Rất nhiều văn bản cho kinh doanh là cẩu thả, kém bằng văn bản, vô tổ chức, rải rác với biệt ngữ, và không đầy đủ.
Thường thì nó quá dài hoặc quá ngắn. Tất cả những thuộc tính này đều đóng góp vào việc viết kinh doanh không hiệu quả.
Cho dù bạn đang viết một đề xuất bán hàng, một email cho sếp của bạn, hoặc hướng dẫn sử dụng cho một gói phần mềm, có một số bước bạn phải tuân theo để có hiệu quả. Làm theo năm bước sau:
- Sắp xếp tài liệu của bạn
- Cân nhắc khán giả của bạn
- Viết ra suy nghĩ của bạn
- Đọc lại tài liệu của bạn
- Chỉnh sửa tài liệu của bạn
Tổ chức là chìa khóa
Nếu bạn không tổ chức tài liệu của bạn, nó sẽ không chảy tốt và nó sẽ không có ý nghĩa. Viết có thể đơn giản hoặc phức tạp. Khi viết một email thông báo một cuộc họp nhân viên, điều này đơn giản như thu thập suy nghĩ của bạn. Mặt khác, bạn có thể cần phải phát triển một phác thảo phức tạp trước khi hoàn thành tài liệu nếu bạn đang viết lên kết quả của một thử nghiệm dược phẩm đột phá. Dù nhiệm vụ là gì, không có cấp độ tổ chức phù hợp (thậm chí tổ chức suy nghĩ của bạn), bạn có thể không bao gồm tất cả mọi thứ bạn cần hoặc không đưa ra sự nổi bật cho các chủ đề quan trọng nhất.
Thiếu sót hoặc tập trung không chính xác sẽ làm cho doanh nghiệp của bạn viết ít rõ ràng hơn.
Biết khán giả của bạn
Trước khi bạn bắt đầu viết, hãy nghĩ về khán giả dự định của bạn. Ví dụ: bản trình bày về chương trình 401 (k) mới của công ty bạn có thể có cùng đường viền khi được cung cấp cho CFO cũng như nhân viên của bạn, nhưng mức chi tiết bạn bao gồm sẽ thay đổi.
Bạn cũng cần phải xem xét giai điệu. Một email nhanh chóng cho nhóm của bạn, nhắc nhở họ về công ty hàng năm picknick, sẽ không có cùng một giai điệu như của bạn missive liên quan đến báo cáo hàng năm của công ty bạn.
Ngoài ra, hãy nhớ rằng bạn sẽ giao tiếp hiệu quả hơn với khán giả của bạn nếu bạn tập trung vào những gì bạn muốn họ nghe hơn là những gì bạn định nói .
Một Lời Về Viết Tốt
Các nhà văn giỏi có các phong cách viết khác nhau. Một số thích viết tất cả mọi thứ ra và sau đó quay trở lại và chỉnh sửa. Những người khác thích chỉnh sửa khi họ đi cùng. Đôi khi phong cách ưa thích của chúng thay đổi tùy thuộc vào những gì chúng đang viết.
Khi bạn viết (hoặc khi bạn chỉnh sửa), hãy lưu ý về độ dài. Bạn nên sử dụng đủ từ để làm cho ý nghĩa của bạn rõ ràng, nhưng không sử dụng những từ không cần thiết chỉ để làm cho nó có hoa. Viết văn bản kinh doanh cần phải rõ ràng và súc tích, không dài dòng và có hoa. Hãy nhớ rằng, không ai trong doanh nghiệp có thời gian để đọc nhiều hơn cần thiết.
Mặt khác, đừng làm cho mảnh của bạn quá ngắn. Bạn phải viết đủ để ý nghĩa của bạn rõ ràng và sẽ không bị hiểu lầm. Hãy tưởng tượng nếu một phần của thiết bị trong một nhà kho được dán nhãn "được sử dụng nhưng tốt." Nó sẽ không rõ ràng nếu đó có nghĩa là các mảnh thiết bị đã được sử dụng rất nhiều, hoặc rằng các mảnh thiết bị không còn mới nhưng vẫn còn chức năng.
Một vài từ bổ sung sẽ làm cho ý nghĩa rõ ràng. Ngoài ra, tránh sử dụng biệt ngữ hoặc chữ viết tắt vì chúng có thể có nghĩa là những thứ khác nhau cho những người đọc khác nhau. Bất kể phong cách viết của bạn là gì, tất cả các nhà văn cần đọc và chỉnh sửa tất cả tài liệu được viết, thậm chí cả email.
Đọc và sửa
Bất kể phong cách viết của bạn là gì, tất cả các nhà văn cần phải đọc và chỉnh sửa tất cả các tài liệu được viết, thậm chí cả các email. Sau khi bạn viết xong, hãy đọc lại tác phẩm của bạn. Sau đó bạn có thể cần phải chỉnh sửa nó. Đọc lại là đọc lại những gì bạn đã viết để đảm bảo tất cả các từ trong đầu của bạn làm cho nó chính xác trên giấy. Vì bộ não của chúng ta hoạt động nhanh hơn ngón tay của chúng ta, bạn có thể bỏ qua các từ, bỏ đi một kết thúc, hoặc sử dụng từ đồng nghĩa sai (ví dụ, "có" thay vì "của chúng"). Đọc lỗi bắt lỗi này. Rõ ràng, việc hiệu đính một email một dòng rất dễ dàng và chỉ liếc qua nó khi bạn gõ có thể là đủ.
Tuy nhiên, nếu bạn đang viết một sổ tay hướng dẫn, việc kiểm chứng của bạn sẽ phức tạp hơn và mất nhiều thời gian hơn.
Sau khi bạn đã đọc xong tài liệu của mình, đã đến lúc chỉnh sửa. Đôi khi việc đọc và chỉnh sửa có thể được thực hiện đồng thời, nhưng nó hiệu quả hơn khi chúng được thực hiện tuần tự.
Lý do bạn chỉnh sửa là sửa chữa hoặc thay đổi những gì bạn đã viết để làm cho âm thanh của vật liệu (và đọc) tốt hơn. Khi viết cho doanh nghiệp, điều này có nghĩa là sửa lỗi và làm cho văn bản rõ ràng và ngắn gọn nhất có thể.
Bạn không viết tiểu thuyết
Khi bạn viết cho doanh nghiệp, bạn không viết "cuốn tiểu thuyết vĩ đại của Mỹ" tiếp theo. Bài viết của bạn phải mang tính mô tả khi cần thiết, nhưng bạn không cần phải vẽ các hình ảnh từ sinh động bằng cách sử dụng nhiều từ và số liệu lớn của lời nói. Nếu bạn có nghĩa là "nhà kính", không viết "chỗ ở thủy tinh," viết "nhà kính".