Hoàn trả nhân viên để sử dụng xe riêng của bạn
Hoàn trả nhân viên để sử dụng ô tô của riêng bạn sẽ thay đổi phần nào bởi chủ lao động và khu vực, nhưng hầu hết các tổ chức đều đền bù cho nhân viên ở mức xấp xỉ Mileage Rate chuẩn do IRS hoặc Tỷ lệ hoàn trả xe sở hữu tư nhân.
Tỷ lệ này được thiết lập mỗi năm bởi Cơ quan quản lý dịch vụ tổng hợp (GSA) dựa trên nghiên cứu được tiến hành bởi một công ty tư vấn độc lập về chi phí hiện tại để sử dụng phương tiện.
Cho năm 2018, tỷ lệ IRS được đặt ở mức 54,5 cent / dặm, tăng từ 53,5 cent cho năm 2017 và giảm từ 54 xu cho năm 2016 và 57,5 cent trong năm 2015. Tỷ lệ chuẩn, cố định này kết hợp chi phí bảo hiểm, đăng ký, khí đốt, dầu và bảo trì. Đối với một người lái xe rất nhiều cho công việc, điều này có thể dẫn đến một khoản khấu trừ khá đáng kể.
Hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ hoàn trả theo mức IRS hoặc GSA vì họ có thể khấu trừ tối đa số tiền đó khi họ nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp, mặc dù có các công thức thuế phức tạp khác mà người sử dụng lao động có thể sử dụng. Khi các công nhân có trình độ khó tìm thấy trong thời gian mở rộng kinh tế, người sử dụng lao động có nhiều khả năng cung cấp mức hoàn trả cạnh tranh hơn.
Sở Thuế vụ yêu cầu các khoản thanh toán hoàn trả được thực hiện tách biệt với bảng lương mà không bị loại bỏ thuế.
Hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ, do đó, thanh toán chi phí quá trình thông qua các hệ thống tài khoản phải trả để giữ chúng tách biệt khỏi biên chế và duy trì sự tuân thủ pháp luật của IRS.
Nếu chủ lao động của bạn được hoàn trả tại hoặc gần mức GSA hoặc IRS, thì bạn có thể yên tâm rằng bạn đang nhận được một thỏa thuận công bằng. Nếu bạn đang nhận được ít hơn tỷ lệ IRS, sau đó bạn có thể khấu trừ một số chi phí trên thuế thu nhập cá nhân của bạn.
Chính phủ hoàn trả nhân viên
Nhân viên chính phủ sẽ luôn được hoàn trả chính xác theo tỷ lệ GSA nếu việc sử dụng xe tư nhân được ủy quyền hoặc khi không có xe của chính phủ.
Yêu cầu hoàn trả chi phí ô tô
Bạn sẽ cần phải cung cấp nhật ký mileage, biên lai khí và tài liệu của bất kỳ biên nhận chi phí nào khác được phép liên quan đến xe của bạn. Nếu không có hồ sơ chi tiết, báo cáo chi phí của bạn có thể bị từ chối. Hoặc tệ hơn, chủ nhân của bạn có thể có hành động kỷ luật nếu anh ta nghĩ rằng yêu sách của bạn có thể là gian lận. Nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu lưu giữ hồ sơ đồng thời, giống như IRS. Đừng cố gắng ước tính số dặm của bạn vì có thể vi phạm chính sách của chủ lao động của bạn.
Giữ bút và giấy trong xe của bạn là một phương pháp, mặc dù một phương pháp tẻ nhạt; lựa chọn tốt hơn là ứng dụng theo dõi số dặm tự động theo dõi các chuyến đi của bạn trong nhật ký tương tự mà bạn có thể in hoặc tải xuống. Đó là một cách hiệu quả để theo dõi số dặm, điểm xuất phát và điểm đến và mục đích kinh doanh của ổ đĩa để đưa vào báo cáo chi phí của bạn.
Hậu quả thuế
Hoàn trả số dặm được coi là giải ngân miễn thuế bởi người sử dụng lao động miễn là chúng được ghi lại và không vượt quá chi phí thực tế của bạn.
Tuy nhiên, chủ nhân của bạn không thể trả trực tiếp cho chi phí hoạt động như sửa chữa hoặc bảo trì cho xe của bạn mà không có hậu quả về thuế. Các chi phí khác như phí cầu đường liên quan trực tiếp đến giao thông kinh doanh có thể được hoàn trả mà không có thuế miễn là bạn có biên nhận.
Một số nhà tuyển dụng cung cấp một khoản trợ cấp hàng tháng cho chi phí ô tô. Nếu nhân viên được yêu cầu cung cấp hồ sơ chi phí, họ sẽ chỉ bị đánh thuế đối với bất kỳ số tiền nào nhận được vượt quá chi phí đã ghi. Nếu nhà tuyển dụng không yêu cầu tài liệu, thì trợ cấp có thể phải chịu thuế.
Bắt đầu từ năm thuế năm 2018, với việc thực hiện Đạo luật về cắt giảm thuế và việc làm, công nhân sẽ không còn có thể khấu trừ chi phí ô tô chưa thanh toán. Trong năm 2017 và các năm trước, các chi phí này được khấu trừ trong phạm vi vượt quá 2% tổng thu nhập đã điều chỉnh.
Vì vậy, người lao động sẽ lái xe rộng rãi như là một phần của việc thực hiện trách nhiệm công việc của họ, nên cẩn thận đánh giá chính sách hoàn trả công ty khi họ xem xét cung cấp công việc. Nếu người sử dụng lao động thường không hoàn trả chi phí xe hơi, thì bạn có thể đề nghị giảm lương để đổi lấy tiền hoàn lại vì khoản tiền bồi hoàn sẽ được che chở từ thuế nếu các chi phí được ghi lại một cách thích hợp. Ngoài ra, bạn có thể thương lượng mức lương cao hơn để tính thêm gánh nặng thuế theo luật thuế mới.
Tham vấn với chủ nhân của bạn hoặc một kế toán thuế để được tư vấn về cách áp dụng các quy định đối với trường hợp của bạn.
Đọc thêm: Cách tốt nhất để hoàn trả cho nhân viên chi phí Mileage