Trước khi bạn viết - hoặc hoàn thành - thư kinh doanh tiếp theo của bạn, hãy dành một chút thời gian để xem lại cách định dạng chữ cái, từ lựa chọn phông chữ thành kiểu, cùng với các lời chào và ký hiệu thích hợp để sử dụng.
Các định dạng khác nhau cho các chữ cái kinh doanh
Một lưu ý về định dạng cho chữ cái kinh doanh. Có ba kiểu chữ kinh doanh cơ bản:
- Định dạng khối: Theo kiểu này, tất cả văn bản đều được căn lề. Bỏ qua một dòng giữa mỗi phần.
- Định dạng khối được sửa đổi: Hầu hết nội dung được để lại hợp lý theo kiểu này, giống như trong thư định dạng khối. Dưới đây là các ngoại lệ: cho thông tin liên hệ của bạn và đóng miễn phí, tab tới trung tâm của trang và viết thông tin ở đó.
- Định dạng nửa khối: Đôi khi còn được gọi là định dạng khối thụt lề, kiểu này giống với định dạng khối đã sửa đổi, ngoại trừ nó có mỗi đoạn thụt lề.
Bất kỳ kiểu nào trong số này đều được chấp nhận để sử dụng trong một bức thư kinh doanh, nhưng vì các quy tắc cho định dạng khối được cắt rõ ràng nên đây có thể là lựa chọn dễ dàng hơn để chọn.
Nhiều chương trình xử lý văn bản sẽ có sẵn các mẫu để giúp bạn định dạng chữ cái của mình một cách thích hợp. Cho dù bạn chọn định dạng nào, hãy đảm bảo không gian đơn của chữ cái và bỏ qua một dấu cách giữa mỗi đoạn văn và phần.
Giao diện chuyên nghiệp
Xuất hiện vấn đề! Một lá thư kinh doanh là một phần của thư từ chuyên nghiệp, nhưng nó sẽ không được nhận thức theo cách đó nếu bạn lựa chọn không cho một phông chữ lập dị hoặc có rất nhiều lỗi chính tả.
Dưới đây là một số nguyên tắc để làm theo:
- Chọn phông chữ và cỡ chữ phù hợp .
- Tránh ngôn ngữ hoặc tiếng lóng thông thường.
- Ngăn chặn lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp bằng cách đọc cẩn thận.
- Nếu bạn đang in ra thư, hãy cân nhắc chọn giấy chất lượng cao. Dù bạn chọn loại giấy nào, hãy gấp lá thư cẩn thận trước khi đặt nó vào phong bì. Nếu bạn có thể, hãy nhập địa chỉ của người nhận trên phong bì; nếu điều đó là không thể, hãy sử dụng chữ viết tay gọn gàng nhất của bạn.
Mẫu thư kinh doanh sau đây liệt kê thông tin bạn cần đưa vào một bức thư kinh doanh.
Mẫu thư kinh doanh
Thông tin liên hệ: Bao gồm thông tin liên hệ của bạn theo thứ tự sau.
Nếu bạn đang sử dụng tiêu đề thư được cá nhân hóa bao gồm thông tin này, hãy thoát khỏi phần này.
Tên của bạn
Địa chỉ của bạn
Thành phố, tiểu bang, mã zip của bạn
Số điện thoại của bạn
Địa chỉ email của bạn
Ngày: Tại Hoa Kỳ, định dạng để viết ngày là tháng, ngày và năm. Ví dụ: ngày 3 tháng 9 năm 2017 . Không viết tắt tháng.
Thông tin liên hệ: Bao gồm thông tin liên hệ cho người bạn đang viết thư. Nếu bạn không có một tên cụ thể, hãy để nó đi.
Tên
Chức vụ
Công ty
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, mã zip
Salutation: Bắt đầu bức thư với một lời chào, chẳng hạn như "Dear" theo sau là tiêu đề và tên.
Xem thêm các ví dụ về lời chào thích hợp để sử dụng trong một bức thư kinh doanh , cũng như lời khuyên về những việc cần làm nếu bạn không có người liên lạc cụ thể. Theo tên của người đó bằng dấu hai chấm.
Thưa ông / bà. Họ:
Nội dung thư kinh doanh
Giữ thư của bạn đơn giản và tập trung, vì vậy mục đích của lá thư của bạn là rõ ràng.
Đoạn đầu tiên của lá thư kinh doanh của bạn nên cung cấp một giới thiệu về lý do tại sao bạn đang viết. Sau đó, trong các đoạn sau cung cấp thêm thông tin và chi tiết về yêu cầu của bạn. Đoạn cuối cùng nên nhắc lại lý do bạn viết và cảm ơn người đọc đã xem xét yêu cầu của bạn.
Duy nhất không gian thư của bạn và biện minh cho lá thư của bạn ở bên trái. Để lại một dòng trống giữa mỗi đoạn văn.
Trân trọng bạn,
Chữ ký:
Chữ ký viết tay (đối với thư được gửi bằng thư)
Chữ ký đã nhập
Nếu bạn không chắc chắn nên viết nội dung của một bức thư kinh doanh, hãy xem lại các mẫu tìm kiếm việc làm mẫu và thư việc làm này để lấy cảm hứng.
Xem xét sử dụng mẫu
Bị áp đảo bởi tất cả các bước liên quan đến việc định dạng thư từ kinh doanh? Mẫu có thể trợ giúp. Các mẫu thư của Microsoft có sẵn dưới dạng bản tải xuống miễn phí cho người dùng Microsoft Word hoặc có sẵn trong chương trình Word của bạn, để sử dụng để tạo nhiều chữ cái công việc và việc làm.