Cấu trúc nào phù hợp nhất với bạn?
Có ba cấu trúc tổ chức chung và người quản lí dự án làm việc trong tất cả chúng: chức năng, dự án và ma trận. Chúng ta hãy nhìn vào những lợi thế và bất lợi của mỗi để bạn biết những gì bạn đang lên chống lại khi bạn tham gia một cấu trúc mới.
Cơ cấu tổ chức chức năng
Trong một cơ cấu tổ chức chức năng, người quản lý dự án và tất cả các nguồn lực làm việc trong cùng một bộ phận công ty, chẳng hạn như bộ phận bán hàng và tiếp thị. Nói chung, người quản lý chức năng có thẩm quyền nhiều hơn người quản lý dự án.
Ưu điểm
Cấu trúc chức năng mang lại cho bạn sức mạnh ít nhất là người quản lý dự án, nhưng cung cấp nhiều ưu điểm khác:
- Nó hoạt động tốt cho các nhóm nhỏ và các dự án nhỏ vì chức năng này có toàn quyền kiểm soát các thành viên trong nhóm và các nguồn lực khác cần thiết.
- Bạn có thể dễ dàng truy cập các chuyên gia bạn cần bởi vì họ đang ở trong cùng một khu vực chức năng.
- Thật nhanh chóng để mọi người cùng nhau giải quyết các vấn đề liên quan đến dự án.
- Bạn có thể giới hạn các công cụ truyền thông dự án mà bạn cần sử dụng vì nhóm này tương đối nhỏ và đơn giản.
- Bạn thường xuyên có được các thành viên nhóm nhiệt tình, những người muốn làm việc trong dự án vì nó cung cấp cho họ cơ hội nghề nghiệp. Công việc của dự án có thể là một cách tuyệt vời để thúc đẩy nhóm của bạn.
- Nếu bạn đang bàn giao dự án cho một nhóm chức năng, nó sẽ là nhóm chức năng bạn làm việc, điều này có thể làm cho việc đóng dự án trở nên dễ dàng hơn.
Nhược điểm
Mặc dù cấu trúc này có nhiều lợi thế, cũng xem xét một số nhược điểm:
- Công việc diễn ra trong một silo, có nghĩa là bạn không có quyền truy cập vào những người bên ngoài bộ phận chức năng của bạn.
- Mọi người trong nhóm dự án có thể trung thành hơn với bộ phận của họ hoặc người quản lý nhóm hơn là công việc của họ trong dự án, điều này có thể tạo ra xung đột.
- Một dự án lớn có thể kết thúc với một người quản lý dự án chức năng từ mỗi chức năng. Nó có thể dẫn đến công việc rơi qua các vết nứt nếu tất cả các nhà quản lý dự án không làm việc hài hòa với nhau.
- Chức năng công việc có thể được cô lập trong đó bạn không có cơ hội để mạng rộng rãi trong công ty. Duy trì trọng tâm chiến lược có thể khó hơn.
Cơ cấu tổ chức dự án
Các đội chuyên dụng được tập hợp lại để làm việc trên các dự án trong cơ cấu tổ chức của dự án. Người quản lý dự án có thể có trách nhiệm quản lý trực tiếp cho các thành viên trong nhóm dự án. Ví dụ về điều này sẽ bao gồm các công trình xây dựng lớn, nhưng cũng là sáng kiến của công ty yêu cầu một đội ngũ chuyên dụng. Người quản lý dự án có thẩm quyền cuối cùng, báo cáo cho nhà tài trợ dự án và ban dự án . Các cá nhân trong nhóm làm việc trực tiếp cho người quản lý dự án.
Ưu điểm
Lợi thế rõ ràng của cấu trúc dự án là bạn có quyền kiểm soát nhiều hơn đối với nhóm, nhưng cũng có những lợi thế khác.
- Các đội có thể có một nhận thức mạnh mẽ về bản sắc. Đây là cấu trúc đơn giản nhất để tạo ra một nền văn hóa nhóm mạnh mẽ.
- Cả nhóm tập trung vào các mục tiêu của nhóm, vì vậy xung đột về lòng trung thành tồn tại với công việc ban ngày cho những người làm việc trong dự án. Công việc ban ngày của họ là dự án.
- Tài nguyên được dành riêng cho dự án, vì vậy việc lên lịch công việc dễ dàng hơn nhiều. Bạn sẽ biết khi nào các thành viên trong nhóm có sẵn và không có rủi ro nào họ sẽ được rút ra trong thời gian ngắn để thông báo công việc như thường lệ cho một người quản lý khác.
- Các dự án chạy trong cấu trúc này là môi trường tuyệt vời để cải thiện kỹ năng quản lý dự án của bạn cũng như các kỹ năng lãnh đạo kỹ thuật hơn.
Nhược điểm
Cấu trúc dự án là dễ nhất để làm việc bên trong nhưng vẫn có một số hạn chế.
- Có một đội ngũ dành riêng cho một dự án là một cam kết tốn kém. Nó có xu hướng là một lựa chọn chỉ trên các dự án lớn.
- Nếu bạn loại bỏ mọi người khỏi công việc chức năng của họ, họ có thể thấy khó quay lại, đặc biệt nếu dự án dài. Công việc dự án đang kéo dài, và trở lại những gì bạn đã làm trước đây sau một thời gian làm việc trong một môi trường đa ngành về một dự án mới đầy thách thức không phải là một viễn cảnh hấp dẫn đối với nhiều người. Quản lý việc chuyển đổi nhóm khi bạn đóng một dự án trở nên quan trọng hơn.
