Cách tốt nhất để bắt đầu một bức thư
Khi quyết định nên sử dụng lời chào nào , bạn nên cân nhắc xem bạn có biết người đó hay không và như thế nào. Nếu bạn đang viết thư cho ai đó trong một năng lực chuyên môn mà bạn đã biết cá nhân trong nhiều năm, nó chỉ thích hợp để chỉ sử dụng tên của họ.
Nếu không, tốt nhất là sử dụng ông, bà, hoặc bác sĩ như một lời chào thư kinh doanh thích hợp . Nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào về việc bạn nên sử dụng lời chào nào, hãy thận trọng và sử dụng phong cách địa chỉ chính thức hơn.
Cố gắng không bị cám dỗ để bắt đầu thư chuyên nghiệp của bạn với những lời chào không chính thức như “Xin chào”, “Chúc mừng”, “Xin chào” hoặc “Chào buổi sáng” nếu bạn không biết tên người liên lạc của mình.
Mặc dù những lời chào không chính thức này là tốt cho email bình thường cho bạn bè hoặc thậm chí là các email chính thức mà bạn có thể gửi cho các nhóm người, trong một lá thư chuyên nghiệp, bạn sẽ cần sử dụng lời chào cá nhân. họ (“Dear Mr. Doe”) hoặc một chức danh (“Dear Hiring Manager”).
Ví dụ về lời chào thư chuyên nghiệp
- Kính gửi FirstName; ví dụ: Dear John Doe
- Thưa ông / bà. Họ; ví dụ, Thưa ông Doe hoặc Dear Ms. Doe
- Thưa ông / bà. FirstName LastName; ví dụ: Thưa ông John Doe hoặc Thưa bà Jane Doe
- Kính gửi người quản lý tuyển dụng
- Dear Sir hoặc Madam
- Mà nó có thể quan tâm
- Kính gửi quản lý nhân sự
- Kính gửi Quý công ty; ví dụ, Kính gửi công ty tuyển dụng ABC
Làm thế nào để tìm một người liên lạc
Nếu có thể, hãy sử dụng tên liên lạc khi bạn viết. Điều này làm cho thư của bạn cá nhân hơn, và nó tạo ra một mối quan hệ ngay lập tức với người đọc.
Nếu bạn không có tên liên hệ, bạn có thể thực hiện một số nghiên cứu để tìm ra đúng người để giải quyết thư của bạn .
Đôi khi tên trên trang web của công ty hoặc bạn có thể tìm đúng người trên LinkedIn. Có lẽ một trong những đồng nghiệp hoặc địa chỉ liên hệ của bạn có thể biết ai là người thích hợp. Bạn cũng có thể gọi cho văn phòng của người không rõ bạn đang viết và hỏi nhân viên tiếp tân biết tên của họ bằng cách giải thích lý do của bạn để gọi ( Ví dụ: “Tôi đang xin việc với công ty của bạn. Bạn có thể vui lòng cho tôi biết tên thuê của bạn được không? Quản lý để tôi biết ai để giải quyết thư xin việc của tôi ? ”). Nó không mất nhiều thời gian để làm cho việc tìm kiếm một tên, và tình cảm nó truyền đạt là đáng giá.
Đôi khi, bất chấp những nỗ lực tốt nhất của bạn, bạn chỉ không thể tìm thấy một tên để giải quyết thư của bạn. Trong trường hợp đó, bạn có nhiều lựa chọn, tất cả đều là chuyên nghiệp và phù hợp. Bạn càng có nhiều thông tin về nơi bạn đang gửi thư, càng tốt (ví dụ, đến phòng nhân sự của công ty, hoặc người quản lý của bộ phận liên quan đến yêu cầu của bạn). Bằng cách này, bạn có thể thực hiện một lựa chọn được nhắm mục tiêu nhiều hơn khi lựa chọn lời chào của bạn.
Khi bạn có một tên nhưng không chắc chắn về giới tính của người bạn đang viết, nó có thể chấp nhận để loại bỏ danh dự, và chỉ sử dụng họ và tên.
Mẹo viết và gửi thư
Sau lời chào, bạn sẽ bắt đầu đoạn đầu tiên, thường là phần giới thiệu cho phép người đọc biết bạn là ai và bạn đang viết gì. Nếu bạn có một người quen biết lẫn nhau đã giới thiệu bạn với người đọc, bạn nên đề cập đến họ vào lúc này .
Thân thư của bạn thường bao gồm một đoạn văn hoặc hai đoạn văn bản. Ở đây bạn có thể xây dựng về chủ đề của lá thư của bạn và cung cấp các chi tiết hỗ trợ cho chủ đề. Bạn sẽ muốn giữ nó ngắn gọn, và phù hợp với người và chủ đề. Hãy cẩn thận nhưng đừng lặp lại chính mình hoặc tiếp tục và về những chi tiết không quan trọng.
Tiếp theo, bạn sẽ cần phải tổng hợp thư của bạn.
Bản tóm tắt của bạn nên bao gồm lời cảm ơn đến người đó về thời gian và cân nhắc của họ. Nếu bạn dự định theo dõi sau này, bạn cũng có thể cung cấp chi tiết về thời gian và cách thức bạn sẽ liên lạc với họ.
Hoàn thành lá thư chuyên nghiệp của bạn với một đóng , chẳng hạn như "Trân trọng" hoặc "Kính trọng". Nếu bạn dự định gửi thư bằng dịch vụ bưu điện, chữ ký của bạn phải được theo sau bởi tên đã nhập của bạn. Nếu bạn đang gửi email, tên đã nhập của bạn phải được theo sau bởi thông tin liên hệ của bạn, bạn có thể nhập thủ công hoặc tự động điền thông tin cho bạn. Dưới đây là cách thiết lập chữ ký email tự động .
Bài viết liên quan: Để ai có thể quan tâm | Thư chào mừng kinh doanh | Ví dụ về thư chào mừng