Khóa quản lý cuộc họp - Đứng PAT
Một số nhà quản lý sử dụng PAT
tiếp cận các cuộc họp, yêu cầu P urpose, A genda và một imeframe T. Trang bị cho những người tham gia với những điểm quan trọng của bối cảnh này trước phiên đảm bảo rằng mọi người sẽ sẵn sàng tham gia và hỗ trợ cho mục đích chung của cuộc họp. Một phác thảo PAT rõ ràng giúp đảm bảo một phiên làm việc hiệu quả.
Bạn có thể xác định mục đích của cuộc họp trong tối đa 1 hoặc 2 câu. "Cuộc họp này là để lên kế hoạch cho chiến dịch tiếp thị mới" hoặc "cuộc họp này là xem xét chính sách mới của giao hàng để xử lý các khoản trả lại". Mục đích giúp đảm bảo mọi người biết lý do tại sao họ ở đó, cần phải làm gì, và cách hướng dẫn tiến bộ và thúc đẩy kết luận.
Đặt chương trình làm việc. Liệt kê các mục bạn sẽ xem xét / thảo luận / kiểm tra. Tôi muốn chỉ định giới hạn thời gian cho mỗi mục chương trình làm việc (xem bên dưới) và xác định người chịu trách nhiệm kiểm duyệt cuộc thảo luận. Đặt khung thời gian; ít nhất là đặt thời gian bắt đầu và kết thúc.
Tôi cũng khuyên bạn nên đặt thời lượng cho mỗi mục trong chương trình làm việc. Đây sẽ là tổng số cho khung thời gian cuộc họp tổng thể.
Bắt đầu cuộc họp của bạn đúng giờ
Nếu bạn làm việc trong một trong những nền văn hóa mà mọi người lừa vào các cuộc họp tất cả các con đường lên đến năm hoặc mười phút sau thời gian bắt đầu dự kiến, đã đến lúc bắt đầu một xu hướng mới.
Một công ty khuyến khích các nhà quản lý của họ đóng cửa vào thời gian bắt đầu dự kiến, và những người đến trễ không được chào đón tham dự. Trong khi điều này có thể là draconian hơn bạn quan tâm để hành động, bạn nên không có khiếu nại về việc đưa cuộc họp để đặt hàng, xem xét mục đích và xác nhận mong đợi và thời gian.
Đừng chờ đợi cho stragglers để hiển thị. Khi ai đó đến trễ, đừng quay lại và xem lại những gì đã được bảo hiểm. Tiếp tục với các chủ đề cuộc họp của bạn. Điều này sẽ gây khó khăn cho kẻ gian lận và cải thiện tỷ lệ cược của anh / cô ấy đến đúng giờ tại cuộc họp tiếp theo.
Nếu người tổ chức cuộc họp / nhà tài trợ không hiển thị đúng giờ, hãy xem xét cuộc họp đã bị hủy và quay lại làm việc. Thời gian chờ đợi từ năm đến bảy phút là hợp lý. Tỷ lệ cược là, các tổ chức cuộc họp chạy vào một khó khăn bất ngờ và muốn bạn không lãng phí thời gian của bạn chờ đợi cho anh ta / cô ấy.
Giữ cuộc họp về chủ đề
Một thực hành tốt là gán cho ai đó vai trò giữ mọi người đi đúng hướng trong cuộc họp. Thông thường, các cuộc thảo luận trôi dạt và sau đó làm suy giảm đến một loạt các ý kiến, ý tưởng, sự kiện và cảm xúc. Thay vào đó, hãy chỉ định vai trò và thông báo cho mọi người tham dự rằng cá nhân này sẽ xen vào cuộc thảo luận và khi cuộc thảo luận được rút ra khỏi chương trình và mục thảo luận cụ thể.
Trong một số công ty, vai trò này được gọi là "Giao thông Cope", trong những người khác, "Chủ đề Keeper." Bất kể nhãn hiệu, vai trò này là cực kỳ hữu ích trong việc tăng cường hiệu quả và năng suất của các cuộc họp của bạn.
Nếu các chủ đề bổ sung phát sinh ngoài chương trình nghị sự nhưng quan trọng cần thảo luận, những nội dung đó cần được nắm bắt và đặt rõ ràng trong "bãi đỗ xe" để xem xét và thảo luận trong tương lai hoặc cho một cuộc họp riêng. Chủ sở hữu cuộc họp có quyền cho phép một cuộc thảo luận nhỏ khác nhau nếu nó hỗ trợ mục đích cuộc họp tổng thể.
Lưu giữ và phân phối ghi chú cuộc họp / phút
Một người nào đó, khác với người tổ chức cuộc họp, nên giữ phút của cuộc họp. Một bản ghi tốt về số phút sẽ bao gồm:
- Thời gian, ngày, địa điểm họp
- Mô tả mục đích
- Bản sao của chương trình làm việc
- Danh sách người tham dự và danh sách những người không tham dự
- Bản tóm tắt chi tiết về kết luận, các mục hành động, trách nhiệm và ngày hoàn thành. Nhiều người phát biểu sử dụng chương trình làm hướng dẫn để liệt kê các kết luận và hành động.
- Cuộc họp theo dõi kế hoạch nếu thật sự cần thiết.
Lý tưởng nhất, phân phối các ghi chú cuộc họp càng sớm càng tốt sau khi kết thúc cuộc họp và hoàn toàn trong vòng một ngày làm việc. Biên bản và ghi chú đóng vai trò như một lời nhắc nhở quan trọng cho người tham gia cũng như nguồn thông tin cho các bên liên quan khác hoặc cho những người bỏ lỡ cuộc họp. Biên bản là một công cụ tuyệt vời để tận dụng để nhắc nhở mọi người và các nhóm về các hành động tiếp theo đã cam kết của họ.
Điểm mấu chốt cho bây giờ:
Có thể là một cuộc họp sẽ dẫn đến một kết quả tích cực, giúp thúc đẩy các dự án và con người tiến lên, chỉ cần không dựa vào nó. Một số siêng năng và cố ý tăng cường các kỹ thuật quản lý cuộc họp của bạn sẽ cải thiện tỷ lệ cược của bạn trong việc thúc đẩy một kết quả tuyệt vời.
- -
Cập nhật bởi Art Petty