5 cách phân biệt công việc dự án và công việc thông thường
Khi tôi nói chuyện với mọi người trong nhóm, họ thường nói với tôi rằng họ không chắc chắn liệu họ đang làm việc trên một dự án hay 'chỉ' làm một công việc như chức năng bình thường. Cả hai vai trò được yêu cầu trong một tổ chức và có giá trị như nhau, nhưng nó có thể giúp hiểu những gì bạn đang làm việc để bạn có thể thấy rõ hơn vị trí của nó trong tổ chức.
Hãy làm rõ sự khác biệt để bạn tự tin vào dự án là gì và phần nào của doanh nghiệp như bình thường. Có năm sự khác biệt chính giữa công việc dự án và kinh doanh như công việc thông thường. Bạn sẽ thường thấy 'doanh nghiệp như thường lệ' được viết tắt là BAU.
Dự án Thay đổi doanh nghiệp; BAU xác định thay đổi
Đầu tiên, có sự khác biệt về cách xử lý thay đổi.
Kinh doanh như hoạt động bình thường điều hành doanh nghiệp. Họ giữ đèn sáng. Họ phục vụ khách hàng và họ đã đạt được mục tiêu. Các nhóm BAU cũng là những người đầu tiên biết khi nào các quy trình nghiệp vụ hiện tại không hoạt động và không còn phù hợp với mục đích nữa. Khi điều đó xảy ra, các đội BAU là những người xác định nhu cầu thay đổi.
Người quản lý, như một phần của đánh giá chiến lược, có thể đề xuất những thay đổi cần được thực hiện cho bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh đó để đạt được mục tiêu của họ. Hoặc, một tia sáng trong một bộ phận có thể đưa ra một đề xuất thay đổi thông qua một đề xuất đề xuất của nhân viên.
Ở đầu kia của quang phổ, bạn có thể có một trường hợp kinh doanh đầy đủ được sản xuất bởi một người quản lý cấp cao để cung cấp những thay đổi cần thiết để giúp bộ phận của họ đạt được mục tiêu của họ trong năm.
Nó không chỉ đơn giản hóa quy trình kinh doanh. Những người làm việc trong vai trò BAU cũng có thể nhận ra rằng sự thay đổi là cần thiết vì những thay đổi trong khung pháp lý hoặc là một phần của tình hình cạnh tranh cho tổ chức.
Nhân viên tuyến tiền tuyến làm việc để cung cấp chiến lược, và họ biết những gì họ muốn là khác nhau để đạt được điều đó.
Các dự án là cơ chế để thực hiện thay đổi đó. Các dự án cung cấp sự thay đổi đến và thông qua các hàm BAU bằng cách sử dụng quản lý dự án. Chúng tôi sẽ làm rõ thêm về quản lý dự án. Tổ chức dự án làm việc về việc cung cấp sự thay đổi mà các nhóm BAU đã xác định. Điều này xảy ra khi nó đã trải qua một quá trình phê duyệt dự án mà thông thường là một trường hợp kinh doanh và phê duyệt quản lý cấp cao.
Đó không phải là để nói rằng mọi người trong vai trò dự án không bao giờ có thể đề xuất cải tiến để thực hành kinh doanh, nhưng họ sẽ làm như vậy dưới vai trò của họ như một nhân viên chứ không phải là một phần của vai trò dự án của họ.
Sự chia rẽ này, mà bạn cũng sẽ nghe được tóm tắt là 'thay đổi doanh nghiệp, điều hành doanh nghiệp', cũng đáng chú ý ở cuối các dự án. Sự thay đổi mà một dự án thực hiện là cung cấp đầu ra. Đó có thể là một phần của phần mềm mới, một tòa nhà, một dịch vụ mới hoặc một cái gì đó khác. Nhóm BAU chịu trách nhiệm cho việc đó và tận dụng tốt nó để mang lại lợi ích kinh doanh. Nói cách khác, dự án mang lại khả năng nhận các lợi ích, và các hoạt động của BAU sử dụng khả năng đó để có được các lợi ích.
Dự án Quản lý rủi ro; BAU giảm thiểu rủi ro
Để kinh doanh như các chức năng thông thường có hiệu quả, bạn sẽ thấy rằng các nhóm BAU tìm cách giảm thiểu mọi rủi ro cho hoạt động. Lấy sự không chắc chắn trong kinh doanh để ổn định tổ chức tốt hơn và các quy trình lặp lại là một điều tốt.
