Và cách bạn có thể xây dựng chúng
Bạn đã nghe về cuốn sách của Stephen Covey, 7 thói quen của những người có hiệu quả cao . Hôm nay chúng ta hãy nhìn vào 10 thói quen mà các nhà quản lý dự án rất thành công chia sẻ.
Tôi đã nhìn thấy những thói quen này được đề cập nhiều lần trong các đánh giá hiệu suất và trong các đánh giá cuối dự án, nơi khách hàng, nhóm hoặc nhà tài trợ đang cung cấp phản hồi cho người quản lý dự án.
Bạn không cần phải có 10 năm kinh nghiệm để cung cấp thành công mỗi lần. Bằng cách thay đổi thói quen của bạn và đánh bóng kỹ năng của bạn, bạn có thể cải thiện đáng kể khả năng dự án của bạn là một thành công (và cho bản thân ít thời gian làm việc căng thẳng hơn).
Và không theo thứ tự cụ thể (ngoài số 10) chúng ta hãy bắt đầu!
Sử dụng đúng đội
Người quản lý dự án hiệu quả nhất và thành công biết được khả năng của các thành viên trong nhóm của họ. Điều đó có nghĩa là họ có thể phân bổ công việc phù hợp cho đúng người.
Sử dụng sai tài nguyên trên một tác vụ có thể dẫn đến việc mất nhiều thời gian hơn hoặc được thực hiện kém. Nó giúp để biết những điểm mạnh và điểm yếu của các cá nhân làm việc với bạn để bạn có thể phân bổ chúng tốt nhất cho các nhiệm vụ dự án.
Quản lý vấn đề dự án
Tất cả các dự án đều gặp vấn đề theo thời gian. Người quản lý dự án thành công không để cho nó lo lắng cho họ. Họ biết các quy trình quản lý vấn đề và cách tốt nhất để giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.
Bạn cũng có thể làm điều đó mà. Một khi bạn biết cách đánh giá một vấn đề dự án, bạn sẽ thấy rằng quản lý vấn đề trở thành một thói quen dễ dàng để kết hợp với thói quen hàng tuần của bạn. Dành một chút thời gian để xem qua nhật ký sự cố của bạn mỗi tuần và bạn sẽ sớm thấy rằng đó là một công việc dễ dàng để luôn cập nhật các vấn đề về quản lý.
Đối phó với các thay đổi
Các dự án được thiết kế để thay đổi mọi thứ, nhưng loại thay đổi đó đang xảy ra với người khác! Thật khó để quản lý sự thay đổi nhằm vào nhóm dự án, làm xáo trộn lịch trình dự án chi tiết và tạo ra công việc mới và toàn bộ bản cập nhật tài liệu.
Người quản lý dự án thành công có quy trình quản lý thay đổi mà họ theo dõi. Các bước được xác định sau giúp dễ dàng chuyển bất kỳ hành động nào thành thói quen vì nó có cấu trúc và lặp đi lặp lại.
Quá trình quản lý thay đổi trông như sau:
- Nhận thông tin về thay đổi
- Đánh giá thay đổi
- Thiết lập bao nhiêu công việc nó sẽ là để làm thay đổi
- Chuẩn bị một đề xuất về việc liệu nó có đáng để đi trước không.
Sau đó, bạn nhận được quyết định từ nhà tài trợ của bạn về việc liệu bạn có nên kết hợp thay đổi hay không.
Lưu ý: Bạn có thể tự phê duyệt một số thay đổi nhỏ miễn là chúng nằm trong phạm vi của bạn và cấp quyền.
Người quản lý dự án thành công biết rằng đối phó với những thay đổi là một phần của công việc và họ có một kế hoạch để đối phó với họ như và khi họ phát sinh.
Quản lý chi phí dự án
Rất có khả năng dự án của bạn sẽ phải chịu chi phí, ngay cả khi bạn không có toàn quyền kiểm soát các dây ví. Việc có thể quản lý các yếu tố tài chính trong kiểm soát của bạn phải là một thói quen.
Nếu bạn không tiếp cận nó thường xuyên và thường xuyên, bạn sẽ thấy công việc trở nên quá lớn, không thể làm tốt được.
