Mẹo để tạo email được đọc
Trong quá trình tìm việc, bạn có thể gửi nhiều, nhiều email, bao gồm thư xin việc , cảm ơn ghi chú và thư đến các kết nối liên quan đến tìm kiếm việc làm.
Trong các email này, bạn sẽ muốn tránh tạo ra các lỗi đáng xấu hổ (chẳng hạn như viết sai chính tả tên của ai đó). Bạn cũng sẽ muốn đảm bảo viết ghi chú nhận phản hồi. Đọc tiếp để biết thông tin về nghi thức email, cùng với lời khuyên về cách viết lời chào.
Bắt đầu Email của bạn với lời chào chuyên nghiệp
Phấn đấu cho sự rõ ràng trong dòng chủ đề của bạn. Chọn nội dung nào đó trực tiếp xác định mục đích của email của bạn, như "thời gian họp đã thay đổi" hoặc "truy vấn nhanh về đề xuất của bạn". Tránh lơ lửng một củ cà rốt với một lời trêu ghẹo như "Tôi cần phải thông báo cho bạn ..." mà cố gắng thu hút đọc vào mở email để có được ý định của bạn.
Mọi người thường quyết định có nên mở email dựa trên dòng tiêu đề hay không, vì vậy hãy chọn một email nêu rõ mục đích của bạn.
Sử dụng lời chào chuyên nghiệp. Bao gồm lời chào thích hợp cho hoàn cảnh và người nhận. Có lời chào được chấp nhận trong một email mà không được sử dụng trong một lá thư thường xuyên, và lời chào được sử dụng cho cả hai.
Chọn lời chào dựa trên mức độ bạn biết người bạn đang viết và loại tin nhắn bạn đang viết. Ví dụ, nếu bạn đang viết một ai đó bạn biết, "Hi Jim" là thích hợp. "Thưa ông / bà Smith" sẽ là thích hợp khi nộp đơn xin việc hoặc viết một bức thư kinh doanh.
Tránh mở một email với "hey" rất thân mật và thường không được sử dụng tại nơi làm việc.
Cũng tránh xa "Hi folks" hoặc "Hi guys", ngay cả khi bản chất của email của bạn được thư giãn.
Dưới đây là một số ví dụ về lời chào để sử dụng :
- Kính gửi FirstName LastName (điều này hoạt động tốt nếu bạn không biết giới tính của người bạn đang viết)
- Kính gửi Firstname (khi gửi email cho ai đó bạn biết)
- Xin chào Firstname (Khi gửi email cho ai đó bạn biết)
- Thưa ông / bà. Họ
- Thưa ông / bà. Họ tên
- Kính gửi Dr.
- Mà nó có thể quan tâm
- Kính gửi quản lý nhân sự
- Kính gửi người quản lý tuyển dụng
Thêm địa chỉ email cuối cùng. Nếu bạn không có tùy chọn để unsend email, hãy thêm địa chỉ cuối cùng nếu bạn có xu hướng có ngón tay kích hoạt nhanh. Chỉ chèn tên người nhận khi bạn chắc chắn rằng email đã sẵn sàng.
Tránh lỗi "trả lời tất cả" cũ. Xem ngón tay kích hoạt của bạn khi nhấn Trả lời tất cả. Cân nhắc xem mọi người trong danh sách có thực sự cần đọc những gì bạn nói không. Cũng lưu ý đến các email cũ trong chuỗi có thể bạn không muốn ai đó trong danh sách Trả lời tất cả để xem.
Đi dễ dàng trên sự hài hước. Hài hước có thể khó phân biệt trong một email vì giọng của bạn không nhất thiết phải tỏa sáng. Nếu không có ngôn ngữ cơ thể, biểu hiện trên khuôn mặt, hoặc nhịp điệu, hài hước có thể rơi phẳng hoặc thậm chí vô tình xúc phạm một độc giả. Chơi nó an toàn và để nó ra.
Đã đọc! Đừng mắc sai lầm khi nghĩ rằng mọi người sẽ tha thứ lỗi chính tả trong email không chính thức hoặc những sai lầm sẽ được dự kiến nếu bạn đang gõ trên điện thoại của mình. Bạn có thể bị đánh giá khắc nghiệt bởi những sai lầm trong email của bạn, đặc biệt là nếu họ đang tràn lan. Đừng dựa vào bộ kiểm tra chính tả mà thường có thể chọn từ sai cho bạn - kiểm tra email của bạn giống như bạn sẽ là một tài liệu quan trọng .
Đặc biệt, luôn kiểm tra và kiểm tra kỹ xem tên của mọi người có đúng chính tả hay không.
Không sử dụng biểu tượng cảm xúc hoặc biểu tượng cảm xúc. Ngày càng có nhiều thông điệp email giống với tin nhắn văn bản. Thông báo tại nơi làm việc hiện đôi khi bao gồm biểu tượng cảm xúc "ngón tay cái" hoặc mặt cười. Mặc dù chúng trở nên phổ biến hơn, tránh biểu tượng cảm xúc và biểu tượng cảm xúc trong thư từ chính thức. (Mẹo: Nếu lời chào email của bạn sử dụng họ, đó là một dấu hiệu chắc chắn bạn nên để lại biểu tượng cảm xúc và biểu tượng cảm xúc.)
Hãy nhớ rằng email kéo dài mãi mãi. Hãy suy nghĩ kỹ trước khi gửi email một cái gì đó cá nhân hoặc bí mật, bắn ai đó qua email, làm phiền ai đó hoặc trả lời với sự tức giận.
Những loại tương tác đó có thể được thực hiện trực tiếp tốt hơn. Quy tắc 24 giờ là một quy tắc tốt. Nếu bạn không chắc chắn liệu bạn có nên gửi tin nhắn hay không, hãy đợi cho đến ngày hôm sau để quyết định. Một nguyên tắc tốt khác: Không viết bất cứ điều gì trong một email mà bạn sẽ không sẵn sàng chia sẻ công khai (trong một sự lắng đọng, nói, hoặc trên phương tiện truyền thông xã hội).
Thông tin thêm về viết và gửi email: Mẹo về thủ tục email cho người tìm việc | Thư chào mừng và lời chào