-Steven Wright
Không thể “quản lý” thời gian. Có 24 giờ trong một ngày, 60 phút trong một giờ và 60 giây trong một phút. Bạn không thể làm chậm nó xuống hoặc tăng tốc nó lên.
Chúng ta có thể kiểm soát nơi chúng ta dành thời gian của chúng ta và hành động để giảm bớt hoặc loại bỏ lãng phí thời gian. Thời gian quản lý thực sự là về việc quản lý bản thân.
Dưới đây là mười cách vượt thời gian để kiểm soát ngày của bạn và ngừng lãng phí thời gian:
Thiết lập các mục tiêu ưu tiên
Không có mục tiêu , chúng tôi có xu hướng đuổi theo bất cứ điều gì có vẻ khẩn cấp nhất hoặc đang nhìn chằm chằm vào mặt chúng tôi. Chúng ta bị phân tâm bởi các vật thể sáng bóng. Thiết lập các ưu tiên của bạn bằng cách đặt mục tiêu hàng năm, hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày. Xếp hạng từng mục tiêu trong số các mục tiêu sau:
Tầm quan trọng: (A = cao, B = trung bình, C = thấp)
Khẩn cấp: (1 = cao, 2 = trung bình, 3 = thấp)
Luôn luôn làm việc trên các mục tiêu và nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng nhất (A1) trước tiên.
Thực hiện theo quy tắc 80/20
"Quy tắc 80/20" , còn được gọi là Nguyên tắc của Pareto, cho biết 80 phần trăm kết quả của bạn chỉ đến từ 20 phần trăm hành động của bạn. Đó là một cách để ưu tiên thời gian của bạn chống lại các mục tiêu quan trọng nhất của bạn. Bạn có tập trung vào 20% hoạt động tạo ra phần trăm kết quả không?
Học Nói Không
Đôi khi, các yêu cầu từ những người khác có thể quan trọng đối với họ, nhưng xung đột với các mục tiêu quan trọng nhất của chúng tôi. Ngay cả khi đó là điều chúng tôi muốn làm, nhưng đơn giản là không có thời gian, có thể rất khó để nói không.
Mặc dù thật tuyệt khi trở thành một cầu thủ của đội, điều quan trọng là phải biết khi nào và làm thế nào để quyết đoán, và để cho người đó biết bạn không thể xử lý yêu cầu của họ vào lúc này. Thương lượng thời hạn giúp họ đạt được mục tiêu của mình mà không phải hy sinh.
Vượt qua sự trì hoãn. Sử dụng hệ thống “4D”:
- Xóa nó đi . Hậu quả của việc không làm nhiệm vụ là gì? Xem xét quy tắc 80/20; có lẽ nó không cần phải được thực hiện ngay từ đầu.
- Ủy quyền . Nếu nhiệm vụ là quan trọng, hãy tự hỏi nếu nó thực sự là một cái gì đó mà bạn có trách nhiệm làm ngay từ đầu. Nhiệm vụ có thể được trao cho người khác không? Xem “ 10 điều mà một người quản lý không bao giờ nên ủy thác ”.
- Làm ngay đi . Việc trì hoãn một nhiệm vụ quan trọng cần được thực hiện chỉ tạo ra cảm giác lo âu và căng thẳng. Làm điều đó sớm nhất trong ngày khi bạn có thể.
- Trì hoãn: Nếu tác vụ là nhiệm vụ không thể hoàn thành nhanh chóng và không phải là mục ưu tiên cao, chỉ đơn giản là trì hoãn nó.
Ăn ếch
Từ cuốn sách của Brian Tracey: " Nếu điều đầu tiên bạn làm mỗi buổi sáng là ăn một con ếch sống, bạn có thể trải qua một ngày với sự hài lòng khi biết rằng đó có lẽ là điều tồi tệ nhất sẽ xảy ra với bạn suốt cả ngày. "
Con ếch của bạn là nhiệm vụ sẽ có tác động lớn nhất đến việc đạt được mục tiêu của bạn và nhiệm vụ mà bạn có nhiều khả năng trì hoãn nhất.
Cuộc họp
Các cuộc họp chạy kém là thời gian lãng phí, nhân với số người trong cuộc họp. Xem “ Cách dẫn dắt một cuộc họp nhóm ”.
Lọ thủy tinh: Đá, sỏi, cát và nước
Giải quyết "đá" đầu tiên. Nếu bạn tiếp tục giải quyết những điều nhỏ nhặt (cát, đá cuội và nước), và không phải là vật phẩm chiến lược quan trọng (đá), thì bình của bạn sẽ nhanh chóng lấp đầy không có chỗ cho đá.
Loại bỏ Wasters thời gian điện tử
Điều gì khiến bạn mất thời gian làm việc? Facebook? Twitter? Kiểm tra email? Nhắn tin liên tục với bạn bè và gia đình? Ngừng kiểm tra chúng thường xuyên. Đặt thời gian và giới hạn, và cai sữa mình khỏi những phiền nhiễu này.
Được tổ chức
Để quản lý hiệu quả thời gian của bạn và làm việc hiệu quả mỗi ngày, bạn phải tạo ra môi trường phù hợp. Bắt đầu bằng cách loại bỏ sự lộn xộn, thiết lập một hệ thống nộp đơn hiệu quả và sử dụng các công cụ quản lý luồng công việc để giúp bạn tạo ra một môi trường sản xuất.
Giữ gìn sức khoẻ
Một giấc ngủ ngon, ăn uống lành mạnh và tập thể dục sẽ cung cấp cho bạn năng lượng, sự tập trung và sức chịu đựng cần thiết để tận dụng tối đa trong ngày của bạn.