Mà bạn chọn phụ thuộc vào người bạn đang giao tiếp với, và mục đích của thư từ của bạn. Email nhanh hơn và dễ dàng hơn, nhưng một số email không bao giờ được mở và tùy thuộc vào người bạn đang viết thư và lý do bạn viết thư, bạn có thể được yêu cầu gửi thư đã ký và đã ký hoặc tải lên trực tuyến.
Hướng dẫn viết thư và email chuyên nghiệp
Bất kể bạn giao tiếp như thế nào, các chữ cái được viết tốt bao gồm một số phần, những gì bạn đưa vào mỗi phần và cách định dạng tài liệu sẽ phụ thuộc vào việc bạn đang gửi thư đã nhập hay một email.
Dưới đây là hướng dẫn viết thư và email, bao gồm cách viết, định dạng và đọc lại các chữ cái của bạn, với các ví dụ về các loại chữ cái kinh doanh khác nhau.
Nội dung cần bao gồm trong thư hoặc email
Hướng dẫn viết thư này bao gồm những gì nên được liệt kê trong từng phần của một bức thư, cách để giải quyết và ký thông tin liên lạc đã nhập và email, định dạng thư và bố cục, và các ví dụ và mẫu.
Các bộ phận của một bức thư
- Thông tin liên lạc
- Lời chào (Lời chào)
- Nội dung thư
- Đóng cửa
- Chữ ký
Thông tin liên lạc
Cách bạn đưa thông tin liên hệ của mình sẽ khác nhau dựa trên cách bạn gửi thư của mình. Khi bạn gửi một email, thông tin liên lạc của bạn sẽ nằm ở cuối thư thay vì đầu trang.
Dưới đây là những gì cần đưa vào và các mẫu cho cả chữ cái và email được nhập.
Ví dụ về Salutation
Lời chào là phần lời chào của bức thư của bạn. Dưới đây là danh sách các ví dụ thư chào mừng hoạt động tốt cho thư từ chuyên nghiệp.
Nội dung thư
Nội dung thư của bạn sẽ bao gồm một số đoạn văn.
Đoạn đầu tiên nên bao gồm phần giới thiệu và giải thích ngắn gọn về lý do viết của bạn. Đoạn thứ hai (và bất kỳ đoạn văn nào sau đây) nên giải thích thêm lý do của bạn để viết. Đoạn cuối cùng nên yêu cầu hành động từ người đọc, nếu bạn đang yêu cầu điều gì đó, hoặc nêu rõ bạn sẽ theo dõi như thế nào.
Hãy chắc chắn rằng mục đích của lá thư của bạn là rõ ràng. Người đọc sẽ cần phải biết những gì bạn đang yêu cầu và làm thế nào họ có thể giúp bạn. Hoặc, nếu bạn đang cung cấp dịch vụ hoặc hỗ trợ những gì bạn có thể cung cấp cho người đọc.
Đóng cửa
Một lá thư được đóng với một thuật ngữ như "Trân trọng" hoặc "Trân trọng", sau đó là dấu phẩy, sau đó chữ ký của bạn nếu bạn đang gửi một lá thư đã gõ. Nếu bạn đang gửi một email, chỉ cần nhập tên của bạn sau khi đóng. Dưới đây là danh sách các ví dụ đóng thư phù hợp cho thư từ liên quan đến công việc và việc làm.
Chữ ký
Các liên lạc hoàn thiện để thư của bạn là chữ ký của bạn, trong đó, trong một tin nhắn email, sẽ bao gồm thông tin liên lạc của bạn.
Cách để gửi thư
Điều quan trọng là phải giải quyết cá nhân bạn đang viết thư chính thức, trừ khi bạn biết rõ họ. Dưới đây là cách giải quyết một bức thư bao gồm thông tin chung mà bạn có thể sử dụng nếu bạn không có người liên hệ tại công ty.
Định dạng sự tương ứng của bạn
Bây giờ bạn có tất cả thông tin bạn cần đưa vào, hãy xem lại định dạng chuẩn để sử dụng cho thư và email:
Hướng dẫn viết thư
Bước tiếp theo là đánh bóng thư của bạn, vì vậy có rất nhiều không gian giữa các đoạn văn và phần trên cùng và dưới cùng của trang. Bạn cũng sẽ muốn chọn một kiểu có thể đọc được, kiểu dáng và kích cỡ phông chữ chuyên nghiệp. Những gì bạn nói sẽ phụ thuộc vào lý do bạn viết, vì vậy hãy đảm bảo chỉnh sửa thư của bạn để phù hợp với tình huống cá nhân và nghề nghiệp của bạn.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để viết nhiều loại chữ khác nhau, bao gồm lề trang, phông chữ, khoảng cách và chi tiết về những gì cần đưa vào, cùng với các ví dụ về từng chữ cái.
- Cách viết thư tham khảo
- Làm thế nào để viết một lá thư từ chức
- Cách viết thư cảm ơn
- Thông báo về thư và lời mời trên LinkedIn
- Hướng dẫn thư email chuyên nghiệp
Ví dụ và mẫu
Sử dụng mẫu là cách tuyệt vời để bắt đầu thư hoặc email của riêng bạn bởi vì bạn đang bắt đầu với định dạng cơ bản tại chỗ. Chỉ cần điền thông tin của bạn vào phần thích hợp của chữ cái.
Nhìn vào các ví dụ cũng hữu ích, bởi vì bạn sẽ có ý tưởng cho những gì để nói trong thư từ của chính bạn.
Mẫu thư
Mẫu thư bao gồm thư kinh doanh, thư xin việc, phỏng vấn cảm ơn thư, thư tiếp theo, thư chấp nhận việc làm và thư từ chối, thư từ chức, thư cảm ơn, thư kinh doanh, và nhiều mẫu và mẫu thư khác.
Ví dụ về tin nhắn email
Ví dụ về việc làm, tìm kiếm việc làm và email kinh doanh, cộng với mẫu email, ví dụ về tin nhắn được định dạng và dòng tiêu đề, lời chào và ví dụ chữ ký.
Kiểm tra chính tả và kiểm tra lỗi chính tả
Cuối cùng, trước khi bạn in hoặc tải lên thư hoặc gửi thư email, kiểm tra chính tả, kiểm tra ngữ pháp và đọc lại. Một mẹo để đảm bảo không có bất kỳ lỗi nào là đọc to. Bạn có thể nhận thấy những sai lầm mà bạn không bắt gặp khi xem xét nó.
Bài viết liên quan: Thư chào mừng và lời chào