Chi phí có thể bao gồm chỗ ở, tiền hoàn trả xe cá nhân , chuyến bay, phương tiện giao thông trên mặt đất, mẹo đến bellhops, bữa ăn, mẹo để bồi bàn, dịch vụ phòng và các chi phí phát sinh khác mà nhân viên có thể gặp khi đang trên đường.
Chi phí mà một tổ chức sẽ hoàn trả được tìm thấy trong chính sách du lịch kinh doanh của công ty. Trở nên quen thuộc với chính sách của công ty bạn bởi vì các chi phí khác nhau như giặt khô và thành viên phòng tập thể dục có thể được chi trả cho các chuyến đi kéo dài.
Khách hàng giải trí tại các hội nghị, về các cuộc gọi bán hàng và truy cập trang web là một khoản chi phí hoàn lại khác, nhưng biết chính sách của công ty bạn để bạn không vượt quá giới hạn được đặt vào chi phí giải trí.
Thông thường, các tổ chức trả chi phí đi lại của nhân viên theo ba cách này.
- Thẻ tín dụng của công ty được cấp cho nhân viên phải thường xuyên đi công tác. Nhân viên có thể tính hầu hết các chi phí họ phải gánh chịu trong một chuyến công tác đến thẻ tín dụng của công ty. Để hoàn trả các khoản phí phát sinh như tiền boa và thức ăn nhanh, nhân viên sẽ cần phải điền vào một báo cáo chi phí .
Thẻ phí thuận tiện cho nhân viên vì họ không phải trả tiền mặt để thanh toán chi phí kinh doanh trước khi hoàn trả. Trở nên thông thái về các chính sách của công ty bạn; bạn vẫn có thể cần phải nộp biên nhận và tài liệu hỗ trợ khác.
- Tiền mặt: Các tổ chức không có thẻ tín dụng của công ty nhân viên yêu cầu nhân viên điền vào báo cáo chi phí hoàn trả cho từng chi phí trong khi nhân viên đang đi trên đường. Họ thường yêu cầu biên nhận và một số mức độ biện minh cho mỗi chi phí.
Chỉ hiếm khi một tổ chức sẽ yêu cầu nhân viên trả tiền cho các hạng mục vé lớn như vé máy bay và tìm kiếm tiền hoàn lại sau đó. Đơn đặt hàng của công ty hoặc thẻ tín dụng của công ty thanh toán chi phí lớn lên phía trước. Nhưng nhân viên thường được yêu cầu trả tiền mặt cho các chi phí đi lại hàng ngày mà sau này được hoàn trả.
- Per diem: A per diem là trợ cấp hàng ngày của một số tiền nhất định mà một nhân viên được cung cấp để trang trải tất cả các chi phí. Người lao động chịu trách nhiệm cho việc lựa chọn chi phí đi lại âm thanh trong các thông số của số tiền mà người đó được phân bổ hàng ngày.
Một số công ty thanh toán trực tiếp cho giao thông vận tải và nhà ở, nhưng cung cấp cho nhân viên đi du lịch một chi phí cho tất cả các chi phí khác bao gồm cả bữa ăn và giao thông mặt đất. Nhân viên đã được biết đến dưới chi tiêu cho các chi phí để giữ thêm tiền mặt từ mỗi chi phí. Các công ty thường cho phép điều này.
Các nhân viên đi công tác được khuyên nên cập nhật các chính sách du lịch của công ty và các chi phí được chi trả hoàn trả. Các chi phí nằm ngoài các chính sách thường không được hoàn trả hoặc chi trả.
Biên lai được yêu cầu bởi hầu hết các công ty ngoại trừ những công ty phải trả tiền cho mỗi công việc. Công ty của bạn cũng có thể có một hình thức mà họ mong đợi nhân viên sử dụng để chuyển chi phí đi lại.
Để ở lại trên đầu trang của chi phí hoàn trả, nhân viên thường được đưa ra một thời hạn mà họ cần phải nộp một báo cáo chi phí và biến trong biên lai áp dụng. Bộ phận tài chính sẽ có các hướng dẫn giúp nó luôn cập nhật.
nếu bạn có thắc mắc về những gì tạo thành chi phí đi lại thích hợp trong tổ chức của bạn, hãy kiểm tra với người quản lý và nhân sự của bạn.
Bạn không muốn tiêu tiền và nhận được một bất ngờ sau đó.
Thêm: 10 mẹo để giảm chi phí đi lại kinh doanh | Nhân viên nên chia sẻ phòng?