Khi các nhóm dự án làm việc tốt , họ có thể làm được rất nhiều. Miễn là một người quản lý dự án có một kế hoạch dự án tốt và các thành viên nhóm sẵn sàng làm việc cùng nhau, mọi thứ có xu hướng chạy trơn tru. Nguồn lực cần thiết thu được, thời hạn được đáp ứng, và chất lượng, ít nhất, chấp nhận được.
Khi các thành viên trong nhóm không thực hiện các tiêu chuẩn và tiêu chuẩn đã thỏa thuận, thời gian, chất lượng và ngân sách của dự án đang bị đe dọa. Hiệu suất kém trong các dự án diễn ra theo thời gian. Khi đó, các nhà quản lý dự án phải đối phó với nó một cách nhanh chóng và hiệu quả để giảm thiểu thiệt hại cho dự án. Hiệu suất kém khó chịu không tự biến mất.
Điều quan trọng là phải làm theo các bước theo trình tự mà chúng được trình bày cho đến khi vấn đề hiệu suất được giải quyết. Khi hiệu suất được cải thiện, người quản lý dự án không còn cần phải làm theo các bước. Nếu vấn đề phát sinh một lần nữa, người quản lý dự án có thể chọn để bắt đầu các bước trên hoặc nhận nơi họ rời đi. Người quản lý dự án phải sử dụng bản án chuyên môn để quyết định nên thực hiện hành động nào. Lời khuyên từ nhà tài trợ dự án có thể cần thiết.
01 Giải quyết vấn đề trực tiếp với Thành viên Nhóm
Đôi khi, mọi người không biết họ đang hoạt động kém và cần được thông báo. Hầu hết mọi người sẵn sàng khắc phục vấn đề chính hãng khi họ được biết đến. Bạn sẽ không muốn biết nếu bạn không đáp ứng mong đợi hợp lý của một đồng nghiệp?
Hãy đến một thỏa thuận về cách hai bạn sẽ tiến hành. Cả hai bạn có thể cần phải thực hiện các cam kết về cách bạn sẽ hành xử trong tương lai. Ví dụ, bạn có thể cần phải chính xác hơn trong việc giao tiếp những gì bạn mong đợi, và thành viên trong nhóm có thể cần hỏi các câu hỏi làm rõ khi anh ta không hiểu những gì được mong đợi. Bằng cách thay đổi hành vi của bạn, bạn nuôi dưỡng thiện chí từ thành viên nhóm đối với bạn.
02 Cung cấp cho các thành viên trong nhóm một cơ hội để sửa chữa hành vi
Khi một thành viên trong nhóm biết về hành vi vi phạm của mình, hãy cho anh ta hoặc cô ấy một cơ hội để sửa chữa nó. Khi bạn tiếp tục với dự án, hãy tìm cách thiết lập thành viên nhóm để thành công. Ví dụ: nếu bạn đã thảo luận thời hạn còn thiếu của thành viên nhóm, hãy kiểm tra với thành viên nhóm trước thời hạn tiếp theo để xem bạn có thể làm gì để giúp anh ta có thời hạn tiếp theo không.
03 Chuyển vấn đề cho Giám sát viên của Nhóm
Nếu cố gắng giải quyết vấn đề giữa hai bạn không làm việc, bước tiếp theo là chuyển vấn đề cho người giám sát của thành viên nhóm. Khi bạn đi đến người giám sát, hãy giải thích vấn đề hiệu suất và phác thảo các bước bạn đã thực hiện để giải quyết vấn đề đó. Nếu bạn đã thực hiện một nỗ lực tốt để tự mình xử lý tình huống, hầu hết các giám sát viên sẽ sẵn lòng giúp đỡ bạn.
04 Một lần nữa, cung cấp cho các thành viên trong nhóm một cơ hội để sửa chữa hành vi
Sau khi làm cho người giám sát của thành viên nhóm nhận thức được vấn đề này, bây giờ bạn cần trao cho thành viên nhóm một cơ hội khác để sửa chữa hành vi của họ.
Tại các điểm trong quá trình chỉnh sửa hành vi này, bạn có thể bị cám dỗ lặp lại các bước. Ví dụ, bạn có thể muốn đưa vấn đề cho thành viên nhóm lần thứ hai trước khi đi đến người giám sát của mình. Đôi khi, đây là một hành động hợp lý. Lần khác, bạn chỉ cần kéo dài hiệu suất kém. Mỗi tình huống là khác nhau, vì vậy bạn sử dụng bản án của bạn và có thể lời khuyên từ nhà tài trợ dự án hoặc sếp của bạn.
05 Báo cáo vấn đề cho nhà tài trợ dự án
Nếu hiệu suất kém vẫn đang diễn ra, bạn sẽ chán ngấy. Bạn đã cho các thành viên trong nhóm cơ hội sửa chữa hành vi, và anh ta đã lãng phí chúng. Bạn đã làm tất cả những gì bạn có thể để khắc phục vấn đề từ dưới lên, nhưng bây giờ đã đến lúc đưa người đi săn nặng để sửa nó từ trên xuống.
Giống như khi bạn đưa vấn đề cho người giám sát của thành viên nhóm, hãy nêu ra tất cả các thông tin thích hợp cho nhà tài trợ. Tham gia cuộc họp với nhà tài trợ dự án khi biết bạn muốn họ làm gì. Nếu bạn muốn một trong những đồng nghiệp của nhà tài trợ tư vấn cho thành viên trong nhóm, hãy nói như vậy. Nếu bạn muốn thành viên trong nhóm thay thế bằng người khác, hãy nói như vậy. Người bảo trợ ở đó để hỗ trợ bạn và cung cấp cho bạn những gì bạn cần để dự án thành công. Nói với nhà tài trợ dự án những gì bạn cần.
Có một cơ hội nhỏ, vấn đề có thể không được giải quyết với sự can thiệp của nhà tài trợ dự án. Nếu đúng như vậy, hãy yêu cầu nhà tài trợ thử các khóa học hành động khác nhau để giải quyết vấn đề. Một khi nhà tài trợ đã đồng ý đảm nhận vấn đề, hãy để họ giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, nhà tài trợ không thể giải quyết nó nếu bạn không cảnh báo nhà tài trợ khi vấn đề vẫn còn là một vấn đề.