Bởi bản chất của họ là duy nhất và không chắc chắn, các dự án đòi hỏi một yếu tố nguy cơ. Công ty đang thực hiện một bước nhảy vọt vào cái chưa biết chỉ bằng cách thực hiện một dự án, vì nó giới thiệu sự thay đổi và cung cấp thứ gì đó không có trước đó.
Do đó, các nhóm dự án tiếp cận rủi ro theo một cách khác với phía BAU của tổ chức. Quản lý dự án tìm cách quản lý rủi ro, cả tích cực và tiêu cực , để có được kết quả tốt nhất. Điều đó có thể bao gồm giảm thiểu rủi ro để cố gắng hạn chế khả năng nó sẽ xảy ra, nhưng nó cũng bao gồm các chiến lược quản lý rủi ro khác.
Nó không chắc rằng bạn sẽ bao giờ dập tắt nguy cơ trên một dự án, nhưng bạn có thể có thể làm điều đó vì lý do hoạt động tốt cho công việc BAU của bạn.
Các dự án có thời gian ràng buộc; BAU đang diễn ra
Các dự án có một sự khởi đầu, giữa và kết thúc. Đây là vòng đời của dự án . Trong thực tế, đặc điểm xác định nhất của một dự án là nó kết thúc. Người quản lý dự án và nhóm dự án làm việc trong dự án trong thời gian này. Sau đó, đội được giải tán trong giai đoạn bàn giao và kết thúc ở cuối trận đấu.
BAU không dừng lại. Bạn có thể, tất nhiên, đóng một chức năng hoặc ngừng một quá trình nếu nó không còn cần thiết cho doanh nghiệp - mặc dù điều đó sẽ được quản lý như một dự án !. Hàm BAU tạo ra công việc liên tục mà không có ngày kết thúc có thể dự đoán trước được.
Các dự án có thể được viết hoa; BAU thường không thể trở thành
Dự án có thể được viết hoa và thường BAU không thể - bạn dựa vào chi phí hoạt động cho doanh nghiệp đang hoạt động của bạn như công việc thông thường. Nói cách khác, các phương pháp điều trị kế toán cho các dự án và các nhiệm vụ 'khác' khác nhau.
Tài trợ dự án thường liên quan đến việc đưa tài sản vào dịch vụ, có nghĩa là chi phí có thể được viết hoa. Trong một số trường hợp, tùy thuộc vào nơi bạn đang ở trên thế giới và các quy định kế toán địa phương của bạn, bạn thậm chí có thể mất chi phí dự án dưới dòng.
Chi phí BAU thường được coi là opex (chi phí hoạt động) và được theo dõi trong các tài khoản lợi nhuận và lỗ của công ty.
Tài trợ dự án và kinh phí kinh doanh nói chung là một lĩnh vực rất chuyên biệt, vì vậy tốt nhất nên tư vấn từ các chuyên gia tài chính của bạn trước khi đưa ra bất kỳ phán đoán nào về những gì nên và không nên viết hoa trong tổ chức của bạn. Các quy tắc kế toán khác nhau giữa các quốc gia và thậm chí từ tổ chức đến tổ chức mà các doanh nghiệp riêng lẻ có quy trình cụ thể và cách thức làm việc.
Nếu nghi ngờ, hãy luôn kiểm tra!
Các dự án liên quan đến các nhóm đa chức năng; BAU liên quan đến các nhóm chức năng
Cuối cùng, có sự khác biệt lớn trong việc trang điểm các nhóm dự án. Các dự án có xu hướng liên quan đến các nhóm đa ngành của các chuyên gia tập hợp lại để cung cấp một đầu ra cụ thể. Biết cách thúc đẩy một nhóm dự án là quan trọng bởi vì đôi khi các dự án bắt đầu mà không có mục tiêu được truyền đạt cho mọi người. Nếu mọi người không hiểu rõ họ đang làm gì, thì họ có xu hướng không làm tốt công việc của họ.
