Câu hỏi về hiệu quả viện trợ, khả năng triển lãm và xây dựng Rapport
Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi tất cả các thành phần của một giao tiếp liên lạc hoàn hảo cho "ý nghĩa được chia sẻ", định nghĩa yêu thích của tôi về giao tiếp. Nó đặc biệt quan trọng khi câu hỏi được hỏi và trả lời.
Các thành phần trong giao tiếp
Có năm thành phần cho bất kỳ thông tin liên lạc nào và thứ sáu là môi trường tổng thể của nơi làm việc trong đó giao tiếp diễn ra. Các thành phần của giao tiếp là:
- Cá nhân gửi tin nhắn. Người gửi phải trình bày thông điệp rõ ràng và đủ chi tiết để người nhận chia sẻ ý nghĩa với người gửi.
- Ngữ cảnh cho tin nhắn. Ngữ cảnh là cách thông điệp được gửi bởi người gửi tin nhắn. Bối cảnh liên quan đến giao tiếp phi ngôn ngữ như cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và các yếu tố như giọng điệu. Hầu hết ngữ cảnh cho một tin nhắn chỉ khả dụng khi người nhận có thể xem và nghe người gửi tin nhắn. Ví dụ, biểu tượng cảm xúc email và IM là một sự thay thế kém khi người gửi tạo thành chúng mà không cần đầu vào từ người nhận.
Một phần khác của bối cảnh là những cảm xúc liên quan đến vòng tròn giao tiếp. Người gửi có tức giận không? Người nhận có quan tâm đến nội dung của giao tiếp hoặc thái độ khinh thị của người gửi không? Những cảm xúc bình thường của con người ảnh hưởng đến việc liệu tin nhắn có được chia sẻ thành công hay không.
- Người nhận tin nhắn. Người nhận phải lắng nghe cẩn thận và chăm chú, đặt câu hỏi cho sự rõ ràng, và diễn giải để xác định rằng người nhận chia sẻ ý nghĩa với người gửi. Nếu người nhận tin tưởng người gửi, cơ hội để tăng cường giao tiếp hiệu quả.
- Phương thức phân phối bạn chọn. Phương thức phân phối nên được chọn dựa trên phương tiện hiệu quả nhất để truyền đạt ý nghĩa của thông điệp. Vì các phương thức giao tiếp rất đa dạng kể từ buổi bình minh của máy tính và thiết bị di động, các quyết định về phương thức phân phối đã trở nên phức tạp hơn. Phương thức phân phối phải phù hợp với nhu cầu giao tiếp của cả người gửi và người nhận.
Các phương thức giao tiếp bao gồm giao tiếp bằng lời nói, tin nhắn tức thời (IM), email, chữ cái, biển báo, áp phích, video, ảnh chụp màn hình, điện thoại, ghi chú, biểu mẫu, tài liệu văn bản và hơn thế nữa. Những phương pháp này sẽ tiếp tục mở rộng, và kỳ vọng của nhân viên cho truyền thông tức thời về mọi thứ phải làm với công việc của họ sẽ tiếp tục phát triển.
Giao tiếp trực tiếp đã tăng tầm quan trọng đặc biệt đối với thông tin tổ chức có thể kêu gọi thay đổi, cung cấp sự công nhận của nhân viên hoặc cho phép các câu hỏi tại chỗ. Giao tiếp trực tiếp cũng được ưa chuộng bởi vì nhân viên có quyền truy cập vào thành phần, ngữ cảnh.
- Nội dung của tin nhắn. Nội dung của thông điệp phải rõ ràng và trình bày và mô tả đầy đủ chi tiết để có được sự hiểu biết từ người nhận. Nếu nội dung tin nhắn tạo ra tiếng vang và kết nối, ở một mức độ nào đó, với niềm tin đã được nắm giữ của người nhận, đó là hiệu quả nhất.
Cách đặt câu hỏi hay giúp tăng cường giao tiếp
James O. Pyle và Maryann Karinch thêm những điều sau đây để hỗ trợ giao tiếp hiệu quả.
Từ nguồn nhân lực đến dịch vụ khách hàng, các câu hỏi xấu gây ô nhiễm gần như mọi nơi làm việc. Câu hỏi không tốt thường nhắc các câu trả lời không đầy đủ hoặc gây hiểu lầm và có thể làm suy yếu mối quan hệ. Mặt khác, các câu hỏi hay là một công cụ có giá trị về hiệu quả, năng lực và xây dựng mối quan hệ.
