Việc xác định những gì phù hợp tùy thuộc vào việc bạn biết rõ người nhận, lý do thư của bạn như thế nào và liệu bạn có đang viết thư được đăng hay email không. Thông thường, các lời chào trong email sẽ ít chính thức hơn so với chữ in.
Khi gửi email, có thể bạn sẽ muốn thay đổi lời chào trong chuỗi liên lạc thư điện tử - trong khi "Dear" thích hợp cho email ban đầu, nó có thể cảm thấy lúng túng và lặp đi lặp lại khi tham gia vào cuộc trò chuyện qua email nhanh chóng để thiết lập cuộc họp thời gian. Trong tình huống này, bạn nên sử dụng lời chào tiếp theo như “Xin chào lần nữa, Tên” hoặc thậm chí là sử dụng tên người nhận mà không có lời chào.
Nhận thông tin chi tiết về các tùy chọn chào hàng khác nhau, cũng như thời điểm sử dụng chúng, bên dưới.
Các loại thư chào mừng
Vì lời chào là điều đầu tiên người nhận sẽ thấy, điều quan trọng là bạn phải truyền tải một mức độ quen thuộc và tôn trọng phù hợp. Bạn có thể muốn có vẻ thân thiện hoặc chuyên nghiệp hơn tùy thuộc vào thư bạn đang gửi.
Kính gửi: Lời chào này phù hợp trong nhiều trường hợp, cho dù bạn biết rõ người đó hay họ là người quen kinh doanh, người sử dụng lao động tiềm năng hoặc người giám sát.
Nếu bạn biết rõ người đó, chỉ sử dụng tên của họ.
Đối với người sử dụng lao động hoặc người giám sát tiềm năng, luôn luôn sử dụng ông hoặc bà (bà hoặc bà khi bạn biết nếu người phụ nữ đã kết hôn hoặc độc thân) trừ khi bạn được yêu cầu cụ thể để sử dụng tên của họ.
Đối với một người quen hoặc người liên kết kinh doanh, việc bạn sử dụng “tên đầu tiên” sẽ tùy thuộc vào mức độ hiểu biết của bạn về người đó.
Nếu bạn đang trên cơ sở tên đầu tiên, hãy sử dụng nó. Nếu bạn không chắc chắn, hãy sử dụng Mr./Ms. Họ, hoặc Mr./Ms. FirstName LastName. Nếu tên liên lạc của bạn là giới tính trung lập (nghĩa là Taylor Brown) và bạn không chắc chắn liệu bạn có đang nói chuyện với một người phụ nữ hay một người đàn ông, Dear Taylor Brown cũng thích hợp.
Ví dụ về Thư Chúc mừng
Khi bạn đang sử dụng "Kính gửi" làm lời chào, hãy đặt dấu phẩy hoặc dấu hai chấm sau tên của người đó:
- Thưa bà Brown:
- Thưa bà Brown,
- Sarah thân mến:
- Sarah thân mến,
Dấu phẩy là một lựa chọn không chính thức và nên được dành riêng cho email. Như đã đề cập ở trên, "Thân yêu" có thể đọc như là hơi cũ, đặc biệt là trong thư điện tử đang diễn ra. Mặc dù nó hoạt động tốt cho một địa chỉ email liên hệ đầu tiên, nhưng tốt nhất là nên chuyển sang các tùy chọn khác (chẳng hạn như “Xin chào một lần nữa”) trong các email tiếp theo.
Để ai có thể quan tâm : Điều này được sử dụng trong thư từ kinh doanh mà bạn không có một người cụ thể mà bạn đang viết. Bạn có thể sử dụng điều này khi thực hiện yêu cầu hoặc khi đăng ký một công việc mà bạn không biết tên của người đứng đầu tìm kiếm ứng cử viên. Tuy nhiên, bạn nên cố gắng hết sức để tìm tên của ai đó trong bộ phận cụ thể mà bạn muốn liên hệ (hãy thử sử dụng trang web của công ty hoặc LinkedIn để tìm một liên hệ cụ thể).
Dear Sir or Madam: Sử dụng tiêu đề giới tính phù hợp nếu bạn biết, hoặc cả hai nếu bạn không chắc chắn. Điều này chỉ nên được sử dụng khi bạn không có tên để sử dụng, vì bạn nên luôn luôn địa chỉ thư của bạn càng cụ thể càng tốt.
Trong khi lời chào đặc biệt này có thể được hiểu là lỗi thời, nó luôn luôn khôn ngoan để sai lầm về mặt bảo thủ khi giải quyết thư từ trong mối quan hệ kinh doanh.
Lời chào (hoặc, Chào buổi sáng, Buổi chiều tốt): Hãy xem xét các tùy chọn này như một phiên bản chính thức hơn một chút của "Xin chào" và "Xin chào".
Xin chào: Chỉ thích hợp trong thư điện tử và nên được sử dụng chủ yếu với những người bạn biết rõ, hoặc trong hoàn cảnh rất bình thường.
Xin chào: Thích hợp trong thư điện tử thông thường với những người bạn biết rõ.
Các lời chào trong email nhóm
Khi bạn đang viết thư cho nhiều người, nhiều tùy chọn ở trên vẫn hợp lý.
Bạn có thể viết "Dear Mary, Bob, and Sue" hoặc viết "Hi Rick và Jen." Nhưng bạn cũng có thể muốn chọn lời chào nhóm , chẳng hạn như "Hi All" hoặc "Dear Team".
Mẹo viết thư kinh doanh
Có rất nhiều điều để tìm hiểu về cách viết các chữ cái kinh doanh ngoài lời chào để sử dụng. Dưới đây là hướng dẫn về cách viết các chữ cái kinh doanh bao gồm các định dạng và mẫu thư kinh doanh chung và ví dụ về thư kinh doanh liên quan đến công việc.
Xem xét một số mẫu thư
Có một thư mẫu để làm theo có thể giúp đỡ. Dưới đây là danh sách các mẫu thư cho người tìm việc, bao gồm thư xin việc, phỏng vấn cảm ơn thư, thư tiếp theo, thư chấp nhận việc làm và thư từ chối, thư từ chức, thư cảm ơn và nhiều mẫu thư việc làm tuyệt vời hơn.