Làm thế nào chính thức một kiểm toán dự án là
Kiểm toán dự án thường là một bài tập chính thức.
Tương đương không chính thức thường được gọi là đánh giá ngang hàng. Đây là nơi một đồng nghiệp xem xét dự án của bạn và tài liệu liên quan và cung cấp cho bạn phản hồi về nơi bạn nên dành nhiều thời gian hơn một chút.
Kiểm toán dự án là chính thức ở chỗ họ thường có một bộ câu hỏi được định nghĩa và được thực hiện bởi một người thường xuyên làm điều đó.
Ai thực hiện kiểm toán dự án
Người thực hiện kiểm toán dự án của bạn có thể là người quản lý dự án khác (có thể là người có nhiều kinh nghiệm trong các dự án đang chạy) nhưng có nhiều khả năng là ai đó từ Văn phòng Dự án thường xuyên kiểm tra.
Nó sẽ là một người có thể tự coi mình là khách quan, vì vậy nó sẽ không phải là người quản lý trực tiếp hoặc người bảo trợ dự án của bạn. Nó thậm chí có thể là một nhóm người, tùy thuộc vào quy mô của dự án.
Cách chuẩn bị cho một dự án kiểm toán
Điều đầu tiên và chính yếu để tổ chức là có bản sao tài liệu dự án của bạn để kiểm toán viên xem xét.
Nếu bạn có một điều phối viên dự án , yêu cầu họ kéo cùng một gói tài liệu (tốt nhất là điện tử). Bạn nên có tất cả thông tin của mình một cách dễ dàng truy cập nhưng ngay cả khi bạn thực hiện, bước này vẫn có thể mất một chút thời gian. Tối thiểu, hãy đảm bảo rằng bạn có kế hoạch dự án , nhật ký rủi ro , nhật ký vấn đề, ngân sách và lịch biểu có sẵn cho kiểm toán viên.
Ai có nhu cầu được tham gia
Điều này phụ thuộc vào loại điều mà kiểm toán viên muốn xem xét. Bạn, là người quản lý dự án, sẽ phải dành thời gian với họ. Mong đợi các thành viên trong nhóm của bạn cũng được gọi để trò chuyện với kiểm toán viên.
Ghi nhớ rằng họ càng dành nhiều thời gian cho các nhiệm vụ liên quan đến kiểm toán, họ càng ít thời gian cho công việc dự án, vì vậy bạn có thể phải lên lịch lại một số hoạt động và làm việc chậm hơn trong giai đoạn kiểm toán.
Bao lâu một dự án kiểm toán Takes
Không có khoảng thời gian cố định cho kiểm toán dự án. Trên các dự án lớn, bạn sẽ thấy nó mất nhiều thời gian hơn. Trong các dự án nhỏ, kiểm toán viên có thể được thực hiện trong vòng vài giờ. Ngay sau khi bạn biết rằng dự án của bạn sẽ được kiểm toán, hãy hỏi nhóm kiểm toán của bạn trong bao lâu họ dự đoán công việc của họ.
Kiểm tra trông như thế nào
Nếu cuộc kiểm toán được gọi vì một mối quan tâm đặc biệt, chẳng hạn như thất bại trong việc đạt được mục tiêu chất lượng, thì hy vọng nó sẽ thăm dò khu vực đó một cách sâu sắc. Một kiểm toán thường xuyên sẽ xem xét rộng rãi ở các lĩnh vực khác nhau của quản lý dự án và các phân phôi mà dự án đang làm việc. Nó sẽ bao gồm thời gian, chi phí và chất lượng của dự án của bạn và sự tham gia của các bên liên quan.
Mục tiêu của kiểm toán là để tìm hiểu xem dự án có đạt được mục tiêu của nó hay không.
Nếu kiểm toán cảm thấy rằng dựa trên hiệu suất hiện tại, dự án sẽ không đạt được các mục tiêu đó, họ sẽ đưa ra các khuyến nghị cho hành động.
Đề xuất phụ thuộc vào những gì được tìm thấy
Các khuyến nghị trong báo cáo của kiểm toán viên sẽ phụ thuộc vào những gì họ đã tìm thấy. Mong đợi họ được tích cực và phrased trong một cách mà sẽ cho phép bạn áp dụng chúng một cách dễ dàng. Họ nên thực tế.
Ở mức độ cao nhất, kiểm toán viên có thể đề nghị dự án của bạn đóng cửa, mặc dù điều này sẽ chỉ xảy ra nếu họ cảm thấy rằng không có cơ hội nào cho bất kỳ dự án nào từ thời điểm này trở đi sẽ mang lại bất kỳ giá trị nào cho tổ chức.
Nhìn vào kiểm toán dự án của bạn như một kinh nghiệm tích cực. Nó sẽ cung cấp cho bạn cảnh báo sớm của bất kỳ dấu hiệu cho thấy dự án của bạn đang gặp rắc rối và đó là một cơ hội để làm việc với một chuyên gia dự án giàu kinh nghiệm.
Việc thực hiện các đề xuất của họ sẽ giúp bạn, nhóm của bạn và dự án của bạn thành công hơn và điều đó chỉ có thể là một điều tốt.