Có sáu loại câu hỏi hay: trực tiếp, kiểm soát, lặp lại, liên tục, tóm tắt và không thích hợp. Để mô tả ngắn gọn:
- Trực tiếp: Bạn đặt ra một câu hỏi đơn giản với một câu hỏi cơ bản.
- Kiểm soát: Bạn đã biết câu trả lời cho nó khi bạn hỏi nó. Đó là một cách để tìm hiểu xem người đó có nói dối, không hiểu rõ và / hoặc không chú ý hay không.
- Lặp lại: Bạn hỏi hai câu hỏi khác nhau sau cùng một thông tin.
- Kiên trì: Bạn hỏi cùng một câu hỏi theo nhiều cách khác nhau để khám phá tất cả các khía cạnh của thông tin mong muốn.
- Tóm tắt: Bạn đặt một câu hỏi để cho phép nguồn có cơ hội xem lại câu trả lời.
- Không thích hợp: Nó không liên quan đến chủ đề bạn muốn biết, nhưng đó là một trong những người có lẽ sẽ không nói dối; nó phục vụ mục đích nhìn thấy sự thật “trông giống như thế nào” và khiến người đó mở ra cho bạn. Nó cũng có thể gắn vào bối cảnh của việc trao đổi câu hỏi.
Thông tin chi tiết về 6 loại câu hỏi hay
Thẳng thắn
Câu hỏi trực tiếp là tốt nhất: Một câu hỏi, một động từ, và một danh từ hoặc đại từ.
- Bạn là ai?
- Chuyện gì xảy ra ở bữa tiệc?
- Bạn đến văn phòng khi nào?
- Chìa khóa xe ở đâu?
- Tại sao bạn rời khỏi cuộc họp sớm?
- Bạn trả bao nhiêu cho chiếc iPad đó?
Điều khiển
Khi nào bạn nói, "Tôi cố ý không hỏi một câu hỏi trực tiếp?" Khi bạn kiểm tra tính trung thực hoặc chính xác của một câu trả lời, thì bạn sử dụng một câu hỏi kiểm soát và tìm sự nhất quán.
Câu hỏi kiểm soát là những câu hỏi có chủ ý mà bạn biết câu trả lời cho nên họ không phải về việc khám phá thông tin. Họ là về việc phát hiện ra hành vi, mô hình của lời nói, và mức độ trung thực hoặc chính xác. Có lẽ đó là điều bạn đã nói trước đây với người đó.
Nếu bạn biết rằng ai đó trong nhóm nhân sự của bạn đã xa lánh một nhân viên bởi vì nhân viên đã gửi một email để phàn nàn về người đó, bạn có thể hỏi một câu hỏi kiểm soát như, "Làm thế nào nó đi trong buổi đánh giá hiệu suất với Pamela hôm nay?" thông tin; bạn chỉ muốn tìm hiểu cách nhân sự của bạn trả lời câu hỏi.
Nói lại
Bạn muốn đến cùng một thông tin theo hai cách khác nhau. Ví dụ, nếu bạn hỏi, "Có bao nhiêu người trên lực lượng bán hàng?" Người mà bạn đang nói chuyện có thể trả lời: "Có 22 người trong lĩnh vực này." Sau đó, khi bạn đang nói chuyện với anh ta về một cái gì đó khác nhau - các khu vực nơi công ty có chỗ đứng, ví dụ - bạn có thể hỏi, "Bạn có bao nhiêu khu vực bán hàng?"
Anh ta có thể trả lời, "22", là một cách để xác nhận số lượng nhân viên trên lực lượng bán hàng. Nó không phải là một thử nghiệm tuyệt đối, nhưng nó mang lại giá trị và sự tin cậy cho những gì ông đã nói trước đây. Họ là hai câu hỏi khác nhau để kiểm tra chéo thông tin được cung cấp.
Khi sử dụng câu hỏi lặp lại, bạn cũng có thể phát hiện ra sự khác biệt. Nếu nguồn của bạn trong ví dụ này phản hồi rằng có 28 khu vực bán hàng, bạn sẽ muốn làm rõ một số. Có lẽ có một lý do hoàn toàn tốt - lực lượng bán hàng thường có thêm 28, nhưng gần đây đã có doanh thu rất nhiều, rằng họ là sáu ngắn - nhưng phản ứng không làm nghi ngờ thực tế là có sự không khớp giữa số của nhân viên và số lượng lãnh thổ bán hàng. Sự không phù hợp đó phải dẫn đến việc đặt câu hỏi thêm để giải quyết vấn đề.
