi khác . Thay vì bao gồm thông tin liên lạc của bạn trong tiêu đề của thư, hãy liệt kê nó bên dưới chữ ký của bạn. Ví dụ:
Trân trọng,
Họ và tên
Chức vụ
Địa chỉ của bạn
Số điện thoại của bạn
Địa chỉ email của bạn
Bao gồm chủ đề bạn đang viết về trong dòng tiêu đề của email, do đó người đọc rõ ràng là tại sao bạn gửi thư.
Mẹo viết thư kinh doanh
Bạn có thể tìm thấy các mẹo chi tiết hơn trong các nguyên tắc này về cách viết thư kinh doanh , bao gồm chọn phông chữ, chọn lề và định dạng chữ cái của bạn đúng cách.
Nó luôn luôn hữu ích để xem xét các ví dụ để có được ý tưởng cho thư từ của riêng bạn. Xem xét các mẫu thư , bao gồm thư xin việc, phỏng vấn cảm ơn thư, thư tiếp theo, thư chấp nhận và thư từ chối, thư từ chức, thư cảm ơn và nhiều mẫu thư liên quan đến công việc và việc làm.