Quản lý dự án tuyệt vời ở trên đầu trang của các chi phí với hệ thống nộp đơn làm việc cho hóa đơn, báo giá, và ước tính. Tìm hiểu thói quen sử dụng phần mềm ngân sách của bạn (ngay cả khi đó chỉ là một bảng tính).
Bạn không thể quản lý chi phí dự án của bạn cho đến khi bạn có một kế hoạch về những gì bạn sẽ chi tiêu. Đọc điều này về cách tạo ngân sách dự án để bạn có thể bắt đầu.
Teambuilding
Nhóm dự án có nhiều khả năng sẽ không làm việc cho bạn vậy tại sao teambuilding lại là một phần của thói quen của các nhà quản lý dự án thành công?
Đó là bởi vì bạn cần họ làm việc hiệu quả với nhau và bạn cần những cá nhân tham gia vào dự án để nhanh chóng đến một điểm mà họ tin tưởng lẫn nhau. Bạn nhận được điều đó thông qua việc xây dựng nhóm.
Xem ra các tình huống mà nhóm của bạn đang tan rã. Đặc biệt, hành vi bắt nạt là không thể chấp nhận được.
Hiểu quy trình
Thói quen thứ sáu của các nhà quản lý dự án rất thành công là họ hiểu các quy trình tồn tại trong phạm vi kiểm soát của họ.
Điều đó có nghĩa là họ biết phải làm theo các thủ tục công việc nào. Họ không lãng phí thời gian cố gắng tìm ra cách để viết một trường hợp kinh doanh vì họ biết rằng có một thủ tục cho điều đó và họ có thể làm theo các bước.
Người quản lý dự án thành công nhất không phải là nô lệ để xử lý. Họ biết khi nào điều phải làm là tuân theo quy trình. Họ biết khi nào tốt hơn nên tinh chỉnh nó một chút để làm cho các tác vụ dễ dàng hơn cho tất cả mọi người. Một ví dụ về điều đó sẽ là loại bỏ bộ máy quan liêu khỏi một dự án nhỏ bằng cách điều chỉnh các quy trình phù hợp.
Cập nhật lịch biểu
Lịch trình dự án không nên để lại cơ hội, và những người quản lý dự án thành công nhất sẽ làm cho nó trở thành thói quen thường xuyên kiểm tra lịch biểu của họ về tính chính xác và cập nhật chúng.
Có rất nhiều cách để theo dõi tiến độ của dự án của bạn, nhưng điều quan trọng nhất là bạn làm điều đó! Nếu bạn đang đấu tranh để làm cho thói quen này của riêng bạn, sau đó đặt một cuộc họp ngắn trong nhật ký của bạn với chính mình và lịch trình của bạn một lần một tuần. Sử dụng cùng một thời điểm mỗi tuần và dành 30 phút để xem lại bạn đang ở đâu và bạn cần ở đâu. Thực hiện các sửa đổi cần thiết, thông báo cho nhóm và tiếp tục với dự án.
Lưu ý: Nếu thay đổi lịch biểu của bạn có tác động vào ngày kết thúc cho dự án hoặc vào ngày phân phối cho các mốc quan trọng thì hãy trao đổi với nhà tài trợ của bạn. Bạn không nên thay đổi các nguyên tắc cơ bản của kế hoạch cơ sở của mình mà không phải trải qua quy trình phê duyệt chính thức.
Quản lý rủi ro dự án
Việc biết những gì cần đưa vào đăng ký rủi ro là một chuyện, nhưng thường xuyên xem xét nó và hành động đối với những rủi ro được nêu ra là điều gì đó khác biệt.
Nó không đủ để sử dụng đầu của dự án của bạn để xác định rủi ro và sau đó không nghĩ về chúng một lần nữa. Quản lý rủi ro cần phải là một phần của thói quen dự án của bạn bởi vì không có nó, bạn sẽ thấy rằng những rủi ro biến thành các vấn đề và tạo ra các vấn đề cho bạn.
Đây là một lĩnh vực khác, nơi các quy trình tiêu chuẩn và đặt một khe thông thường để thực hiện đánh giá rủi ro có thể hữu ích. Bạn có thể bao gồm nó như là một phần của các cuộc họp nhóm của bạn. Làm cho nó trở thành một thói quen để xem xét rủi ro của bạn với nhóm, đóng bất kỳ rủi ro nào không còn là mối đe dọa và lập kế hoạch hành động cho những người mà bạn muốn giảm thiểu.
