Tìm hiểu cách viết một lá thư cảm thông để giúp một nhân viên đau buồn
Bất kể bạn làm gì khác để thông cảm giúp nhân viên hoặc đồng nghiệp của bạn xử lý tình huống buồn bã của họ, hầu như luôn luôn thích hợp để viết một lá thư cảm thông . Ghi chú chia buồn luôn được các nhân viên đánh giá cao nhận được thông điệp thông cảm của bạn trong thời gian đau buồn.
Mẫu này cung cấp hướng dẫn để bạn có thể viết thư cảm thông của riêng bạn tại nơi làm việc của bạn. Nó nhấn mạnh các yếu tố mà sẽ làm cho ghi chú chia buồn của bạn truyền đạt thông điệp thông cảm thích hợp của bạn.
Viết một lá thư cảm thông để bày tỏ lời chia buồn chân thành
Bắt đầu thông điệp thông cảm của bạn trên văn phòng phẩm thông thường với tên và địa chỉ và ngày tháng của bạn. Hoặc, nếu bạn đã chọn viết một ghi chú trên một thẻ hoặc một phần văn phòng phẩm, hãy bắt đầu với ngày tháng.
Email cũng ngày càng trở nên chấp nhận được như một phương tiện truyền thông, nhưng một lá thư viết tay chính thức hoặc ghi chú đã nhập là lựa chọn tốt hơn cho các chữ cái chia buồn. Email thông cảm thông cảm để lại ấn tượng lâu dài rằng thư tín của bạn đã được kinh doanh như bình thường, không phải ở tất cả các thông điệp cảm thông bạn đang cố gắng truyền đạt.
Tiếp theo, viết, Kính gửi (Tên nhân viên),
Bắt đầu thư của bạn với một mô tả về sự kiện và sự cảm thông của bạn. Tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với nhân viên (ví dụ, nhân viên nhân sự thông cảm thư cho nhân viên), bạn có thể cần phải viết một ghi chú của công ty, nhưng bạn cũng có thể muốn viết một lưu ý cá nhân thứ hai.
Trọng tâm của bài viết này là thư thông cảm của công ty chính thức. Nó thường chính thức hơn một lưu ý mà bạn muốn gửi cho một người bạn hoặc đồng nghiệp cá nhân.
Ví dụ: Chúng tôi muốn bày tỏ sự cảm thông của chúng tôi về sự mất mát gần đây của mẹ bạn. Mất một thành viên trong gia đình gần gũi luôn buồn và chúng tôi muốn bạn biết rằng chúng tôi rất xin lỗi vì mất mát của bạn.
Đề nghị hỗ trợ nhân viên trong thời kỳ đau buồn mà không phải bắt buộc các nguồn lực của công ty hoặc thiết lập một tiền lệ mà bạn sẽ không thể cung cấp cho tất cả nhân viên.
Ví dụ: Vui lòng cho chúng tôi biết nếu có bất kỳ điều gì chúng tôi có thể làm để hỗ trợ bạn khi bạn đối phó với việc mất mẹ của bạn.
Cung cấp thông tin bổ sung về tài nguyên công ty có sẵn cho nhân viên trong thời gian đau buồn của họ.
Ví dụ: Nhân viên nguồn nhân lực đã giúp bạn truy cập thông tin về quyền lợi của bạn và chúng tôi đã chia sẻ chính sách về hưu của chúng tôi với bạn. Nếu bạn có nhu cầu mở rộng vượt ra ngoài các thông số của chính sách, vui lòng cho chúng tôi biết để chúng tôi có thể xử lý tình huống của bạn trên cơ sở cá nhân.
Thực hành của công ty trong quá khứ đã được cấp thêm thời gian nghỉ không lương để giải quyết các vấn đề liên quan đến tử vong, du lịch ngoài tiểu bang và các vấn đề pháp lý tốn thời gian.
Kết thúc ghi chú của bạn với lời đề nghị hỗ trợ lặp lại. Nhân viên có thể không cần hoặc muốn bất cứ điều gì từ bạn nhưng điều quan trọng là bạn phải đưa ra đề nghị. Bạn sẽ hiếm khi tìm thấy sự giúp đỡ của bạn theo đuổi, nhưng, bạn sẽ chứng minh rằng bạn quan tâm.
