Sử dụng thời gian của bạn một cách khôn ngoan cũng có nghĩa là xác định những công việc cần phải được thực hiện đầu tiên, làm thế nào để tránh phiền nhiễu, và làm thế nào để có được những điều thực hiện khi ưu tiên mới bật lên. Khi nhà tuyển dụng hỏi bạn câu hỏi trong một cuộc phỏng vấn về quản lý thời gian, họ đang cố gắng đánh giá cách bạn quản lý tài nguyên của mình và nếu bạn có thể linh hoạt và nhanh nhẹn trong khi vẫn sản xuất một sản phẩm có chất lượng.
Mẹo để trả lời câu hỏi phỏng vấn về quản lý thời gian
Được chuẩn bị với một câu trả lời chi tiết, kỹ lưỡng, được lập luận cẩn thận sẽ gây ấn tượng với một người quản lý tiềm năng. Đề cập đến cách bạn xử lý các khía cạnh khác nhau về quản lý thời gian sẽ khiến bạn khác biệt với các ứng cử viên khác, đặc biệt nếu bạn cung cấp các ví dụ cụ thể.
Ưu tiên hàng ngày
Các nhà tuyển dụng muốn biết bạn có thể xử lý các nhiệm vụ của riêng bạn mỗi ngày mà không được trực tiếp nói với từng bước về những gì cần phải làm. Họ cũng muốn biết bạn có thể quản lý để ưu tiên công việc một cách thích hợp. Bạn có thể thực hiện điều này trong câu trả lời của mình bằng cách nói rằng bạn tạo một danh sách việc cần làm mới cho chính mình vào đầu mỗi ngày làm việc, được sắp xếp theo thời hạn và theo mức độ quan trọng. Vì bạn biết rằng những bất ngờ và gián đoạn có thể xảy ra, bạn tạo ra ba "chiến thắng phải" cho chính mình những nhiệm vụ cần được hoàn thành vào cuối doanh nghiệp.
Bạn cũng có thể giải thích cách bạn sử dụng “Quy tắc 80/20” (còn được gọi là “Nguyên tắc của Pareto”) để ưu tiên các nhiệm vụ công việc.
Quy tắc 80/20 nói rằng, trong bất kỳ dự án nào, 20% hoạt động mang lại 80% kết quả. Thông thường, 10% đầu tiên và 10% thời gian cuối cùng dành cho một dự án tiêu thụ nhiều tài nguyên nhất và tốn nhiều công sức nhất. Vì vậy, bạn có thể giải thích cách bạn lên lịch cho thời gian của mình để bạn có thể tập trung hoàn toàn vào các giai đoạn quan trọng nhất của bất kỳ dự án cụ thể nào (thông thường, bắt đầu và kết thúc / triển khai).
Tránh đa nhiệm
Mặc dù có một thời gian khi các nhân viên có thể làm nhiều việc cùng một lúc được đánh giá cao, các nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng đa nhiệm , nói chung, bị đánh giá quá mức. Thường thì những người cố gắng hoàn thành nhiều tác vụ cùng một lúc sẽ kết thúc công việc cẩu thả, mất thời gian họ đã "lưu" khi họ buộc phải sửa lỗi của họ sau đó.
Một yếu tố quan trọng trong quản lý thời gian hiệu quả là khả năng lên lịch cho thời gian của bạn để bạn có thể tập trung vào một thứ tại một thời điểm. Nếu bạn có thể chứng minh, với một hoặc hai ví dụ, khả năng của bạn để thực hiện nhiệm vụ đầy thách thức "một nhiệm vụ" hiệu quả, bạn sẽ cung cấp cho người phỏng vấn của bạn ấn tượng tốt đẹp rằng bạn đang cống hiến để cung cấp chất lượng công việc.
Thời hạn họp
Đáp ứng các thời hạn quan trọng là một khía cạnh quan trọng trong công việc của bạn. Khi một nhà tuyển dụng tiềm năng hỏi làm thế nào bạn xử lý thời hạn, nhấn mạnh sự hiểu biết của bạn về các quy trình và tầm quan trọng của việc làm việc phía trước. Ví dụ, câu trả lời của bạn có thể là bạn làm việc ngược từ thời hạn khi lập kế hoạch tiếp cận dự án của bạn, chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và đặt thời hạn nhỏ cho mỗi nhiệm vụ dẫn đến ngày đến hạn của dự án. Bằng cách đó, bạn liên tục tiến bộ mỗi ngày và bạn đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn.
Xử lý gián đoạn
Gián đoạn và phiền nhiễu là phổ biến ở nơi làm việc. Khả năng chặn chúng và xử lý chúng một cách thích hợp là quan trọng đối với hiệu suất tổng thể của bạn. Các nhà tuyển dụng đang tìm kiếm những người lao động có thể thiết lập các ranh giới vững chắc, giữ cho bản thân khỏi bị phân tâm bởi công việc của đồng nghiệp hoặc các trang web vui nhộn. Đề cập đến các chiến lược mà bạn đưa vào, chẳng hạn như đeo tai nghe để chặn chit-chat, đặt các khối trên máy tính của bạn cho một số phần chính của "thời gian làm việc" và hạn chế tin đồn về nước lạnh.
Cân bằng cuộc sống công việc
Đối với một nhà tuyển dụng tốt, đảm bảo rằng nhân viên được cân bằng và không bị căng thẳng hoặc bị đốt cháy là điều quan trọng đối với tinh thần và năng suất của công ty. Khi nhà tuyển dụng hỏi về điều này, họ thực sự không tìm kiếm ai đó để nói "công việc là cuộc sống của tôi" hoặc rằng họ không có sở thích hoặc nghĩa vụ bên ngoài nơi làm việc; các nhà quản lý biết điều đó không lành mạnh.
Thay vào đó, hãy tập trung câu trả lời của bạn về cách bạn nỗ lực hết mình trong công việc và hoàn toàn có mặt khi bạn đang ở trên đồng hồ và hiệu quả của bạn cho phép bạn ngắt kết nối khi bạn ở nhà.
Các câu hỏi về quản lý thời gian có thể phức tạp, vì các nhà quản lý thực sự tìm kiếm thêm thông tin hơn là cách bạn sử dụng thời gian của mình. Tập trung câu trả lời của bạn vào những yếu tố quan trọng này để chứng minh hiệu quả và năng suất của bạn.