Thời gian theo dõi
Quản lý dự án biết rất nhiều về quản lý thời gian dự án , nhưng điều đó có xu hướng nằm trong miền lập kế hoạch và lập kế hoạch. Những gì chúng ta đang nói đến là theo dõi thời gian trên cơ sở hàng ngày, thường xuyên hơn. Chúng ta đang nói về timesheets.
Các nhóm dự án thường không muốn sử dụng bảng chấm công nếu họ chưa làm trước đó. Nhiều công cụ phần mềm quản lý dự án có thời gian theo dõi vốn có trong sản phẩm. Điều đó có thể giúp việc giới thiệu chuyển đổi theo dõi thời gian thành một nhóm dễ dàng hơn.
Cho dù bạn có theo dõi thời gian của đội mình hay không (điều được khuyến nghị), điều quan trọng là bạn biết thời gian của bản thân mình đi đâu trong một ngày. Bạn nên làm cho nó một thói quen để giữ một lưu ý về cách bạn dành thời gian của bạn. Nó sẽ giúp bạn hiểu liệu bạn có dành thời gian cho các nhiệm vụ dự án ưu tiên hàng đầu hay không. Bạn có thể nghĩ rằng bạn đang có, nhưng bạn có? Timesheets hoặc ghi âm thời gian của một số hình thức sẽ giúp, ngay cả khi nó chỉ là một bản ghi hàng giờ trên một notepad.
Cung cấp thay đổi kinh doanh
Cuối cùng, thói quen làm cho các nhà quản lý dự án thành công nhất là khả năng của họ để đánh giá kết quả đầu ra của dự án với kết quả kinh doanh. Dự án của bạn được thiết kế để đạt được điều gì đó tuyệt vời cho công ty và bạn đã làm được điều đó. Tuyệt quá.
Nhưng nếu người dùng không sử dụng sản phẩm của bạn hoặc phần mềm nhanh chóng rơi ra khỏi ngày hoặc khách hàng không phải là ngạc nhiên khi bạn là sau đó dự án của bạn đã được một sự lãng phí thời gian.
Các nhóm dự án thành công nhất đảm bảo rằng họ biết họ đang nhắm đến kết quả kinh doanh nào. Họ xây dựng một giải pháp mang lại sự thay đổi kinh doanh một cách bền vững. Những gì họ cung cấp khi dự án kết thúc được sử dụng hoàn toàn và được khách hàng chấp nhận hoàn toàn. Đó là một thành công bởi vì nó đã được xây dựng để thành công ngay từ đầu.
Hiểu các mục tiêu kinh doanh là một tiêu chí quan trọng đối với bất kỳ người quản lý dự án nào muốn tạo ảnh hưởng đến khách hàng và các bên liên quan. Nếu bạn có thể cho thấy rằng bạn đã phân phối một cái gì đó có giá trị, thì thật dễ dàng để chứng minh tác động bạn có và giá trị mà bạn mang lại cho công ty.
Làm cho nó trở thành thói quen hỏi các bên liên quan về giá trị kinh doanh mà họ mong đợi và cách họ muốn sử dụng bất cứ điều gì mà dự án của bạn đang cung cấp cho họ. Nói chuyện với họ về cách họ xác định thành công. Bạn có thể xây dựng điều này thành một quá trình lặp lại vào đầu mỗi dự án.
Bạn có bao nhiêu thói quen để thành công?
Sau khi đọc danh sách, bạn đã có bao nhiêu thói quen này? Có lẽ mọi thứ ở đây mà bạn làm hôm nay và những người khác mà bạn biết bạn nên cố gắng làm thường xuyên hơn. Tin tốt là tạo ra một thói quen mới là tương đối dễ dàng nếu bạn cam kết thực hiện nó. Chẳng mấy chốc những thứ này sẽ là bản chất thứ hai, và bạn sẽ trở thành một trong những người quản lý dự án thành công nhất trong công ty của bạn.
Bạn sẽ bắt đầu công việc nào và xây dựng thói quen hàng tuần của bạn?
Đọc thêm
Tôi khuyên bạn nên đọc The Power of Habit của Charles Duhig.