Ví dụ: Chúng tôi cam kết giúp bạn vượt qua thời gian khó khăn này trong cuộc hành trình của cuộc sống. Mất mẹ bạn buồn và chúng tôi ủng hộ những nỗ lực của bạn để tiến lên phía trước.
Xin vui lòng cho chúng tôi biết làm thế nào chúng ta có thể giúp đỡ.
Kết thúc: Sử dụng chữ ký thông thường của bạn. Kính trọng là một dấu hiệu phổ biến để kết thúc thông điệp thiện cảm. Hoặc, bạn cần phải tìm cách thoải mái của riêng bạn để kết thúc và đóng thư chia buồn.
Đóng cửa bổ sung bao gồm:
- Nhiệt liệt
- Trân trọng
- Với Warm Regards
- Nghĩ về bạn
- Tốt
- Lời chúc tốt nhất
- Với sự cảm thông
Đây là những thành phần của một lá thư cảm thông với các liên kết đến các bước mà một công ty có thể thực hiện trước đó trong quá trình hỗ trợ một nhân viên trong những giây phút buồn bã và đau buồn của cuộc đời.
Xem thêm về cách người sử dụng lao động có thể giúp nhân viên và đồng nghiệp đối phó với sự quyến rũ và đau buồn .
Hãy ghi nhớ, khi bạn viết thông điệp thông cảm của bạn, rằng nó không chắc rằng bạn biết tất cả các chi tiết của mối quan hệ của nhân viên của bạn với người thân của mình. Ngoài ra, bạn hiếm khi có tất cả các chi tiết về bệnh nhân của nhân viên hoặc bi kịch của thành viên gia đình.
Vì vậy, giới hạn các giả định mà bạn thể hiện trong lá thư cảm thông của bạn. Giữ thông điệp trung lập là cách tiếp cận tốt nhất của bạn khi bạn viết thư cảm thông của bạn. (Ví dụ, một nhân viên và mẹ cô có thể đã có một mối quan hệ xa xôi, không hạnh phúc trong hai mươi năm. Bạn không biết. Vì vậy, đừng viết một thông điệp cảm thông mà giả định một mối quan hệ thân thiết, gần gũi. )
Thư cảm thông mẫu
Elizabeth thân mến,
Chúng tôi rất tiếc khi nghe về cái chết của mẹ bạn. Mất một thành viên gia đình luôn luôn là khó khăn. Vui lòng cho chúng tôi biết nếu có bất kỳ điều gì mà chúng tôi có thể làm để hỗ trợ bạn trong thời gian này.
Bạn đủ điều kiện trong ba ngày kể từ ngày trả lương như đã nêu trong chính sách về nhân viên của chúng tôi. Trước đây, chúng tôi đã cấp thêm thời gian không lương cho nhân viên khi đi lại và kinh doanh cá nhân liên quan đến cái chết cần nhiều thời gian hơn từ công việc.
Vui lòng cho người quản lý hoặc Nhân sự của bạn biết nếu bạn cần yêu cầu thêm thời gian. Chúng tôi cũng có thể làm việc với lịch trình linh hoạt nếu doanh nghiệp gia đình của bạn phải được hoàn thành trong giờ làm việc.
Chúng tôi cam kết giúp bạn vượt qua thời gian khó khăn này trong cuộc hành trình của cuộc sống. Chúng tôi thông cảm về sự mất mát của mẹ bạn và chúng tôi muốn hỗ trợ những nỗ lực của bạn để tiến lên với công việc kinh doanh của cuộc sống của bạn. Xin vui lòng cho chúng tôi biết làm thế nào chúng ta có thể giúp đỡ.
Trân trọng,
Susan
Giám đốc nhân sự
Người quản lý của nhân viên cũng có thể xem xét gửi một lá thư thông cảm hoặc ghi chú. Điều này được viết một cách thích hợp hơn trên một thẻ ghi chú và được gửi không chính thức kể từ khi lá thư của công ty chính thức đã được gửi bởi nhân viên Nhân sự.
Đồng nghiệp và bạn bè cũng được khuyến khích mở rộng sự thông cảm để đáp lại những khoảnh khắc tàn bạo của cuộc sống.