Yêu cầu để lại bằng văn bản cũng làm tăng cơ hội mà người quản lý của bạn sẽ cấp yêu cầu của bạn, và giúp duy trì vị trí của bạn tại nơi làm việc để giảm thiểu bụi phóng xạ cho sự nghiệp của bạn.
Quy trình yêu cầu nghỉ việc
Quy trình điển hình để yêu cầu nghỉ phép chính thức vắng mặt từ công việc là thảo luận tình huống của bạn với bộ phận quản lý hoặc nhân sự của bạn.
Lý tưởng nhất, trước tiên bạn nên viết một lá thư (hoặc, thường là một email) cho người giám sát trực tiếp của bạn yêu cầu một cuộc họp để thảo luận xem bạn có nên nộp đơn xin nghỉ phép hay không.
Trong thư này, bạn nên cung cấp:
- Lý do của bạn cần nghỉ phép (chẳng hạn như việc sinh con hoặc nhận con nuôi, các vấn đề sức khỏe cá nhân hoặc gia đình, mất người thân, hoặc giải tỏa căng thẳng trong công việc quá mức)
- Những điều bạn sẵn sàng làm để giúp chuẩn bị cho sự vắng mặt của bạn (ví dụ: huấn luyện sự thay thế của bạn, viết một sổ tay chi tiết về các quy trình làm việc hàng ngày của bạn, hoặc đề nghị sẵn sàng cho các câu hỏi trong khi bạn vắng mặt)
- Ngày khởi hành và quay trở lại công việc mà bạn đang dự đoán
- Yêu cầu hỗ trợ người giám sát của bạn trong việc giúp bạn đàm phán quy trình nghỉ phép với quản lý cấp cao và / hoặc phòng nhân sự của bạn
Một khi bạn đã tham dự cuộc họp này với người giám sát của bạn, hãy theo dõi cuộc trò chuyện bằng văn bản yêu cầu nghỉ phép.
Điều này sẽ đi vào hồ sơ nhân sự của bạn, để bắt đầu quá trình nghỉ phép chính thức và cung cấp tài liệu để nghỉ phép của bạn có thể được chấp thuận.
Công ty của bạn có thể có chính sách tại chỗ để yêu cầu lá khỏi công việc nêu rõ lý do nghỉ phép có thể được cấp và bao nhiêu thời gian nhân viên đủ điều kiện sử dụng.
Kiểm tra sổ tay nhân viên của bạn để biết chi tiết. Nếu có chính sách, hãy đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc đó để yêu cầu nghỉ phép.
Những điều nên tránh và không nên để yêu cầu nghỉ phép
Điều quan trọng là yêu cầu nghỉ phép theo cách tốt nhất có thể. Các hướng dẫn sau đây sẽ giúp bạn viết một yêu cầu có hiệu quả, chuyên nghiệp và chu đáo.
- Cung cấp càng nhiều thông báo càng tốt. Phải mất thời gian để sắp xếp bảo hiểm cho công việc của bạn và để đối phó với các yêu cầu nhân sự liên quan đến nghỉ phép.
- Biết quyền của bạn. Đạo luật Gia đình và Y tế cho phép nhiều nhân viên nghỉ phép không lương để đối phó với các điều kiện y tế và nhu cầu gia đình, chẳng hạn như việc sinh con hoặc nhận con nuôi hoặc các trường hợp khẩn cấp liên quan đến dịch vụ quân sự tích cực của một thành viên trong gia đình. Các nhân viên đủ điều kiện làm việc cho các công ty có từ 50 nhân viên trở lên được hưởng 12 tuần làm việc nghỉ phép không lương trong thời gian 12 tháng. Tìm hiểu xem bạn có được bảo hiểm hay không trước khi yêu cầu nghỉ phép.
- Nói chuyện với người giám sát trực tiếp của bạn trước tiên và phác thảo yêu cầu của bạn bằng văn bản.
Bao gồm những gì trong thư chính thức của bạn
Khi yêu cầu nghỉ phép chính thức, thư của bạn nên bao gồm:
- Yêu cầu nghỉ phép
- Những ngày bạn mong muốn rời xa nơi làm việc
- Ngày bạn định quay trở lại làm việc
- Đề nghị cung cấp hỗ trợ, nếu khả thi
- Cảm ơn bạn đã xem xét yêu cầu của bạn
Xem bên dưới để biết các ví dụ về các lá thư yêu cầu nghỉ phép chính thức, cũng như các thư từ và thông báo bằng email chỉ định lý do yêu cầu thời gian gia hạn không hoạt động.
Yêu cầu thư vắng mặt chính thức: Yêu cầu bằng văn bản
Lá thư thí dụ vắng mặt này cung cấp một yêu cầu chính thức về nghỉ vắng mặt tại nơi làm việc, sau một cuộc thảo luận với người giám sát của nhân viên.
Tên của bạn
Địa chỉ của bạn
Thành phố, Tiểu bang, Mã ZIP của bạn
Số điện thoại của bạn
Ngày
Tên người giám sát
Chức vụ
Cơ quan
Địa chỉ nhà
Thành phố, Tiểu bang, Mã ZIP
Thưa ông / bà. Họ:
Lá thư này là một yêu cầu chính thức về việc nghỉ phép, để theo dõi cuộc họp của chúng tôi hôm qua. Như chúng tôi đã thảo luận, tôi muốn yêu cầu nghỉ phép từ ngày 1 tháng 4 đến ngày 30 tháng 6 năm 20XX.
Tôi sẽ trở lại làm việc vào ngày 1 tháng 7 năm 20XX.
Vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể cung cấp thêm thông tin hoặc nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã cân nhắc việc cung cấp cho tôi cơ hội này để nghỉ phép cá nhân.
Trân trọng,
Chữ ký của bạn (bản sao cứng)
Tên đã nhập của bạn
Làm thế nào để gửi email yêu cầu vắng mặt chính thức
Dưới đây là ví dụ về thông báo email yêu cầu nghỉ phép.
Chủ đề: Nghỉ phép vắng mặt - John Dooley
Jennifer thân mến,
Như chúng ta đã thảo luận ngày hôm qua, tôi muốn yêu cầu nghỉ phép chính thức từ công việc của tôi. Tôi dự định sẽ rời khỏi ngày 1 tháng 7 năm 20XX - ngày 31 tháng 12 năm 20XX, quay lại làm việc vào ngày 1 tháng 1 năm 20XX.
Nếu được chấp thuận, tôi sẽ rất vui khi được giúp đỡ với một kế hoạch để trang trải khối lượng công việc của tôi khi tôi vắng mặt. Tôi cũng sẵn sàng trả lời các câu hỏi và trợ giúp khi tôi vắng mặt.
Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần bất kỳ thông tin bổ sung nào. Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã xem xét yêu cầu của tôi.
Tốt,
John
Ví dụ về chữ cái khác: Để lại thư vắng mặt - Lý do gia đình | Thư ngớ ngẩn vắng mặt | Cơ bản để lại thư vắng mặt | Yêu cầu nghỉ phép y tế