Tuy nhiên, đôi khi chúng ta phải gặp nhau. Và có, có một số lời khuyên tuyệt vời có sẵn từ các chuyên gia về quản lý thời gian, kiểm soát chương trình nghị sự và các quy tắc của trật tự.
Trọng tâm ở đây hơi khác một chút, cung cấp một số hướng dẫn đã cố gắng và đúng sự thật sẽ giúp các nhà quản lý biến 5 loại cuộc họp phổ biến thành các sự kiện không gây đau đớn và hiệu quả.
Năm giải pháp cuộc họp chung
1. Loại bỏ cái chết bằng cách cập nhật "Around the Table" . Bạn biết cuộc họp này. Cram mười tám người trong một căn phòng và sau đó yêu cầu mọi người chia sẻ một bản cập nhật mà thường có vẻ như là một nỗ lực để biện minh cho sự tồn tại của họ và tạo ra một trường hợp cho sự thờ ơ của họ trong đại sảnh nổi tiếng của nhân viên. Các CEO và các nhà lãnh đạo cấp cao nổi tiếng vì điều hành các cuộc họp này, ngây thơ tin rằng đây là một cách tuyệt vời để mọi người nghe những gì đang diễn ra trên toàn công ty. Trong thực tế, mọi người chủ yếu là điều chỉnh và tập trung vào việc lên kế hoạch cho bản cập nhật của riêng mình mà không ai sẽ lắng nghe.
Thay vào đó: Bằng mọi cách, hãy hợp tác với các đồng nghiệp, thành viên nhóm hoặc các đồng nghiệp quan trọng của bạn, nhưng không chống chọi với cách tiếp cận “quanh bàn”. Cung cấp thông tin trên cơ sở ngoại lệ.
Chia sẻ tin tức có liên quan, bao gồm kết quả tài chính, chiến thắng hoặc cập nhật của khách hàng lớn về các sáng kiến trên toàn tổ chức. Đồng thời, mở rộng đề nghị cho các cá nhân để nêu lên các vấn đề quan trọng. Nếu một cái gì đó đáng chú ý và không được biết đến rộng rãi đã xảy ra, ai đó nên chia sẻ nó. Nếu một nhóm cần sự giúp đỡ từ một nhóm khác, hãy đưa ra yêu cầu.
Nếu không, đừng bắt buộc tất cả những người tham dự phải chia sẻ.
2. Các cuộc họp về tình trạng nói chung. Đây có thể là những kẻ giết thời gian tàn bạo, đặc biệt là khi chúng bị khóa trong các sự kiện lặp lại và được quản lý kém.
Thay vào đó : Không bao giờ gọi một cuộc họp cho một cái gì đó bạn có thể tra cứu. Tận dụng các công cụ công nghệ trong ngày để đảm bảo các nhóm công việc của bạn duy trì cập nhật trạng thái hiện tại và hiển thị nơi mọi người có thể nhìn thấy nó bằng cách nhấp chuột. Nếu bạn phải đáp ứng cắt giảm thời gian họp dự kiến trong một nửa hoặc, sử dụng phương pháp tiếp cận nhanh và chạy các phiên "đứng lên" ngắn. Hãy draconian về các digressions và distractions mà kéo dài các phiên này. Tập trung vào trạng thái chia sẻ và yêu cầu mọi người giải quyết các vấn đề bên ngoài diễn đàn này.
3. Các cuộc họp động não không có cấu trúc. Hầu hết các cuộc họp động não đều kém tạo điều kiện để chúng ta kết thúc các ý tưởng, hỗ trợ ý tưởng của sếp hoặc tạo ra những danh sách tuyệt vời về những điều tuyệt vời mà không bao giờ được nghe và nhìn thấy nữa.
Thay vào đó: Làm việc để xác định chủ đề động não và chia sẻ chủ đề đó với những người được mời trước phiên. Thu thập thông tin đầu vào của họ và củng cố và đăng nó hoặc chia sẻ nó mà không ghi nhận các ý tưởng. Sử dụng phiên trực tiếp để nhảy và xây dựng dựa trên ý tưởng đã gửi, thêm vào danh sách.
Chống lại sự thôi thúc để đánh giá ý tưởng trong phiên này. Kết hợp các kỹ thuật khác để giảm thiểu áp lực xã hội hóa, chẳng hạn như viết não. Và trên hết, củng cố các ý tưởng và tạo ra một quy trình để đánh giá chúng cũng như lưu trữ chúng để tham khảo nhóm dễ dàng trong các phiên và tình huống trong tương lai.
4. Các đánh giá hoạt động khiến cho Inquisition nhìn thuần hóa. Nếu bạn đã từng trải qua một phiên họp mà người đứng đầu cuộc họp - thường là một giám đốc điều hành - tập trung vào một trong hai chức năng đấu tranh hoặc tìm kiếm điểm yếu trong bài thuyết trình của mọi người và sau đó nướng những sứ giả không thương tiếc, bạn biết cách phá hoại định dạng này. Đừng duy trì quá trình này.
Thay vào đó: giữ kín các cuộc thi chức năng chuyên sâu và các kỳ thi proctology của công ty và tập trung vào việc chia sẻ các chỉ số, vấn đề và cơ hội hoạt động chính.
Cuộc họp nhóm không phải là thời gian hoặc địa điểm để tách rời một khu vực hoặc cá nhân kém hiệu quả. Thiết lập một cuộc họp tiếp theo tại chỗ, nhưng không đề cập đến mọi người khác để kiểm tra chéo có thể nhìn thấy của bạn về vấn đề này. Đừng lùi về trách nhiệm giải trình để cải thiện, nhưng loại bỏ sự tàn ác và những gì gây ra sự xấu hổ của công chúng từ tiết mục quản lý cuộc họp của bạn.
5. Các cuộc họp đưa ra các vấn đề đòi hỏi các quyết định tự phát. Thật kỳ quặc hay trớ trêu thay, phòng họp là một trong những nơi tồi tệ nhất cho những quyết định nhanh chóng . Việc đưa ra một vấn đề lần đầu tiên và kêu gọi một quyết định đặt mọi người tại chỗ, và họ sẽ bực bội bạn vì đã sử dụng phương pháp này.
Thay vào đó: Làm việc không ngừng trước các cuộc họp nhóm để thu hút các bên liên quan chính về các vấn đề và lựa chọn. Thu hút đầu vào của họ, cung cấp các quan điểm của bạn và làm việc để môi giới các mối quan tâm được chia sẻ. Sử dụng diễn đàn cuộc họp để xác thực lợi ích của các bên liên quan và xác định các khuyến nghị của họ. Mặc dù bạn có thể vẫn chưa nhận được quyết định ngay lập tức mà không có một hoặc hai bước khác, bạn sẽ tăng cường mối quan hệ làm việc của mình với công việc trước kỳ họp.
Bottom-Line cho bây giờ:
Chúng tôi là những sinh vật xã bởi thiên nhiên và thậm chí với một loạt các công cụ công nghệ cho phép chúng ta kết nối mà không ở cùng một nơi, đôi khi, nó chỉ giúp đối mặt trực diện. Tận dụng thời gian này một cách khôn ngoan và thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với những người tham gia bằng cách tạo ra các cuộc họp nhằm giảm thiểu đầu tư thời gian và tối đa hóa việc chia sẻ thông tin chất lượng cao trong một môi trường không đe dọa.