Bài viết này xem xét khu vực kiến thức quản lý thời gian của dự án từ Hướng dẫn cho Cơ quan quản lý dự án về kiến thức (Hướng dẫn PMBOK®) - Ấn bản thứ năm. Có nhiều cách khác để xem xét kế hoạch dự án nhưng nếu bạn đang làm việc hướng tới chứng chỉ PMP® của bạn thì cách tiếp cận Hướng dẫn PMBOK® là phương pháp bạn sẽ theo dõi, và đó là cách thực hành tốt cho tất cả các nhà quản lý dự án.
Quy trình quản lý thời gian dự án
Quản lý thời gian dự án trong Hướng dẫn PMBOK® được tạo thành từ 7 quy trình. Các quy trình quản lý thời gian của dự án là:
- Lập kế hoạch quản lý lịch biểu
- Xác định hoạt động
- Hoạt động chuỗi
- Ước tính tài nguyên hoạt động
- Ước tính thời lượng hoạt động
- Phát triển kế hoạch
- Kiểm soát lịch biểu.
Chúng ta hãy nhìn sâu hơn vào từng cái.
Quy trình quản lý lịch biểu kế hoạch
Bước này là nơi bạn thiết lập tất cả các chính sách, thủ tục và tài liệu cần thiết để quản lý lịch dự án của bạn từ kế hoạch đầu tiên, phát triển liên tục, thực thi và sau đó kiểm soát lịch biểu.
Đầu ra của việc lập kế hoạch này là tạo ra một kế hoạch quản lý lịch biểu. Tuy nhiên, trong cuộc sống thực, bạn có thể sẽ không có một kế hoạch riêng để quản lý lịch biểu của bạn. Phần lớn những gì bạn làm ở đây sẽ kết thúc trong kế hoạch quản lý dự án của bạn (tìm hiểu cách viết một kế hoạch quản lý dự án ở đây ) và điều đó hoàn toàn phù hợp.
Xác định quy trình hoạt động
Quá trình này xác định và ghi lại những gì bạn cần làm để tạo ra các phân phôi của dự án. Nói cách khác, nó xác định các nhiệm vụ của dự án. Bạn sẽ sử dụng câu lệnh phạm vi mà bạn đặt cùng nhau trong các hoạt động quản lý phạm vi để giúp bạn chia nhỏ công việc thành các tác vụ riêng lẻ.
Đầu ra chính của việc này là bạn sẽ kết thúc với một danh sách các nhiệm vụ dự án đã định nghĩa. Đó là hữu ích vì nó là đầu vào chính cho quá trình tiếp theo.
Quy trình hoạt động chuỗi
Sử dụng danh sách công việc của bạn, bây giờ bạn phải đặt chúng theo đúng thứ tự. Khi kết thúc quá trình này, bạn sẽ có một cái nhìn về các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ dự án. Quá trình này giúp bạn đặt công việc dự án của mình theo đúng thứ tự để bạn có thể sử dụng hiệu quả các nguồn lực của dự án và phân phối nhanh nhất có thể.
Hướng dẫn PMBOK® nói về việc tạo ra sơ đồ mạng làm đầu ra của quá trình này, nhưng điều đó hiếm khi cần thiết, và chắc chắn, không có gì mà bạn phải làm bằng tay. Nếu bạn muốn làm sơ đồ mạng vì lý do nào đó, thì hãy sử dụng phần mềm quản lý dự án của bạn để làm điều đó. Cuối cùng, mặc dù, một danh sách các phụ thuộc và ngày bắt đầu và kết thúc tiềm năng cho các tác vụ sẽ chỉ là tốt và ít tốn thời gian hơn.
Quy trình tài nguyên hoạt động ước tính
Khi bạn biết bạn sẽ làm gì, bước tiếp theo là tìm ra nguồn lực bạn cần để đạt được điều đó. Quy trình Tài nguyên hoạt động ước tính giúp với điều đó. Trong quá trình này, bạn sẽ tìm ra nguồn nhân lực, thiết bị và nguồn cung cấp nào bạn cần, cộng với số lượng bạn cần.
Quy trình tính toán hoạt động ước tính
Bước này là nơi làm việc chăm chỉ để tính toán thời gian mỗi nhiệm vụ sẽ diễn ra. Trong quá trình này, bạn sẽ làm việc ra bao lâu nó sẽ làm để làm mỗi hoạt động, bằng cách sử dụng các nguồn lực mà bạn đã xác định.
Đừng quên xem xét tính khả dụng của tài nguyên và ngày lễ với thời lượng hoạt động của bạn. Chỉ vì một nhiệm vụ chỉ mất 8 giờ không có nghĩa là nó sẽ được hoàn thành vào buổi sáng.
Phát triển quy trình lịch biểu
Cuối cùng, bây giờ bạn có thể đặt lịch biểu dự án của bạn lại với nhau. Với tất cả các thông tin thu thập được từ các quy trình trên, nó phải dễ dàng.
Phát triển lịch trình là một trong những quy trình phức tạp hơn trong Hướng dẫn PMBOK®. Có 13 đầu vào (tất cả mọi thứ ở trên cộng với rủi ro, phạm vi và các yếu tố liên quan đến bối cảnh dự án). Bản thân lịch biểu chỉ là một trong những kết quả đầu ra, nhưng những người khác (theo quan điểm của tôi) ít quan trọng hơn.
Sau khi tất cả, bạn đã đi qua tất cả điều này để có được lịch trình đó là một tài liệu quan trọng để quản lý hiệu suất của dự án của bạn.
Lịch biểu của bạn không phải là biểu đồ Gantt. Dưới đây là 5 lựa chọn thay thế cho biểu đồ Gantt để bạn xem xét.
Quy trình kiểm soát lịch biểu
Cuối cùng, quy trình Lịch kiểm soát cung cấp cho bạn các công cụ bạn cần để theo dõi và cập nhật lịch trình dự án, đảm bảo rằng các thay đổi được quản lý một cách thích hợp và bạn giữ quyền kiểm soát thời gian của dự án.
Chuẩn bị lịch trình dự án của bạn và theo dõi nó sau đó là những tác phẩm lớn, nhưng bạn nên biết rằng bạn có một lịch trình mà bạn có thể tự tin.