Các nhóm dự án được tạo thành từ những người có vai trò cụ thể. Đây không phải là chức danh công việc mà là vị trí trong dự án với trách nhiệm riêng biệt. Vai trò chính của một nhóm dự án là:
- Nhà tài trợ dự án
- Quản lý dự án
- Senior Supplier (tổ chức chịu trách nhiệm thực hiện công việc, có thể là một nhóm nội bộ như IT hoặc nhà thầu hoặc nhà cung cấp bên ngoài)
- Khách hàng (đây có thể là khách hàng nội bộ, chẳng hạn như một người quản lý bộ phận khác, hoặc trong tổ chức dịch vụ khách hàng, khách hàng mà bạn đang cung cấp dự án)
- Chuyên gia về vấn đề (đối tượng được đưa vào nhóm hoặc trong suốt thời gian của dự án hoặc một phần của dự án sử dụng chuyên môn của họ để đóng góp cho sự thành công của dự án).
Tìm hiểu thêm về vai trò trong một nhóm dự án .
BAU làm việc, mặt khác, được quản lý bởi các đội chức năng. Họ là những chuyên gia ở bên phải của riêng họ nhưng được nhóm lại với nhau như một bộ phận và thông thường với sự chồng chéo chéo chức năng ít hơn đến các phòng ban khác so với các nhóm dự án.
Nó thường rất rõ ràng những gì họ có nghĩa vụ phải được làm việc trên và các mục tiêu cho đội bóng. Họ sẽ có mục tiêu rõ ràng và tầm nhìn về vai trò của bộ phận trong công ty. Một ví dụ sẽ là một nhóm dịch vụ khách hàng, những người làm việc như một phần của bộ phận dịch vụ khách hàng lớn hơn xử lý các cuộc gọi và email từ khách hàng về sản phẩm của bạn.
Nó phức tạp: có chồng chéo. Ví dụ, một nhà lãnh đạo nhóm trong trung tâm cuộc gọi của khách hàng đó là một chuyên gia trong lĩnh vực của họ. Chúng có thể được giao cho một nhóm dự án để quản lý một gói công việc và các tài nguyên liên quan đến việc cung cấp một phần của dự án liên quan đến việc liên hệ với khách hàng. Nhưng trong công việc dự án của họ, họ đang đảm nhận vai trò Chuyên gia về vấn đề, chứ không phải là Trưởng nhóm dịch vụ khách hàng. Là một thành viên của nhóm dự án, họ sẽ chịu trách nhiệm về phần ngân sách của dự án và có mức độ quyết định cao về cách thức thực hiện công việc để đáp ứng mục tiêu cuối cùng. Họ có thể không có điều này trong vai trò BAU của họ.
Xung đột giữa BAU và dự án
Công việc của dự án và công việc của BAU có thể ngồi độc đáo bên cạnh nhau, nhưng thường xuyên hơn là không có căng thẳng. Nó xảy ra bởi vì các dự án cố gắng thay đổi hiện trạng. Hiện trạng hoạt động khá tốt, và mọi người không, phần lớn, như thay đổi, vì vậy sẽ luôn có một chút căng thẳng ở đó.
Thứ hai, khi bạn yêu cầu mọi người tham gia nhóm dự án của bạn, họ có thể bị xung đột về lòng trung thành. Trách nhiệm đầu tiên của họ là công việc trong ngày hay dự án? Các mục tiêu rõ ràng và cam kết mạnh mẽ đối với dự án từ ban quản lý có thể giúp đỡ ở đây, cũng như duy trì các đường truyền thông mở để họ biết ưu tiên của nhóm và công ty là gì.
Thứ ba, việc duy trì hoạt động kinh doanh luôn là ưu tiên hàng đầu. Nó có ý nghĩa đối với các nhóm dự án có thể thấy cắt giảm tài trợ của họ, các nguồn lực chủ chốt rút lại vai trò BAU và thời gian trì hoãn vì công việc liên quan đến việc duy trì hoạt động hàng ngày của tổ chức đang kéo tập trung.
Người quản lí dự án có thể cảm thấy thất vọng với điều này nhưng nó sẽ luôn như vậy, và nó phải như thế. Không có điểm trong việc cung cấp một dự án tuyệt vời nếu công ty đã phá sản trong thời gian chờ đợi và không còn ai để sử dụng những gì bạn đã xây dựng!
Với những hướng dẫn này trong tâm trí, nó sẽ được dễ dàng để xem nếu bạn đang làm việc trên các dự án hoặc BAU hoặc cả hai.