Kiên trì
Trong bất kỳ trao đổi nào trong đó có nhiều câu trả lời có thể được đưa ra cho một câu hỏi, hãy sử dụng câu hỏi liên tục để có được câu trả lời hoàn chỉnh. Giống như câu hỏi lặp lại, câu hỏi liên tục cũng hữu ích nếu bạn nghi ngờ rằng người đó không trung thực.
“Bạn đã đi đâu trong kỳ nghỉ của mình đến California?” Có thể gợi ra câu trả lời, “Disneyland.” Mặc dù có thể Disneyland là nơi duy nhất, nó hợp lý để theo dõi câu hỏi đó, “Còn ở đâu khác?”
Bỏ qua câu hỏi lặp lại đó và đi thẳng đến các câu hỏi về Disneyland có nghĩa là bạn bỏ lỡ cơ hội để có được một bức tranh hoàn chỉnh về chuyến đi California của bạn mình trừ khi thông tin đó xảy ra để rò rỉ vào một thời điểm khác.
Tóm lược
Các câu hỏi tóm tắt không phải là xác định tính xác thực nhiều như cung cấp lại nguồn gốc những gì cô ấy đã nói để cô ấy có cơ hội suy nghĩ, "Tôi có thực sự nói những gì tôi muốn nói không?"
Bạn bán xe ô tô các loại, từ hatchback hai cửa cho đến các mẫu xe sang trọng cỡ lớn. Một cặp vợ chồng trẻ đến phòng trưng bày và yêu cầu lái thử một trong những mẫu xe sang trọng.
“Bạn sẽ sử dụng chiếc xe nào trong hầu hết thời gian?” Bạn hỏi.
“Đi lại qua lại để làm việc. Chúng tôi làm việc trong cùng một tòa nhà, ”cô nói.
"Bạn sẽ sử dụng chiếc xe nào khác?"
“Chuyến đi vào cuối tuần để gặp bố mẹ tôi. Những thứ như thế.”Cô dừng lại và cho biết thêm,‘Họ sống một trăm dặm.’
"Tại sao bạn nghĩ rằng chiếc xe sang trọng là sự lựa chọn tốt nhất?"
Họ trao đổi một cái nhìn. Anh ta nói, "Chúng tôi thích nó hơn những người khác."
“Màu yêu thích của anh là gì,” anh hỏi, nhìn thẳng vào cô.
“Đỏ.”
"Vì vậy, hãy để tôi xem nếu tôi có quyền này. Tôi nghe bạn nói rằng bạn muốn có một chiếc xe màu đỏ, đầy đủ trong lớp sang trọng. Mô tả này phù hợp với những gì bạn muốn?" (Bạn đã đóng khung câu hỏi tóm tắt của mình với thông tin thích hợp trong trường hợp này.)
Họ trao đổi một cái nhìn khác. Ông nói, "Chúng tôi nghĩ rằng một màu sắc nhẹ nhàng hơn có thể là tốt hơn."
"Mô hình xa xỉ khiến bạn nghĩ đó là mô hình tốt nhất cho bạn?" (Một lần nữa, đây là cách tóm tắt và xác minh những gì bạn đã nghe. Bạn muốn tìm hiểu xem họ có quá mê hoặc với cái nhìn đắt tiền không? xe mà họ không muốn xem xét bất cứ điều gì khác, hoặc nếu câu trả lời đầu tiên là ngụy trang một thực tế nổi bật.)
"Bố tôi nói đây là chiếc xe an toàn nhất trên đường."
Câu trả lời cho câu hỏi tóm tắt cho bạn biết họ có thể, trên thực tế, giống như nó, nhưng không phải vì nó trông như thế nào. Bạn đọc giữa các dòng. Họ chỉ mới bắt đầu cuộc sống của họ với nhau. Bố cô có lẽ đã gửi họ đến đại lý để mua “chiếc xe an toàn nhất trên đường”, mà anh sẽ giúp họ mua. Bạn quyết định tiến hành bán hàng, biết rằng thanh toán xuống và đơn xin vay có thể sẽ cho bạn phần còn lại của câu chuyện.
Một số người có thể không thoải mái khi hỏi một câu hỏi tóm tắt giống như những câu hỏi được nhúng trong cuộc gặp gỡ bán hàng này bởi vì họ không muốn nhìn đơn giản hoặc không chú ý. Nếu bạn đặt câu hỏi chính xác giống như cách bạn hỏi nó lần đầu tiên, thì họ có thể có một kết luận hợp lệ.
Bạn cũng không muốn hỏi cùng một câu hỏi hai lần liên tiếp ngay cả khi bạn thay đổi cách diễn đạt. Bằng cách đặt khoảng cách giữa lần đầu tiên bạn đặt ra câu hỏi và câu hỏi thứ hai, và lặp lại câu hỏi một chút, bạn chỉ cần xem qua là một người thực sự quan tâm đến những gì người khác nói.
