Tránh ẩn đằng sau máy tính hoặc điện thoại của bạn trong các trường hợp này
Trong thực tế, trong một số trường hợp, bạn nên tránh chúng. Chắc chắn, thật dễ dàng để ẩn đằng sau máy tính của bạn và nói những gì bạn muốn nói qua bàn phím. Nhưng đôi khi bạn cần phải bước ra thế giới và sử dụng giọng nói của bạn.
Dưới đây là ba tình huống mà nó sẽ tốt hơn nếu bạn không nhấn gửi.
Tránh nhấn Gửi để giải quyết xung đột
Tất cả chúng ta đều là một phần của chuỗi email hoặc chuỗi tin nhắn giữa hai bên đang cố gắng giải quyết vấn đề. Đôi khi, bạn có thể là một trong hai người tham gia chính hoặc có lẽ bạn chỉ đơn giản là một trong số nhiều người cảm thấy bắt buộc phải đưa bạn vào.
Với mỗi email hoặc thư trả lời, vấn đề sẽ leo thang. Cuối cùng, có lẽ một vấn đề tương đối nhỏ đã trở thành một vấn đề lớn hơn nhiều. Điều này thường dẫn đến một cuộc họp mặt đối mặt giữa hai bên cũng như một người giám sát hoặc người quản lý để giải quyết xung đột.
Thay vì sử dụng email hoặc nhắn tin để giải quyết xung đột, hãy gọi cho người đó hoặc lên lịch cuộc họp mặt đối mặt. Nếu bạn là người nhận email hoặc tin nhắn từ người khác đang cố gắng giải quyết vấn đề, hãy chống lại sự cám dỗ trả lời qua email. Nhấc điện thoại hoặc đi vào văn phòng của người khác và nói, "Tôi đã nhận được email của bạn và nghĩ rằng có thể tốt hơn nếu chúng tôi thảo luận tình huống này trực tiếp với nhau qua email.
Bạn có vài phút để nói chuyện không? "
Nếu email là lựa chọn duy nhất của bạn, không sao chép những người khác trên đó. Làm như vậy sẽ báo cáo vấn đề. Nếu bạn đang ở trên đầu nhận của một email như vậy không nhấn "trả lời tất cả". Chỉ cần trả lời chỉ cho cá nhân đã gửi email. Nếu bạn "trả lời tất cả", câu trả lời của bạn nên nói, "Tôi đánh giá cao sự quan tâm của bạn.
Tôi sẽ gọi cho bạn chỉ trong một phút để thảo luận. "Điều này sẽ cảnh báo tất cả những người đã được sao chép rằng bạn đang chăm sóc tình huống một-với-một.
Tránh nhấn Gửi khi bạn đang buồn
Bạn đã bao giờ buồn bã về điều gì đó và đã sa thải một email ghê tởm chỉ để cảm thấy hối tiếc ngay lập tức? Hoặc, có lẽ bạn đã ở phần cuối của một email hoặc tin nhắn như vậy.
Sau một tình huống khó chịu hoặc tương tác, những gì chúng ta cần là thời gian làm mát . Email và nhắn tin không cho vay chính nó; nó ngay lập tức bằng thiết kế. Thay vào đó, khi bạn đã bình tĩnh lại, hãy gọi điện thoại hoặc đến thăm cá nhân để thảo luận về tình hình. Nếu bạn đang ở trên đầu nhận của một email scathing, tránh các yêu cầu để trả lời. Dành thời gian để bình tĩnh và sau đó gọi cho người đó và yêu cầu thảo luận trực tiếp.
Trong tương lai, quyết định trước rằng bạn sẽ không bao giờ sử dụng email hoặc tin nhắn khi bạn đang buồn bã. Biến nó thành một hiệp ước không thể thương lượng với chính bạn.
Nếu bạn cảm thấy cần phải viết một cái gì đó khi bạn đang buồn, tay viết một tin nhắn. Đừng nhập nó vào email ngay cả khi bạn không có ý định gửi tin nhắn. Bạn sẽ không phải là người đầu tiên vô tình nhấn "gửi" thay vì nút "lưu".
Tránh nhấn Gửi để gửi tin xấu
Không ai thích nhận tin xấu và nhận nó qua email hoặc tin nhắn có thể thêm muối vào vết thương.
Bạn đã bao giờ gửi email cho khách hàng để nói với họ rằng đơn đặt hàng của họ đã bị trì hoãn chưa? Hoặc đã nhắn tin một người bạn để cho cô ấy biết bạn không thể tham dự bữa tiệc sinh nhật của cô ấy? Hoặc làm thế nào về gửi email cho ông chủ của bạn để cảnh báo anh ta rằng bạn đã không hoàn thành với một dự án và sẽ bỏ lỡ thời hạn của bạn?
Nếu câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào là có, hãy ngừng sử dụng email hoặc tin nhắn để truyền đạt tin xấu. Sử dụng email hoặc tin nhắn để truyền đạt tin xấu có thể gửi tin nhắn mà bạn không quan tâm hoặc vấn đề không đủ quan trọng để đảm bảo sự chú ý cá nhân của bạn. Khi bạn sử dụng email hoặc tin nhắn để truyền đạt tin xấu, bạn không có cách nào đánh giá phản ứng của người đó. Nhiều khả năng, mọi người sẽ thất vọng hoặc thất vọng. Nếu bạn không cung cấp tin tức trực tiếp, cảm giác thất vọng của họ có thể leo thang và tạo ra một tình huống tồi tệ hơn.
Cuối cùng, khi bạn sử dụng email hoặc nhắn tin trong kịch bản này, bạn xuất hiện hèn nhát. Khách hàng, đồng nghiệp, ông chủ và bạn bè đánh giá cao những người có can đảm để truyền đạt tin xấu trong người.
Nếu bạn không chắc liệu thư của bạn có đủ điều kiện là tin xấu hay không, hãy tự hỏi "Tôi có muốn nhận email hoặc tin nhắn với loại tin tức này hay tôi muốn trực tiếp truyền đạt thông tin đó?". Sau đó hành động phù hợp.
Mặc dù không có nghi ngờ rằng email hoặc nhắn tin là một phương tiện giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả, nhưng nó không phải lúc nào cũng phù hợp. Làm theo các hướng dẫn ở trên và tránh sử dụng email hoặc tin nhắn khi không phù hợp để làm như vậy.