1. 8:00 sáng Thứ Hai Các Buổi Họp Nhân Viên Buổi Sáng
Vấn đề với cuộc họp này là không ai sẵn sàng cho nó. Sau khi tất cả, đó là 8:00 sáng vào sáng thứ Hai - không có gì xảy ra và bất cứ điều gì xảy ra tuần trước chủ yếu là lịch sử cổ đại.
Vấn đề thứ hai với cuộc họp này là để mọi người được chuẩn bị, họ phải làm việc vào tối Chủ nhật , nhưng cũng được đảm bảo để kiếm cho bạn một số phiếu bầu nghiêm trọng cho “giật của năm” từ nhân viên và thành viên gia đình của nhân viên.
Giải pháp: nếu bạn phải tổ chức một cuộc họp nhóm vào thứ hai, hãy đẩy nó vào buổi sáng hoặc sớm vào buổi chiều. Tốt hơn, hãy đẩy nó đến sáng thứ Ba.
2. Các cuộc họp trạng thái bàn tròn
Bạn biết cuộc họp này. Đó là nơi mọi người di chuyển xung quanh căn phòng để chia sẻ những cập nhật, sagas, tưởng tượng và ước mơ mới nhất của họ. Ngồi ở vị trí sai và bạn sẽ trở thành người thứ 22 cung cấp bản cập nhật cho một nhóm có bàng quang quá căng thẳng và não tê liệt từ các bản cập nhật định hướng chính trị phát ra từ miệng đồng nghiệp trong các chức năng xa xôi.
Giải pháp: đáp ứng nếu bạn phải, nhưng đặt một số quy tắc về các bản cập nhật. Yêu cầu mọi người tập trung vào những tin tức quan trọng tác động đến mọi người hoặc xác định những thách thức cần sự giúp đỡ từ các chức năng.
Làm bất cứ điều gì để giới hạn cuộc diễu hành đau đớn của các cập nhật trạng thái vô cớ và tự phục vụ mà các cuộc họp bàn tròn không có kỷ luật tạo ra.
3. Cuộc họp định kỳ đã mất mục đích của họ
Bất kỳ cuộc họp định kỳ nào mà không ai có thể nhớ tại sao cuộc họp này vẫn diễn ra là một ứng cử viên để loại bỏ ngay lập tức.
Các định luật vật lý chuyển giao cho các cuộc họp và một cuộc họp về lịch trình có xu hướng vẫn còn trên lịch trình lâu sau khi nó đã sử dụng hết tính hữu dụng của nó tại nơi làm việc. Một người quản lý mới đã xem xét danh sách các cuộc họp định kỳ theo lịch trình của nhóm và hủy hai người vì họ không thể phát hiện ra lý do cho các cuộc họp này tồn tại. Ông đã nhận được nhiều hơn một vài lời cảm ơn và một vài bình luận từ những người tự hỏi làm thế nào ông quản lý để giết cuộc họp này mà họ đã cố gắng để thoát khỏi trong năm qua.
Giải pháp: xem xét tất cả các cuộc họp định kỳ mà bạn thuộc nhóm của bạn hoặc bạn là người tham gia và loại bỏ chúng khỏi cuộc sống của bạn và cuộc sống của các thành viên trong nhóm của bạn. Nếu bạn không phải là người tổ chức cuộc họp, hãy thông báo cho chủ nhà ý định của bạn và quan điểm của bạn về tiện ích của cuộc họp. Nếu bạn là chủ nhà / nhà tài trợ, các thành viên trong nhóm thăm dò ý kiến và trao cho họ một tiếng nói và một lá phiếu. Một chút cắt xén các cuộc họp định kỳ mở ra thời gian quý báu cho các hoạt động quan trọng khác.
4. Cuộc họp nhóm Word-Smithing
Đây là cuộc họp bất kỳ nơi bạn tập hợp một nhóm người để làm việc dựa trên từ ngữ cho một điều gì đó: tầm nhìn, sứ mệnh, tuyên bố chiến lược, tuyên bố phạm vi trong quản lý dự án.
Đầu ra của các phiên này thường là một loạt các câu được xây dựng vụng về phản ánh sự thỏa hiệp trên một phần của người phụ trách. Không ai trong phòng đồng ý với sản phẩm cuối cùng, nhưng mọi người gật đầu đồng ý ngay sau khi từ ngữ di chuyển ngoài vô lý đến mức khủng khiếp chỉ trong một nỗ lực làm cho cơn đau biến mất.
Cách giải quyết: không bao giờ từ bỏ những từ ngữ thô ráp của bất cứ điều gì đối với một ủy ban. Hãy tự mình đâm vào vật phẩm đó, trả lại một vài đồng nghiệp và khi bạn tiếp cận một cái gì đó đang bắt đầu hoạt động cho bạn, rất cẩn thận yêu cầu đầu vào từ một nhóm. Đặt câu hỏi làm rõ, ghi chú tuyệt vời và sau đó biến mất và soạn lại (các) câu lệnh, lặp lại quy trình nếu cần.
5. Cuộc họp chiến lược mẫu
Tôi đang kết thúc nơi tôi bắt đầu, với cuộc họp chiến lược rất bị hỏng được mô tả trong phần mở đầu của bài viết này.
Không có quy trình hay mẫu ma thuật hay thậm chí là một loạt các bước đơn giản giúp cho sự rõ ràng chiến lược xuất hiện. Tiến hành phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa) không phải lúc nào cũng là con đường quan trọng để đưa ra đánh giá chính xác về điều kiện và cơ hội. Và con số và mục tiêu và tăng trưởng không phải là chiến lược. Hãy coi chừng bất cứ ai cho rằng họ có một quy trình đơn giản cho chủ đề phức tạp này.
Giải pháp: Đầu tư vào một nhà tư vấn hoặc cố vấn chiến lược có trình độ cao và giàu kinh nghiệm, người hiểu cách hướng dẫn, đôi khi dẫn dắt và đôi khi theo đuổi việc phát triển một chiến lược có ý nghĩa, có ý nghĩa. Chuyên gia phù hợp sẽ giữ cho nhóm chịu trách nhiệm tìm kiếm câu trả lời cho các câu hỏi (khó) phải được trả lời trên con đường dẫn đến sự rõ ràng chiến lược.
Điểm mấu chốt
Các cuộc họp là cơ hội vô giá để kết nối, giao tiếp, xây dựng mối quan hệ và kích thích giải quyết vấn đề sáng tạo. Họ cũng là cơ hội chín muồi để lạm dụng và thậm chí lạm dụng. Phấn đấu trở thành người quản lý tôn trọng quyền lực và tầm quan trọng của các cuộc họp. Sử dụng các diễn đàn này vì những lý do chính xác bằng cách kiến trúc chúng để tập trung vào các vấn đề chính, thu hút ý tưởng và quan trọng, tôn trọng thời gian mọi người đưa vào các phiên. Các thành viên trong nhóm của bạn sẽ đánh giá cao cách tiếp cận tích cực của bạn nhiều hơn bạn có thể biết.