Không quan trọng
Bạn có thể phát hiện ra rằng người trả lời câu hỏi của bạn dường như bị căng thẳng; một câu hỏi không thích hợp có thể làm giảm bớt căng thẳng. Hoặc, có thể bạn cần thời gian để suy nghĩ hoặc tham khảo các ghi chú của bạn, vì vậy bạn sử dụng câu hỏi chỉ để mua cho bạn một ít không gian và thời gian.
Trong việc đặt ra những câu hỏi được đặt ra như “Bạn đã thực hiện dự án nào trong quá khứ không thành công?” Và “Bạn đã cố gắng giải quyết vấn đề như thế nào?” Bạn có thể dễ dàng làm cho ứng cử viên cảm thấy như đang ở giữa cuộc thẩm vấn chiến trường .
Ứng cử viên có thể nói, "Tôi đã cố gắng giải quyết vấn đề bằng cách tập hợp các bộ phận xung quanh một mục tiêu chung - cách tôi nhận được đội bóng nhỏ của con trai tôi tập trung vào đánh bóng."
Bạn có thể cung cấp cho các ứng cử viên một break bằng cách hỏi, "Bạn đã huấn luyện ít giải đấu trong bao lâu?" Trước khi bạn quay trở lại cuộc thảo luận về vấn đề của mình và cách anh ta cố gắng sửa chữa nó.
Cuối cùng, đây là hai cách để làm hỏng các câu hỏi bắt đầu với tất cả các thành phần cần thiết và kết thúc là không tốt .
- Thêm quá nhiều vòng loại hoặc các từ và cụm từ khác làm mất tập trung vào câu hỏi. Ví dụ: "Bạn đã ăn gì ở bữa ăn tối nơi ghế xếp bằng nhựa vinyl bị nứt và phủ bằng băng keo?"
- Không chờ đợi câu trả lời cũng phổ biến. Bạn hỏi, "Bữa ăn yêu thích của bạn là gì?" Người đó nghĩ một khoảnh khắc thay vì trả lời ngay lập tức. Bạn kêu vang, “Thịt bò nướng?” Im lặng là một công cụ đặt câu hỏi hiệu quả.
Đừng đánh mất khám phá, thông tin, sự dẫn dắt như là kết quả của việc mở miệng khi bạn cần mở tai ra. Hãy nhớ quy tắc “hai tai, một miệng” để nhận được nhiều nhất từ việc đặt câu hỏi.
Môi trường và Truyền thông
Các thành phần trên của truyền thông thúc đẩy ý nghĩa được chia sẻ khi chúng hoạt động cùng nhau để cung cấp một thông điệp hiệu quả. Môi trường làm việc trong đó các thành phần đó diễn ra cũng ảnh hưởng đến giao tiếp và liệu có nhận được thông tin liên lạc hay không.
Khi bạn đặt câu hỏi hợp lệ, bạn xây dựng mối quan hệ và truyền cảm hứng cho sự tự tin. Câu hỏi tạo thành một phần khác của nền tảng cho truyền thông nơi làm việc có nghĩa là chia sẻ ý nghĩa
Trong một môi trường làm việc nhấn mạnh việc giao tiếp cởi mở, sự tham gia của nhân viên và các mục tiêu chung, giao tiếp thường xuyên hơn và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, kỳ vọng cho truyền thông quan trọng đặt thanh cao hơn trong những nơi làm việc tốt nhất. Vì vậy, ngay cả trong tinh thần cao , môi trường làm việc tập trung vào nhân viên, nhân viên phàn nàn rằng họ không biết những gì đang xảy ra.
Bởi vì tất cả các thành phần và môi trường tổng thể của một nơi làm việc cá nhân, giao tiếp vẫn còn thách thức. Những câu hỏi lâu đời về những người cần phải biết những gì và khi nào họ cần phải biết nó không bao giờ được trả lời đầy đủ chỉ là về sự hài lòng của bất cứ ai.
Khiếu nại của nhân viên về quá nhiều thông tin, không đủ thông tin, và thậm chí, quá tải thông tin, sẽ tiếp tục gây tiếng vang ở nơi làm việc. Bạn sẽ không bao giờ chữa được vấn đề giao tiếp nhưng, với sự cam kết và chu đáo, bạn có thể tăng hiệu quả của cả giao tiếp giữa các cá nhân và giao tiếp tại nơi làm việc của bạn.
Liên quan đến truyền thông nơi làm việc hiệu quả hơn