Cách làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn - Bước 1
Có một kế hoạch bằng văn bản là phải để giữ cho những suy nghĩ dai dẳng ra khỏi đầu của bạn và để giúp ngăn ngừa thảm họa bởi vì bạn quên đi điều gì đó quan trọng.
Hầu hết phụ nữ sẽ thấy rằng họ cần phải quay vòng từ một kế hoạch hàng ngày, nhưng sẽ giúp bạn sắp xếp thời gian tốt hơn, chuẩn bị cho các dự án cụ thể trước và kế hoạch sẽ cung cấp cho bạn một bức tranh rõ ràng hơn về tất cả mọi thứ bạn phải làm.
Bắt thoát khỏi phiền nhiễu hàng ngày với một kế hoạch
Nếu bạn đến nơi làm việc mỗi ngày và ngay lập tức bị choáng ngợp với danh sách "làm việc" lâu dài và lộn xộn bàn, tốt nhất, bạn sẽ lao vào ngày của bạn như một con ngựa đua (và nhanh chóng kiệt sức sau khi chạy nước rút, giống như một con ngựa đua) tập trung vào bất cứ điều gì có vẻ nhấn mạnh nhất tại bất kỳ thời điểm nào. Trường hợp xấu nhất là bạn sẽ ngồi trong một funk không biết bắt đầu từ đâu. Dù bằng cách nào, chỉ đơn giản là "dập lửa" mỗi ngày là cách ít hiệu quả nhất để tấn công tải công việc của bạn và cách tốt nhất để thoát khỏi bản thân trong khi chỉ nhận được đằng sau.
Nếu không có kế hoạch, những phiền nhiễu của ngày sẽ nhanh chóng chiếm ưu thế: điện thoại đổ chuông, bạn bắt đầu trả lời email, đồng nghiệp bắt đầu chit-chat và trước khi bạn biết giờ ăn trưa đã đến và bạn có ít thành công.
Kế hoạch hàng ngày của bạn có thể bao gồm một giờ mỗi buổi sáng để được giải quyết bằng cách trả lại cuộc gọi, kiểm tra email trước khi bạn bắt đầu các nhiệm vụ khác nhưng sẽ làm nhiều hơn là chỉ là hướng dẫn về việc phải làm gì với thời gian của bạn. Ví dụ, nếu bạn cố ý dành một giờ để làm điều gì đó và bạn vượt quá giới hạn thời gian đó, bạn sẽ biết rằng bạn cần phải điều chỉnh kế hoạch của bạn cho ngày hôm sau.
Bằng cách lập bản đồ trong ngày của bạn theo phân đoạn hoặc theo công việc, bạn có thể dễ dàng xác định các vấn đề khu vực và thời gian hiệu quả cao nhất (nghĩa là bạn có thể kém hiệu quả sau bữa trưa nếu bạn bị sụt giảm vào buổi chiều hoặc có thể khởi động chậm vào buổi sáng).
Một kế hoạch có thể giúp bạn tránh tiếp nhận nhiều hơn bạn có thể xử lý
Một người lạc quan là một người có thể nhìn thấy tích cực trong một tình huống nhất định thường sẽ tập trung vào niềm tin rằng "tất cả mọi thứ đều có thể." Không có gì sai với việc là một người lạc quan trừ khi nó dẫn bạn đến đánh giá thấp khả năng của bạn, thời gian nó sẽ làm để đạt được điều gì đó, và kết quả trong việc bạn tham gia nhiều hơn bạn có thể xử lý.
Một người theo chủ nghĩa hiện thực có thể là một người lạc quan, nhưng một người theo chủ nghĩa hiện thực cũng thấy hậu cần có thể liên quan đến việc đối phó với một tình huống và sẽ ảnh hưởng đến những trở ngại và hạn chế tiềm ẩn.
Nếu bạn không có kế hoạch trò chơi của riêng bạn xếp hàng cho ngày bạn có thể gặp khó khăn hơn khi không giúp đỡ người khác hoặc tham gia vào các dự án bổ sung vì bạn có thái độ tích cực "có thể làm" ghi đè thực tế hoặc ý thức chung. Nó rất dễ dàng để đánh giá thấp bao lâu những điều sẽ mất để hoàn thành nhiệm vụ của riêng bạn ít hơn của người khác nếu bạn nghĩ rằng bạn là superwoman và một triển vọng nắng là tất cả phải mất để có được những điều thực hiện.
Biết những gì trên đĩa của riêng bạn trong ngày, và đã xác định ngân sách cho thời gian của riêng bạn cho các công việc cụ thể có thể giúp bạn đáp ứng thời hạn, làm nhiều hơn mỗi ngày và thực tế hơn về việc thực hiện công việc bổ sung.
Tạo kế hoạch tấn công của bạn
Trước khi bạn bắt đầu làm việc, hãy quyết định trước thời gian bạn sẽ tập trung vào điều gì khi bạn đến đó. Vẫn tốt hơn, lên kế hoạch cho ngày của bạn vào đêm hôm trước và chuẩn bị bàn làm việc cho những công việc bạn muốn hoàn thành vào buổi sáng. Ví dụ: nhận tệp hoặc đọc tài liệu được tổ chức vào buổi sáng để bạn có thể chỉ cần nhảy ngay hoặc đặt các mục bạn cần nhập hoặc gọi điện để trả lại theo thứ tự bạn cần để hoàn thành.
Có một kế hoạch có thể giúp bạn tạo ra các thói quen có thể dự đoán sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn để đối mặt với những ngày hỗn loạn khi sếp của bạn hoặc một khách hàng bảo trì cao đòi hỏi nhiều thời gian của bạn hơn.
Các bài viết khác trong loạt bài này
Làm thế nào để làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn
Bước 2: Đặt mục tiêu nhỏ và kiểm tra những mục tiêu bạn hoàn thành . Tạo danh sách và kiểm tra các mục bạn đã hoàn thành có thể nghe giống như một việc khác cần làm, nhưng khi được thực hiện đúng cách, việc kiểm tra nhiệm vụ có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Bước 3 - Ngừng trì hoãn, nhưng hãy thoải mái trì hoãn công việc khi cần thiết . Nhiều người trong số chúng tôi bỏ mọi thứ vì chúng tôi bực tức phải làm việc đó ngay từ đầu - đặc biệt nếu chúng tôi cảm thấy đó là trách nhiệm của người khác.