Tập trung ít hơn vào những gì bạn muốn nói và nhiều hơn nữa về những gì bạn muốn họ nghe.
Tôi muốn nói gì?
Cho dù bạn đang đưa ra hướng dẫn cho một nhân viên, đặt hàng thực phẩm tại một ổ đĩa thông qua, hoặc viết một bản ghi nhớ giải thích mã ăn mặc mới mà bạn muốn chắc chắn để có được điểm của bạn trên.
Bạn muốn nói đúng điều để người kia hiểu được quan điểm của bạn. Đôi khi bạn thực hành những gì bạn sẽ nói. Thường thì chúng tôi viết bản nháp của bản ghi nhớ và bài phát biểu của mình để đảm bảo chúng tôi sử dụng đúng từ. Tất cả điều này được thực hiện để đảm bảo chúng tôi gửi đúng thông điệp.
Vô số sách và bài báo đã được viết giải thích tại sao việc gửi đúng thông điệp lại quan trọng và dạy bạn cách gửi chính xác thông điệp bạn muốn gửi. Tác giả của họ nhấn mạnh tầm quan trọng của việc súc tích, chính xác và cụ thể trong việc chọn từ của bạn, bất kể bạn viết hay nói chúng. Họ cho bạn biết rằng đây là cách tốt nhất để thu hút quan điểm của bạn đối với khán giả.
Đối tượng của tôi là ai?
Chúng ta đều biết tầm quan trọng của khán giả trong việc quyết định những gì chúng ta sẽ nói và cách chúng ta sẽ nói điều đó. Giải thích giá trị của một hệ thống điện thoại mới là khác nhau nếu bạn đang nói chuyện với bộ phận tài chính hơn nếu bạn đang giải quyết các nhân viên của telesales.
Bạn càng hiểu rõ đối tượng của mình, bạn sẽ dễ dàng điều chỉnh thông điệp của mình hơn cho họ. Càng nhiều tin nhắn của bạn được điều chỉnh cho phù hợp với khán giả của bạn thì càng có nhiều khả năng bạn sẽ hiểu được điểm của mình.
Làm thế nào để tôi tiếp cận họ?
Trong khi tin nhắn bạn gửi là quan trọng, thì thông điệp mà người nhận nghe thậm chí còn quan trọng hơn.
Nếu bạn biết đối tượng của mình, bạn thường có ý tưởng về cách họ sẽ giải thích hoặc lọc nội dung bạn nói. Bạn có thể sử dụng điều này để lợi thế của bạn để đảm bảo rằng họ nhận được tin nhắn bạn đang cố gắng gửi.
Tất cả chúng ta đều biết, ví dụ, nếu chúng ta đang giải quyết một nhóm học sinh lớp một, chúng ta không thể sử dụng "những từ ngữ lớn" bởi vì họ sẽ không nhận được nó. Họ sẽ không hiểu thông điệp của chúng tôi. Vì vậy, chúng tôi chọn những từ họ sẽ hiểu. Thay vì sử dụng "những từ lớn" truyền đạt thông điệp mà chúng tôi muốn gửi, chúng tôi sử dụng những từ mà chúng tôi nghĩ rằng họ sẽ hiểu. Bằng cách đó, họ sẽ nghe thông điệp của chúng tôi và hiểu nó.
Đừng cố gắng giải thích các khái niệm công nghệ cho các kế toán sử dụng các thuật ngữ kỹ thuật. Không sử dụng một sự tương tự về tài chính để có được một điểm trên Creative Department. Nếu bạn muốn bộ phận dịch vụ của bạn xử lý nhiều cuộc gọi hơn mỗi ngày, hãy nói với họ điều đó. Đừng nói với họ rằng họ cần phải "giảm khoảng thời gian giữa các cơ hội giao diện khách hàng."
Quản lý vấn đề này
Để tăng cơ hội nhận điểm của bạn, hãy tập trung nhiều hơn vào người nhận hơn là người gửi. Điều chỉnh thông điệp của bạn cho khán giả để cải thiện khả năng hiểu của họ. Đừng lo lắng nhiều về những gì bạn muốn nói về những gì bạn muốn họ nghe và hiểu.