- Đôi khi việc đóng một dự án có thể có nghĩa là mất việc nếu doanh nghiệp đã chuyển sang và vai trò khác không có sẵn cho bạn.
- Bởi bản chất của họ, các đội chuyên dụng hút tài nguyên để làm việc trên chỉ một điều. Họ có thể giới hạn số lượng dự án mà công ty có thể thực hiện bất kỳ lúc nào, đặc biệt khi các dự án khác nhau yêu cầu cùng một kỹ năng.
- Các nhà quản lý dự án thuộc loại cấu trúc này cũng quản lý đường dây cho các nhóm của họ, có nghĩa là dành thời gian và công sức cho các nhiệm vụ nhân sự mà bạn sẽ không phải làm trong các cấu trúc khác. Nếu bạn thích yếu tố này làm việc với mọi người, yếu tố này có thể là một lợi thế.
Cơ cấu tổ chức ma trận
Tùy chọn thứ ba là một cấu trúc ma trận. Tài nguyên được chia sẻ trên cả công việc và công việc dự án thông thường. Điều này có nghĩa là có hai người quản lý hoặc trách nhiệm "chấm" đối với người quản lý dự án cũng như người quản lý nhóm. Cấu trúc dòng quản lý chức năng thường được đặt ở vị trí đầu tiên và người quản lý dự án có đường chấm chấm.
Cấu trúc này chia tách quyền lực và quyền hạn giữa người quản lý nhóm chức năng hoặc bộ phận và người quản lý dự án. Bạn sẽ cần phải sử dụng các kỹ năng đàm phán của bạn với toàn bộ sức mạnh của họ!
Ưu điểm
Cấu trúc ma trận rất phổ biến bởi vì chúng cho phép người quản lý lựa chọn linh hoạt với cách mọi người dành thời gian của họ. Bạn sẽ có khả năng làm việc trong một môi trường ma trận tại một số điểm trong sự nghiệp của bạn. Những ưu điểm của cấu trúc này như sau:
- Tài nguyên được sử dụng hiệu quả và có thể di chuyển giữa các dự án nếu cần.
- Bạn có thể làm việc trên rất nhiều thứ khác nhau, đôi khi song song - mặc dù điểm này có thể được lập luận như một bất lợi.
- Các đội và cá nhân có thể rất nhạy cảm. Nếu một dự án mới đi kèm mà phải được ưu tiên, nó đủ dễ dàng để xoay vòng và đột nhiên tập trung vào cái gì khác. Bạn không thể làm điều đó dễ dàng trong một cấu trúc dự án, mất nhiều thời gian hơn để giải tán và tập hợp lại.
- Cấu trúc yêu cầu mọi người sử dụng cùng một chu trình quản lý dự án và phương pháp luận, vì vậy việc di chuyển giữa các dự án rất dễ dàng. Mọi người có thể tham gia vào một nhóm dự án với yêu cầu tương đối ít khi các thuật ngữ và quy trình là phổ biến.
Nhược điểm
Như với tất cả các thiết lập, điều này có những cạm bẫy của nó, quá. Mặc dù nó là một cấu trúc chung, nhưng không có nhiều nơi làm việc hiện đại đã bẻ gãy các vấn đề quá tải. Việc cho các cá nhân quá nhiều việc cần làm có thể dễ dàng nếu bạn không có hệ thống để quản lý và giám sát toàn bộ khối lượng công việc của họ. Các nhược điểm khác như sau:
- Xung đột giữa các dự án là phổ biến bởi vì bạn có thể chiến đấu cho cùng một nguồn tài nguyên như một dự án khác.
- Dự án khác có thể có vòng rào các nguồn lực tốt nhất — những người thích hợp nhất với các kỹ năng phù hợp - hoặc người quản lý trực tiếp của họ có thể không làm cho họ sẵn sàng cho công việc dự án.
- Có thể có một số xung đột giữa các nhiệm vụ kinh doanh như bình thường và công việc dự án cho các cá nhân, đặc biệt là khi cả hai nhà quản lý đưa ra cho họ những ưu tiên khác nhau.
- Tài nguyên có thể có xung đột về con đường phát triển mà họ thực hiện cho nghề nghiệp tương lai của họ. Mặc dù bạn có thể biết rằng bạn muốn ở lại trong quản lý dự án, bạn có thể có tùy chọn để tiến tới vai trò chức năng cao cấp hơn hoặc vai trò định hướng dự án hơn. Nhưng có rất nhiều lựa chọn nghề nghiệp là một điều tốt, ngay cả khi nó đưa ra quyết định khó khăn.
Một cấu trúc tổ chức hoạt động hoàn hảo cho tất cả công việc kinh doanh như thường lệ không phải lúc nào cũng hoạt động cho các dự án và bạn phải quản lý trong môi trường mà bạn làm việc. Nhận được một số kinh nghiệm trong mỗi cấu trúc này là một ý tưởng tốt, để bạn có thể trải nghiệm chúng trực tiếp. Nó sẽ giúp bạn quyết định môi trường nào phù hợp với bạn nhất và phù hợp với các kỹ năng và sở thích của bạn. Sau đó, bạn có thể thực hiện một sự lựa chọn thông báo nếu bạn havethe cơ hội để quyết định môi trường công việc trong tương lai của bạn.
Hiểu được ưu và nhược điểm của từng cấu trúc tổ chức dự án sẽ cho bạn cơ hội để tìm ra nơi tốt nhất để dành thời gian và ảnh hưởng của bạn để tận dụng tối đa nhóm của bạn và giúp dự án của bạn kết thúc thành công.